Der Markt für Enterprise Content (ECM) bzw. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) bleibt nach wie vor auf Wachstumskurs. Aktuelle Befragungen zeigen, dass Unternehmen weiterhin kräftig in ECM / DMS investieren wollen.

Im DMS-Markt agiert eine Vielzahl mittelständisch geprägter Softwarehäuser, welche mit den unterschiedlichsten Begriffen werben: Neben ECM und DMS findet man weitere Akronyme wie EIM, BPM usw. Das Leistungsversprechen kann sich dabei in manchen Bereichen deutlich unterscheiden. Dies bezieht sich nicht nur auf den Funktionsumfang sondern auch auf Handhabung und Benutzerfreundlichkeit.


Digitale Inhalte entstehen in jedem Unternehmen in zunehmendem Umfang entlang der Geschäftsprozesse. Ursprünglich lag der Schwerpunkt dieser Inhalte im Bereich strukturierter Daten, z.B. Rechnungsdatensatz im ERP-System. In den letzten zwei Jahrzehnten hat die Digitalisierung jedoch verstärkt den Bereich der weniger strukturierten Dokumente (z.B. Verträge, Korrespondenz, E-Mails, Homepages, Blogs) und Mediendaten (z.B. Grafiken, Fotos, Filme) erschlossen.


Bestellungen aufnehmen und einem Vorgang zuweisen, Rechnungen erfassen und anhand anderer Dokumente, wie Verträge oder Auftragsbestätigungen, überprüfen, Kundenanfragen oder aufwendige Projektunterlagen bearbeiten und organisieren – aufgrund zunehmender Daten- und Informationsflut gehen mittelständische Unternehmen inzwischen vermehrt dazu über, digitale Akten, eine elektronische Rechnungseingangsverarbeitung oder eine durchgängige Workflow-Steuerung einzuführen.


In Unternehmen fallen immer mehr Daten und Informationen an. Dies betrifft nicht nur die in Form strukturierter Daten vorliegenden Informationen aus Geschäftsanwendungen wie ERP oder CRM-Lösungen. Noch viel größer ist der Zuwachs offenbar im Bereich teil- bzw. unstrukturierter Daten wie Vertragstexten, Geschäftsbriefen, Produktbeschreibungen, Bildern bzw. Zeichnungen, Webseiten etc. Dabei ist davon auszugehen, dass die Menge der unstrukturierten Informationen die der strukturierten bei weitem übertrifft. Gleichzeitig gehen viele Experten davon aus, dass gerade im Bereich der unstrukturierten Informationen noch erhebliches Rationalisierungspotential liegt. So schätzt IDC den Anteil von dokumentengebundenen Tätigkeiten an der Arbeitszeit eines Mitarbeiters im Durchschnitt auf 50%. Schließlich wird immer wieder betont, dass gerade in den unstrukturierten Informationen das Wissen steckt, da die Wettbewerbsfähigkeit vieler Unternehmen ausmacht. Vor diesem Hintergrund haben sich neben den vor allem an Geschäftstransaktionen ausgerichteten Anwendungen wie ERP- oder CRM-Lösungen in vielen Unternehmen heute auch ECM-Lösungen etabliert, deren Schwerpunkt in der Handhabung und Archivierung von „Dokumenten“ im weitesten Sinne liegt und die eher auf den Lebenszyklus eines Dokumentes ausgerichtet sind. Diese beiden Anwendungsdomänen haben naturgemäß vielfältige Berührungspunkte (z.B. Rechnungswesen, „Kundenakte“, „Maschinenakte“ etc.) und doch ist es mit ihrer Verzahnung bis dato noch nicht so weit her. Um nun die Potentiale aus beiden Anwendungsfeldern zu heben wird verstärkt ein ganzheitliches Informationsmanagement propagiert, vielfach auch als „Enterprise Information Management“ (EIM) bezeichnet, das sich sowohl auf strukturierte als auch auf unstrukturierte Informationen erstreckt.

Fragestellungen

Auf dem Weg in ein solches ganzheitliches Informationsmanagement stehen Anwenderunternehmen vor vielen Fragestellungen. Dies sind u.a.

