Business Software Einsatz optimieren

Produktion, Warenwirtschaft, Vertrieb, Marketing, Finanzen, Personal – kaum ein Unternehmensbereich kann angesichts des steigenden Wettbewerbsdrucks noch ohne die Unterstützung von Business Software effizient gesteuert und wirtschaftlich betrieben werden. Business Applikationen dienen dabei als Werkzeuge zur Unterstützung der Geschäftsprozesse, sie sollen die Prozesse schneller, einfacher, flexibler und transparenter machen. Wie gut Business Software diesem Anspruch gerecht wird, hängt nicht zuletzt davon ab, ob Prozesse und Software richtig miteinander verzahnt sind, ob die passenden Lösungen im Einsatz sind, ob sie von den Anwendern richtig genutzt werden und ob die bei der Einführung der Lösung abgebildeten Prozesse noch dieselben sind. Kurz gesagt: Nur wenn eine Business Software richtig eingesetzt wird, kann sie ihr ganzes Potenzial entfalten und die gewünschte Unterstützung für die tägliche Arbeit leisten.

Dahingegen kann sich auch die Beste Software-Lösung eher als Hindernis denn als Motor erweisen, wenn sie falsch konfiguriert oder nicht durchgängig implementiert wurde. Fehlende Funktionalität oder inkonsistente Datenstrukturen führen zu Mehrarbeit oder dem parallelen Einsatz anderer Anwendungen. Auch “weiche” Faktoren wie die Ablehnung des Systems durch die Anwender spielen hier eine nicht zu unterschätzende Rolle.

Bewertung

Eine Einsatz- und Potenzialanalyse zeigt Schwachstellen auf.

Analyse

Ableitung und Priorisierung von Optimierungsmaßnahmen.

Umsetzung

Planung der Optimierungsmaßnahmen, kurzfristige Umsetzung von Quick-wins


Wirtschaftlichkeit beim Einsatz von Business Software: Investitionen in Business Software absichern
Autor: Dr. Karsten Sontow, Peter Treutlein, Trovarit AG
Erschienen: 26.11.2014, www.it-matchmaker.com
Dateigröße: 739,76 KB
Schlagworte: Business Software
Produktion, Warenwirtschaft, Vertrieb, Marketing, Finanzen, Personal – kaum ein Unternehmensbereich kann angesichts des steigenden Wettbewerbsdrucks noch ohne die Unterstützung von Business Software effizient gesteuert und wirtschaftlich betrieben werden. Der Einsatz von Business Software birgt also erhebliche Nutzenpotenziale. Demgegenüber stehen allerdings auch erhebliche Aufwände und Risiken. Das Whitepaper zeigt, wie die Gleichung Wirtschaftlichkeit = Nutzen / Aufwand im Bereich Business Software aufgeht.
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Böse Überraschungen beim ERP-Einsatz
Autor:
Erschienen: software markt 09/2016
Schlagworte: ERP in der Praxis, ERP-Auswahl, ERP-Einsatzanalyse, Studienergebnisse
Angesichts der großen Bedeutung von ERP-Software für den Unternehmenserfolg untersucht die Trovarit-Studie „ERP in der Praxis“ bereits seit 12 Jahren regelmäßig aus Sicht der ERP-Anwender, wie die ERP-Realität in Unternehmen aussieht. Die Ergebnisse des diesjährigen Erfahrungsaustauschs liegen jetzt vor: Rund 2.500 Anwender stellten ihrer ERP-Lösung ein Zeugnis aus und berichteten dabei, was besonders gut läuft und wo der Schuh am meisten drückt. Dabei wurde deutlich: Mobile Einsetzbarkeit, Handbuch und Anpassungsdokumentation lassen oft zu wünschen übrig.
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Enterprise Resource Planning im Kontext von Industrie 4.0
Enterprise Resource Planning im Kontext von Industrie 4.0 Autor: Jan Meißner, Jan Reschke, Forschungsinstitut für Rationalisierung (FIR) an der RWTH Aachen e.V., Dr. Karsten Sontow, Trovarit AG
Erschienen: 29.09.2016
Im Zuge von Internet of Things (IoT), Industrie 4.0 sowie den Smart Service Entwicklungen muss die ERP-Systemlandschaft zunehmend eine frei skalierbare betriebliche Anwendung darstellen und über eine hohe Agilität verfügen. Denn so werden Unternehmen in die Lage versetzt, ihre Geschäftsprozesse schnell, flexibel und fehlerfrei an veränderte Marktbedingungen anzupassen und so Wettbewerbsvorteile zu erzielen.
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Systemeinsatz bewerten und optimieren

Business Software Lösungen wie ERP-, CRM-, ECM- oder MES-Software werden meist über viele Jahre lang eingesetzt, um die Geschäftsprozesse softwaretechnisch zu unterstützen. Ändern sich Abläufe im Unternehmen oder gibt es sonstige betriebliche Veränderungen, entstehen neue Anforderungen an diese Unterstützung und damit Schwachstellen bzw. Optimierungspotenziale. Die Frage, wo ggf. effizientere Abläufe erforderlich und mit der vorhandenen Software-Infrastruktur auch möglich sind, lässt sich allerdings häufig nicht ohne weiteres beantworten, so dass teilweise leicht zu realisierende Verbesserungspotenziale ungenutzt bleiben.

Vor diesem Hintergrund hat die Trovarit ein Online-Werkzeug entwickelt, mit dem Unternehmen die Qualität des Systemeinsatzes im Rahmen einer strukturierten Einsatzanalyse effizient erfassen und objektiv bewerten können.

