Egal ob es um das Erfassen, Überprüfen und Freigeben von Rechnungen, den Abschluss von Verträgen, das Schreiben von Aufträgen oder die Beantwortung von Kundenanfragen geht – in unserem Arbeitsalltag nimmt Papier immer noch einen großen Stellenwert ein. Und rund 60 bis 70 Prozent davon landen letztlich im Altpapier. Enterprise Content Management Systeme (ECM) können dabei Abhilfe schaffen.
Darüber hinaus sind wir tagtäglich damit beschäftigt, nach wichtigen Dokumenten zu suchen. All das ist nicht nur zeitraubend, sondern belastet auch unnötig Klima und Geldbeutel. ECM-Lösungen können hier dazu beitragen, die Effizienz in Unternehmen zu erhöhen und die Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern zu verbessern.
Eine wichtige Funktion von ECM-Lösungen: Workflowmanagement
Ein wichtiges Ziel aktueller ECM-Lösungen ist es u. a. Workflows bzw. dokumentenbasierte – modern ausgedrückt Content-basierte – Prozesse innerhalb eines Unternehmens zu optimieren und dadurch Kosten zu senken.
Schon beim Erfassen und Digitalisieren der täglich eintreffenden Post gibt es jede Menge Optimierungs- und Einsparpotenzial. Hierbei fallen beispielsweise riesige Mengen Korrespondenz-, Vertrags- und Rechnungsdokumente an. In Deutschland werden Schätzungen zufolge jährlich mehr als 30 Milliarden Rechnungen postalisch versandt. Mit Werkzeugen wie dem Input-Management, die zum näheren Umfang eines modernen ECM gehören, können viele der hier notwendigen manuellen Bearbeitungsschritte automatisiert werden.
ECM-Lösungen wurden speziell für die Verwaltung von Dokumenten konzipiert und sind daher mit Kernfunktionalitäten wie Volltextsuche, Versionierung, flexible Aktenbildung, Metadaten und Indexeingabe ausgestattet. Denn Dokumente sollen nicht nur verwaltet, sondern bei Bedarf auch wiedergefunden werden. Allerdings sieht das in vielen Unternehmen heute oft so aus: Mitarbeiter verbringen einen nicht unerheblichen Teil ihrer täglichen Arbeitszeit damit, wie ein Kriminalist Informationen aus den unterschiedlichsten Dokumentenablageorten wieder zu Tage zu fördern. Der Großteil des Rohstoffes Information wird somit nur teilweise bis gar nicht genutzt.
Kollaboration – ECM-Lösungen fördern die Zusammenarbeit unter Mitarbeitern
Wiederauffinden ist dabei das eine, die gefundenen Informationen zu nutzen – das andere. Denn Informationen liefern den entscheidenden Mehrwert erst dann, wenn sie auch in anderen Anwendungen (Office- oder Groupware-Anwendungen) bzw. Unternehmensbereichen genutzt werden können, besonders vor dem Hintergrund der zunehmend verteilten Unternehmensstrukturen. Kollaborationsmodule tragen diesen modernen Strukturen Rechnung, denn sie ermöglichen die ortsunabhängige Zusammenarbeit und fördern den so oft geforderten und notwendigen innerbetrieblichen Wissensaustausch zwischen Mitarbeitern. Moderne Kommunikationsmittel wie Chats, Whiteboards oder Messagingtools unterstützen dieses Ansinnen auf agile Art und Weise.
Mit ECM-Lösungen Dokumente und Dateien aufbewahren
Informationen sind ein kostbarer Rohstoff und besonders das daraus generierte Wissen, welches Unternehmen einen entscheidenden Vorsprung vor ihren Mitbewerbern sichert, ist wertvoll. Darum gehört das Bewahren von Wissen mit zu den zentralen Aufgaben eines ECM-Systems. Wichtiger funktionaler Bestandteil, abgesehen von der Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und der Erfüllung allgemein bzw. intern verbindlich geltender Compliance-Anforderungen, ist dabei die revisionssichere Archivierung. Sie bezieht sich auf den Prozess der Aufbewahrung von Dokumenten, Daten und anderen digitalen Inhalten, so dass diese jederzeit eingesehen, überprüft und ggf. verwendet werden können, ohne dass sie verändert oder gelöscht werden können.
In der Regel reichen die in den Unternehmen bereits vorhandenen Architekturen und Lösungen nicht aus, um diese Aufgaben zu bewältigen. Darüber hinaus ist ECM ein Thema, das sämtliche Abteilungen vom Vertrieb und Service über die Produktion und Logistik bis hin zum Rechnungswesen anspricht. Somit entsteht in den Unternehmen ein fortwährender Kreislauf aus z. B. Entwickeln, Produzieren, Akquirieren, Verkaufen und Betreuen. ECM hat somit den Anspruch Menschen, Prozesse und Informationen unternehmensweit zu synchronisieren, um so erkenntnisorientiertes Handeln und Denken zu ermöglichen. Unter dieser Voraussetzung ist auch eine Einführung einer entsprechenden Lösung sehr individuell zu betrachten und birgt somit auch seine unternehmenseigenen Herausforderungen.
Quelle: alphaspirit | Adobe Stock
Diese Herausforderungen betrachtet Marc Müller, Managing Consultant und Leiter des Competence Center ECM/DMS der Trovarit AG, in seinem kostenfreien Webinar:
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