  • In welchem Bereich liegen größere Potentiale zu Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit? Eher bei den geschäftsprozessbezogenen Anwendungen wie ERP oder bei den dokumentenbezogenen Lösungen wie ECM?
  • Inwieweit lässt sich bereits heute die Idee des ganzheitlichen Informationsmanagements (EIM) mit einer ERP- bzw. einer ECM-Lösung umsetzen? Ist es dabei vorstellbar auf die jeweils andere Lösung zu verzichten? Wie sieht in dieser Hinsicht heute die Praxis in den Unternehmen aus?
  • Wenn beide Anwendungsbereiche miteinander verzahnt werden sollen dann stellt sich nicht zuletzt die Frage nach dem „führenden System“. Was spricht an dieser Stelle für das ERP-System und was für die ECM-Lösung?
  • Welcher Weg in Richtung EIM ist aus Sicht der Experten zu empfehlen?

Diese und weitere Fragen diskutieren am Donnerstag, 13.03., auf dem ERP-Forum (Halle 5, Stand C28) zur CeBIT 2014:

  • Frank Naujoks, Product Marketing Manager Dynamics AX Microsoft Deutschland GmbH
  • Manfred Deues, Vorstand ams.Solution AG
  • Boris Krstic, Director Marketing & Sales Actindo GmbH
  • Karl Tröger, Leiter Produktmanagement PSIpenta PSIPENTA Software Systems GmbH
  • Heinz-Paul Bonn, Vorstandsvorsitzender GUS Group AG & Co. KG

Moderation: Uwe Küll, Redaktionsbüro Küll


Neues Whitepaper gibt fundierten Überblick über ECM DMS Aufgaben, Nutzenpotenziale und Software Markt. Papierdokumente werden mehr und mehr zum informatorischen Engpass in den Unternehmen: Sie haben lange physische Transportzeiten, liegen oft in unterschiedlichen Versionen vor oder müssen mühsam aus Archiven zusammengesucht werden. Studien besagen, dass circa 30 Prozent der Arbeitszeit in Unternehmen für das Suchen von und den Zugriff auf benötigte Informationen in Papierdokumenten verwendet wird. Vor dem Hintergrund der ständig wachsenden Datenflut einerseits und der steigenden Ansprüche an die Prozesseffizienz andererseits, ist es daher nicht verwunderlich, dass das Thema „Dokumentenmanagement“ oder „Enterprise Content Management“ – bzw. Investitionen in die entsprechende Software – derzeit bei vielen Unternehmen ganz oben auf der Agenda steht. Der Markt für ECM DMS ist aber dabei alles andere als übersichtlich: Nicht nur werden umfassende ECM DMS Suiten unter den unterschiedlichsten Begriffen angeboten. Die stetige Weiterentwicklung verschiedener ECM DMS mit unterschiedlichen branchenspezifischen und technischen Schwerpunkten macht das Marktangebot sehr heterogen. Hinzu kommen noch die ECM DMS Module der ERP-Lösungen sowie Spezialanbieter, die mit ihrer Lösung jeweils nur einzelne Bereiche (z.B. Input-Management, Postausgang oder Archivierung) abdecken. Kein Wunder, dass sich Verantwortliche bei der Suche nach der passenden ECM DMS Lösung für das eigene Unternehmen schwer tun. Das Whitepaper „Dokumentenmanagement – Was Sie über DMS und die richtige Auswahl wissen müssen“, gemeinsam herausgegeben vom Bereich Informationsmanagement des Forschungsinstituts für Rationalisierung (FIR) an der RWTH Aachen und der Trovarit AG, kann hier wertvolle Unterstützung bieten. Es beschreibt die Aufgaben und Funktionen von Dokumentenmanagement Systemen (ECM / DMS), erörtert die Potenziale und Vorteile des DMS-Einsatzes und gibt einen fundierten Überblick über die derzeit am Markt verfügbaren Lösungen.


