Die Automatisierung von Prozessen gilt schon seit langem als probates Mittel, um die Effizienz zu steigern und das Wachstum zu fördern. Bestes Beispiel hierfür sind die Roboter, die in der Industrie schon seit Jahrzehnten eingesetzt werden. Auch in anderen operativen Unternehmensbereichen gab es in der Vergangenheit immer wieder Ansätze zur Prozessautomatisierung, die sich aber häufig als kostenintensiv erwiesen und viele Ressourcen beanspruchten.

Gut etabliert als ganzheitlicher Ansatz zur Prozessautomatisierung ist Business Process Management (BPM). Die BPM-Plattform steuert die Prozesse, indem sie entsprechende Aufgaben an die Akteure (z.B. Mitarbeiter, IT-Programme etc.) verteilt. Die Daten aus dem zugrunde liegenden System werden dabei unter Umgehung der etablierten Benutzeroberflächen zwischen der neuen Anwendung und dem Backend-System ausgetauscht. Die Integration der Datenschicht erfolgt über Schnittstellen zwischen den Anwendungen.

Ein weiterer Ansatz, der sich in den letzten Jahren immer stärker durchgesetzt hat, ist Robotic Process Automation (RPA). Obwohl die robotergesteuerte Prozessautomatisierung von den Industrierobotern inspiriert ist, handelt es sich nicht um Maschinen, sondern um digitale Roboter, die Prozesse gemäß ihren Anweisungen vollständig alleine abwickeln und andere Programme bedienen können. Das Spektrum der eingesetzten Roboter reicht dabei von einfachen Workarounds bis hin zu komplexer Software auf einer virtuellen Maschine. Beispiele finden sich bereits seit Anfang der 2000er Jahre in Bereichen wie Social Media Postings und E-Mailings oder bei Kundendienstanrufen.

In den letzten Jahren haben sich die Software-Roboter in immer mehr Bereichen durchgesetzt. Laut Gartner stieg der Softwareumsatz mit Robotic Process Automation (RPA) 2018 um 63,1% auf 846 Millionen US-Dollar und ist damit das am schnellsten wachsende Segment des globalen Marktes für Unternehmenssoftware.

Der Vorteil gegenüber der traditionellen Prozessautomatisierung, wie sie etwa die BPM-Plattformen bieten: RPA automatisieren Prozesse auf der Basis der bestehenden Anwendungen, ohne dass diese angepasst werden müssen. Sie operieren ähnlich wie ein menschlicher Anwender und benutzen über das Frontend alle notwendigen Applikationen, um Daten einzugeben, zu kopieren, zu speichern und vieles mehr – nur eben bedeutend schneller und präziser. Dadurch lassen sich Prozesse, die einer immer wiederkehrenden Logik bzw. einer stetigen Routine folgen, mit RPA deutlich beschleunigen und das, ohne etwas an der eigenen IT-Struktur verändern zu müssen.

RPA-Technologien können damit z.B. einem in die Jahre gekommenen ERP-System indirekt durchaus neuen Schwung geben, indem Prozesse durch den Einsatz der Software-Roboter weiter automatisiert werden, ohne dass die komplexe ERP-Infrastruktur modernisiert oder gar ersetzt werden muss.

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