Einsatzanalyse

  • Effiziente Analyse des Software-Einsatzes
  • Umfassende, anpassbare Vorlagen für die Online-Befragung
  • Strukturierte Erhebung der Mitarbeiter-Zufriedenheit mit der Software-Unterstützung
  • Auswertbare Dokumentation von Verbesserungsvorschlägen
  • Effiziente Ableitung und konsequente Umsetzung von wirkungsvollen Optimierungsmaßnahmen.

Einsatz-/Potenzialanalyse

Ziele
Fragen
Resultate

Typische Zielsetzungen einer Einsatz-Analyse

  • Vorbereitung/Abschätzung Release-Wechsel
  • Strukturierte Analyse und Bewertung der installierten Software-Landschaft
  • Aufdecken von Fehlentwicklungen/Fehlinvestitionen
  • Transparenz hinsichtlich der Prozess-Unterstützung
  • Steigerung des Nutzens der implementierten Lösung
  • Identifizierung von Verbesserungspotenzialen
  • Ableitung von organisatorischen und IT-technischen
    Verbesserungsmaßnahmen
  • Verankerung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses
  • Basis für nachhaltige Business Software Strategie
  • Steigerung der internen und externen Kundenzufriedenheit
  • Verbesserung der Datenqualität
  • Erhöhung der Anwenderqualifikation und -motivation

Der Fragenkatalog, der von Ihren Mitarbeitern über das Trovarit Online-Portal bearbeitet werden soll, wird im Detail maßgeblich durch die Zielsetzung bestimmt. Grundsätzlich geht es aber immer um die zentralen Fragen, ob die gebotene Funktionalität des Software-Systems Ihre Prozesse angemessen unterstützt, ob die Software durchgängig genutzt wird und ob Ihre Mitarbeiter mit der Art der Unterstützung zufrieden sind.

  • Unterstützung der Kernprozesse
    Werden die wichtigsten Prozesse (z.B. Auftragsabwicklung) durchgängig und effizient unterstützt?
  • Nutzungsgrad
    Wann greifen Mitarbeiter auf manuelle Eingaben, Excel-Auswertungen etc. zurück?
  • Ungenutzte Funktionalität
    Welche Potenziale der Software wurden noch nicht ausgeschöpft?
  • Fehlende Funktionalität
    An welchen Stellen weist die Software Lücken auf?
  • Datenstrukturen und Datenqualität
    Entsprechen die Datenstrukturen den Abläufen im Unternehmen? Werden Daten redundant abgelegt? Kommt es zu Inkonsistenzen?
  • Informationsflüsse und Reports
    Können Benutzer benötigte Informationen jederzeit und in der richtigen Form abrufen?
  • Bewertung des Systems durch die Anwender
    Wie zufrieden sind die Mitarbeiter mit der Unterstützung durch das System? Ist die Lösung wirklich in die täglichen Abläufe integriert oder wird an ihr "vorbei" gearbeitet?

 

Auch die gewünschten Resultate einer Einsatz- und Potenzialanalyse variieren natürlich je nach ursprünglicher Zielsetzung. Immer geht es jedoch darum,
Optimierungsspotenziale zu identifizieren und entsprechende Maßnahmen abzuleiten, um diese Potenziale auszuschöpfen. Die sogenannten "Quick-wins" (z.B. Mitarbeiterschulungen) können recht kurzfristig eingeleitet werden und quasi sofort Wirkung zeigen. Andere betreffen unter Umständen die gesamte Unternehmensorganisation, müssen strategisch umgesetzt werden und machen sich eher mittel- oder gar langfristig bemerkbar.

Das Werkzeug

Effiziente Einsatzanalyse über Online-Portal

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Wichtige Grundlage für die Einsatzanalyse sind ein strukturiertes Vorgehen und die transparente Dokumentation aller Ergebnisse. Um dies zu gewährleisten wird ein Fragenkatalog erarbeitet, der alle relevanten Aspekte berücksichtigt und an die individuellen Strukturen und Prozesse Ihres Unternehmens angepasst ist.

Inhalte und Umfang des Fragenkatalogs sind frei gestaltbar. Ebenso können verschiedene Fragetypen frei gewählt werden. Für viele Anwendungsbereiche und Fertigungstypen liegen Referenzmodelle vor, die als Basis für die Erstellung eines Fragenkatalogs genutzt werden können.

Bei der Einrichtung der Plattform können Mitarbeitern auf Wunsch verschiedene Rechte und Rollenzugeordnet werden, die während der Erfassung z.B. steuern, welche Bereiche des Fragenkatalogs bearbeitet oder welche Auswertungen angezeigt werden.

Die eigentliche Einsatz- und Potenzialanalyse erfolgt durch die individuellen Einzelbewertungen der Mitarbeiter über die Online-Plattform. Jeder Mitarbeiter erhält einen individuellen Link, über den er direkt in „seinen“ Fragenkatalog springt. Er kann nun die ihm zugewiesenen Fragen beantworten und effizient seine Bewertung des Software-Einsatzes abgeben.

Verbesserungsvorschläge können die Mitarbeiter zu jeder einzelnen Frage über ein einfaches Formular dokumentieren. Diese Vorschläge werden gesammelt und klassifiziert, so dass sie später effizient ausgewertet werden können.

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Unsere Plattform bietet:

  • personalisierte Online-Befragung (nutzer-/rollenspezifisch)
  • Zugriff über individuelle Direkt-Links
  • einfache Benutzerführung
  • Eingabe von Verbesserungsvorschlägen jederzeit