dms-prozesseDer Lebenszyklus eines Dokuments spiegelt sich in den Geschäftsprozessen wider, in denen es Verwendung findet. Geschäftsprozesse erzeugen, verändern und vernichten Dokumente. Umgekehrt lösen Dokumente Geschäftsprozesse aus und steuern sie. Ein umfassendes ECM/DMS begleitet den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments, von der Entstehung bis hin zu seiner definierten Vernichtung.
Je nach der individuellen Aufgabenstellung im Unternehmen, kann es aber auch sinnvoll und hilfreich sein, nur einzelne Phasen dieses Lebenszyklus durch entsprechende Lösungen zu unterstützen. Häufig eingesetzt werden z.B. spezielle Lösungen für: Input-Management / Posteingang / (Massen- )Scannen Besonders interessant, wenn in einem Unternehmen viele Papier-Dokumente erfasst werden sollen (Capturing). Durch Technologien wie OCR, ICR oder HCR kann der Volltext extrahiert und zusammen mit Metadaten an das gescannte Dokument „geheftet“ werden. Über diese Informationen können die Dokumente schnell gefunden und weiterverarbeitet werden. Output-Management / Postausgang / (Massen-)Druck Elektronisch abgelegte oder archivierte Dokumente werden hier für die Ausgabe bzw. den Versand (Brief, E-Mail, Fax etc.) aufbereitet. Dabei können Informationen aus dem DMS zu einem neuen Dokument konsolidiert werden, z.B. für Angebote, oder es können auch in einem Dokument noch Kopf- und Fußzeilen mit Firmenadresse oder -logo eingefügt werden. Elektronische Ablage & Archivierung Sämtliche elektronischen Dokumente werden hier verwaltet. Sie stehen allen Anwendern mit der erforderlichen Berechtigung zur Verfügung. Das können kaufmännische Dokumente (Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Angebote etc.) aber auch technische Dokumente (Konstruktionszeichnungen, Listen über technische Daten, Stücklisten, Quell-Code etc.) sein. Besondere Beachtung findet die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie z.B. GdPDU / GoBS oder die Revisionssicherheit. E-Invoicing / Rechnungsbearbeitung Der Rechnungseingang und -ausgang findet mit den Standard-Prozessen im DMS statt. Die kaufmännische Abwicklung erfolgt über einen strukturierten Datenaustausch (Electronic Data Interchange (EDI), XML Formate oder Web-Formulare). Außerdem wird die revisionssichere digitale Archivierung der Eingangsrechnungen sichergestellt (HGB, AO, GDPdU und GoBS Konformität). Vertragsmanagement Lösungen für das Vertragsmanagement verwalten sämtliche Verträge und alle dazugehörigen Informationen, wie Laufzeiten, Kündigungsfristen und -intervalle, Wiedervorlagen etc. an zentraler Stelle. Meist unterstützen sie auch schon bei der Erstellung von Verträgen, indem z.B. unterschiedliche Versionen verwaltet und interne Freigabeprozesse digital abgebildet werden. E-Mail Management. Durch das schnelle Wiederfinden von E-Mails wird die Auskunftsfähigkeit erhöht und die tägliche Arbeit erleichtert. Dazu werden die rechtlichen Vorgaben (Compliance) erfüllt. Ob ein umfassendes ECM / DMS oder eine der hier beschriebenen Lösungen sinnvoll für das eigene Unternehmen ist, hängt letztlich von den zu unterstützenden Dokumentationsaufgaben, deren Häufigkeit, Umfang und Vernetzung ab. Nur eine individuelle Analyse der Geschäfts- und Dokumentenprozesse (z.B. ein ECM/DMS-Potenzial-Check) kann bei dieser Frage Klarheit schaffen.


Informationsflut bewältigen, Informationen verfügbar machen, Informationen gezielt und einfach suchen – Mit welchen Lösungen das am effizientesten geht, erfahren Fachbesucher auf der EIM Entscheider Konferenz am 27. Juni in Frankfurt/Main. Ein effizientes Informationsmanagement stellt Unternehmen angesichts der heutigen Datenfluten vor immer neue Herausforderungen. Das verstärkte Engagement von Unternehmen und einzelnen Mitarbeitern in unterschiedlichen Social Media Kanälen von Xing bis Twitter trägt zu diesen Entwicklungen bei. Gleichzeitig werden durch Ansätze wie BYOD, Mobility oder auch Cloud Computing immer neue Sicherheitsfragen aufgeworfen. Der Einsatz von EIM-Lösungen kann bei vielen dieser Herausforderungen Unterstützung bieten. Doch welche Lösung ist für das jeweilige Unternehmen die richtige? Auf der Entscheider-Konferenz beschäftigen sich Experten, EIM-Anbieter aber vor allem Vertreter aus Anwenderunternehmen mit diesen und weiteren Themen rund um das Enterprise Information Management. Das Highlight dieses Wissens- und Erfahrungsaustauschs zum Thema Informationsmanagement wird durch konkrete Einsatzbeispiele bei den und durch die Unternehmen gebildet.