Herausforderung ERP Auswahl: Lastenheft

Ein fundierter Vergleich von ERP-Systemen und -Anbietern kann nur auf Basis eines individuellen Anforderungsprofils erfolgen. Wenn erst einmal Klarheit darüber herrscht, was man sucht, findet sich auch der passende Anbieter leichter. Ausgewählte Anbieter bekommen dann die Möglichkeit, auf Basis der im Lastenheft dokumentierten Anforderungen und Erwartungen an die neue ERP-Lösung ein Angebot abzugeben. Darüber hinaus bildet dieses unternehmensspezifische Lastenheft im weiteren Verlauf des Projektes auch die Grundlage für strukturierte Anbieterworkshops und sollte nach Beantwortung durch den zukünftigen Anbieter wesentlicher Bestandteil des angestrebten Projektvertrages sein. Daher empfiehlt es sich, bei der Ermittlung der Anforderungen neben dem Projektteam und dem Systembetreuer auch die Prozessverantwortlichen mit einzubinden. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass die Anforderungen und Interessen auf allen Ebenen umfassend berücksichtigt werden.

Prinzipiell ist es denkbar, dass im Rahmen der Lastenheft-Erstellung die einzelnen Anforderungen an die neue Software ohne Vorlagen zusammengetragen werden. Wesentlich effizienter kann ein individuelles Lastenheft jedoch mit einer vorstrukturierten Checkliste erstellt werden. Grundlage für die Lastenheft-Vorlage im IT Matchmaker® sind die charakteristischen betriebswirtschaftlichen Aufgaben eines Unternehmens. Für alle in Abbildung 7 dargestellten Aufgabenbereiche sind typische Anforderungskriterien hinterlegt, die zu einem unternehmensspezifischen Lastenheft zusammengestellt werden können.

Abbildung 7: Aufgabenmodell zur Beschreibung eines ERP/PPS-Systems

Neben den funktionalen Anforderungen sind in dem Lastenheft auch Restriktionen, z.B. hinsichtlich der Hardware, der Datenbank oder des Betriebssystems, zu berücksichtigen und entsprechend zu dokumentieren. Um die unterschiedliche Bedeutung der Anforderungen für das Unternehmen im Lastenheft darzustellen, sind diese zu gewichten: Anforderungen, denen die neue Software-Lösung unbedingt gerecht werden muss, sind als „kritische Merkmale“ zu klassifizieren und können separat ausgewertet werden. So erkennt man auf einen Blick, welche Lösungen die besonders wichtigen Anforderungen überzeugend abbilden. Weniger wichtige Anforderungen oder sog. „Nice to Have“-Kriterien können als „optional“ gekennzeichnet werden. Alle unternehmensspezifischen Anforderungen, die nicht im Funktionskatalog enthalten sind, werden ebenfalls erfasst und den einzelnen Aufgabenbereichen in Form von Zusatzfragen zugeordnet.

Abbildung 8 zeigt den Auszug des Anforderungsprofils an ein ERP-System auf Basis der Lastenheft-Vorlage im IT Matchmaker®. Im rechten grauen Bereich sieht man die Struktur des Kriterien-Kataloges, die dem Aufgabenmodell entspricht. Im mittleren Bereich werden die Anforderungen durch Markierung definiert. Bei Bedarf kann der Fragenkatalog durch so genannte Zusatzfragen ergänzt werden.

Abbildung 8: Formulierung und Gewichtung von Anforderungen mit
Hilfe der Plattform www.it-matchmaker.com