Das „Digital Office“ und der „Digital Workplace“ sind in Zeiten von Corona zwangsläufig in vielen Unternehmen Realität geworden – oder zumindest akute Notwendigkeit. Dass bei der Umsetzung anfänglich mehr Wert auf Pragmatismus gelegt wurde als auf Nachhaltigkeit, ist verständlich und unter den gegebenen Umständen wohl kaum zu hinterfragen. Dabei darf es aber nicht allzu lange bleiben! Die neu geschaffenen Lösungswege müssen möglichst bald auf ihre Effizienz und „Zukunftsfähigkeit“ überprüft werden:

Laufen die Prozesse, so wie sie adhoc eingerichtet wurden, reibungslos? Sind sie auch für die Zeit nach der Krise geeignet? Wo gibt es Lücken in der Software-Unterstützung? Wo gibt es Optimierungspotenzial?

Unter dem Motto „Clever digitalisieren – mit Bordmitteln mehr erreichen!“ bietet die Trovarit bewährte Services und Werkzeuge, mit denen Unternehmen ihre Prozesse und den Einsatz ihrer vorhandenen Software-Landschaft effizient überprüfen und nachhaltig optimieren können, ohne große Summen zu investieren.

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Whitepaper Clever digitalisieren - Mehr erreichen mit Bordmitteln! Whitepaper

Autor:	Treutlein, Peter; Marc Müller, Trovarit AG
Erschienen:	2020-08-20
Schlagworte:	Digitale Transformation, Digitalisierung, Prozessoptimierung, Roadmap
Wer die digitale Transformation des eigenen Unternehmens richtig umsetzt, kann dadurch Umsatz und Gewinn signifikant steigern. Doch ist damit mehr als der Einsatz neuer Hard- und Software gemeint. Vielmehr hat die Digitalisierung im Allgemeinen und die digitale Transformation im Besonderen weitreichende Auswirkungen auf alle Unternehmens-Ebenen: Organisation, Kultur und Prozesse. Um die Aufgaben eines umfassenden Digitalisierungs-Projektes schnell und ressourcenschonend voranzutreiben ist es wichtig, gangbare Strategien zu entwickeln und hilfreiche und effiziente Werkzeuge und Methoden zu nutzen.
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Aufgaben

Prozesse aufnehmen

Als Basis für die Analyse und Optimierung ist es zunächst wichtig, sich einen Überblick über den IST-Zustand der Unternehmensprozesse zu verschaffen. Die Prozessaufnahme wird wesentlich durch den Einsatz von Referenzmodellen erleichtert, wie sie auch der IT- Matchmaker^® bietet. Bei der Analyse der Unternehmensabläufe ohne Referenzmodell müssen im Rahmen der Prozessaufnahme alle relevanten Prozessschritte eigenständig identifiziert und dokumentiert werden – eine Aufgabe, die nur mit entsprechender Erfahrung in überschaubarer Zeit erfüllt werden kann.

Module der IT-Matchmaker®.suite

Prozesskatalog

Erweiterbarer Referenz-Prozesskatalog, mit dem effizient die individuellen Unternehmensprozesse aufgenommen und dargestellt werden.

Prozess-Explorer

Einfache Strukturierung von Prozesskatalogen und Klassifizierung von Prozessen über Metadaten, z.B. Prozessverantwortlicher, genutzte Software-Applikation etc.

Prozesse bewerten

Die Prozesse sollten hinsichtlich ihrer Reife, ihrer Bedeutung und bezüglich der aktuellen Software-Unterstützung bewertet werden. Dazu werden normalerweise Interviews im Führungskreis geführt (Top-Down-Sicht). Um ein umfassendes Bild zu erhalten, sollten auch ausgesuchte Mitarbeiter der Fachabteilungen zu den für sie relevanten Prozessen befragt werden (Bottom-Up-Sicht). Aus den Ergebnissen lassen sich dann Schwachstellen und ihre Ursachen identifizieren und gegebenenfalls erste organisatorische Verbesserungsmaßnahmen ableiten.

Prozess-Assessment

Online-Portal zur strukturierten Befragung einer größeren Anzahl von Mitarbeitern (Einbeziehung verschiedener Abteilungen, Standorte etc.). Durch klar definierte Bewertungskategorien können die Bewertungen der einzelnen Mitarbeiter einfach gegenübergestellt und die Ergebnisse effizient analysiert werden.

Optimierungspotenziale identifizieren

Auf Basis des Prozess-Assessments können nun Optimierungspotenziale und Handlungsfelder sowohl für einzelne Unternehmensbereiche als auch für Querschnittsaufgaben ermittelt, konsolidiert und priorisiert werden. Für relevante Handlungsfelder müssen Lösungsansätze erarbeitet und im Hinblick auf Nutzen, bzw. Aufwand, sowie etwaige wechselseitige Abhängigkeiten grob bewertet werden. 

Maßnahmen, die ohne große Investitionen oft auch kurzfristig zu erheblichen Verbesserungen in den Abläufen führen, sind z.B.:

• Verschlankung und/oder Standardisierung von Geschäftsprozessen
• Konsolidierung von Stammdaten
• Qualifizierung von Mitarbeitern

Potenzialanalyse

Online-Portal für die effiziente Erfassung und Verwaltung von Verbesserungspotenzialen mit Bezug zu Prozessen, IT-Systemen und Stammdaten. Einfache und transparente Ableitung von Handlungsfeldern.

Trovarit AG

Optimierungspotenziale, die größere Änderungen in der Software-Landschaft und damit höhere Investitionen erfordern, können für die zukünftige Umsetzung priorisiert und eingeplant werden, so z.B.:

• Anschaffung von ergänzenden Software-Lösungen (ggfs. auch Module, Add-ons etc.)
• Austausch von Individual-Anpassungen durch Standard-Lösungen
• Konsolidierung des eingesetzten Lösungsportfolios

So entsteht die Digitalisierungs-Roadmap für Ihr Unternehmen und Sie können sinnvolle Digitalisierungsprojekte zum richtigen Zeitpunkt angehen!

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