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berichtet: Die Frequenz und Geschwindigkeit, mit der Unternehmen Organisation und Prozesse verändern müssen, um im Wettbewerb zu bestehen, nimmt immer weiter zu. Insbesondere die Corona-Pandemie hat sich hier nochmals als Treiber erwiesen. Durch die geänderten Prozesse entstehen Lücken bei der ERP-Unterstützung, die die Effizienz der Abläufe dramatisch beeinflussen können. Eine Potenzial- und Einsatzanalyse hilft, diese Unterstützungslücken effizient zu identifizieren und zu schließen.
ERP-Lösungen sind das zentrale Instrument zur Planung und Steuerung von Unternehmen. Sie werden eingesetzt, um mehr Effizienz und Transparenz in das Finanzwesen und in wesentliche Bereiche der Auftragsabwicklung (Vertrieb, Waren-/Materialwirtschaft, Produktionsplanung und -steuerung und Projektmanagement) zu bringen. Gleichzeitig fungieren ERP-Systeme als „Integrations-Hub“ für die gesamte Software-Landschaft eines Unternehmens und sind führend bei der Verwaltung der zentralen Stamm- und Bewegungsdaten entlang der Wertschöpfungskette. Wie gut ein ERP-System diese Aufgaben erfüllen kann, hängt nicht zuletzt davon ab, ob es umfassend mit den Prozessen verzahnt ist.
„Überlebensstrategien“
Digitalisierung, neue Geschäftsmodelle und zunehmende Internationalisierung sind Herausforderungen, denen sich Unternehmen vor dem Hintergrund des steigenden Wettbewerbsdrucks stellen müssen. Den meisten Strategien, mit denen Unternehmen auf dieses dynamische Umfeld reagieren, ist eines gemeinsam: Sie wirken sich spürbar auf die Unternehmensorganisation und die Geschäftsprozesse aus. Verstärkt und auf neue Bereiche ausgeweitet wird dieser Effekt durch die Corona-Pandemie, die mit AHA-Regeln, (Teil-)Lockdowns, hohem Krankenstand bzw. Quarantäne und Homeoffice-Pflicht die Unternehmen gehörig durchgerüttelt hat. So schnell und unvorbereitet wie im letztem Jahr mussten sich so viele Unternehmen wohl bisher noch nie gleichzeitig neu aufstellen und umorganisieren.
Weniger Effizienz durch fehlende ERP-Unterstützung
Wird hier nicht rechtzeitig gegengesteuert, driften Prozesse und Software auseinander und es entstehen „ERP-Unterstützungslücken“, die die Mitarbeiter z.B. durch Mehrarbeit und/oder den Einsatz zusätzlicher Tools (z.B. Microsoft Excel) ausgleichen, was wiederum nicht selten zu doppelter oder auch drei- und vierfacher Datenhaltung führt. Insgesamt leiden Effizenz und Transparenz – die zu schaffen, ist aber die eigentliche Aufgabe der ERP-Systeme und der erwartete Nutzen des ERP-Einsatzes. Folglich entstehen neue Anforderungen an die ERP-Lösungen, wenn sie die neu geschaffenen Abläufe unter ganz neuen Rahmenbedingungen effizient unterstützen sollen.
„Change-or-Buy“
Im schlimmsten Fall muss die bisher eingesetzte ERP-Software ersetzt werden, weil sie schlichtweg nicht dazu geeignet ist, die neuen Abläufe und Prozesse abzubilden. Im besten Fall können bisher brachliegende Potenziale der eingesetzten ERP-Lösung gehoben und die Software durch geeignete Maßnahmen wieder richtig mit den Prozessen verzahnt werden.
Potenzial- und Einsatzanalyse schafft Überblick
In beiden Fällen hilft die Potenzial- und Einsatzanalyse. Es gilt, sich einen Überblick über den IST-Zustand der Unternehmensprozesse und die Qualität der ERP-Unterstützung zu verschaffen. In den Prozessen offenbaren sich nicht zuletzt die Anforderungen an die (neue) ERP-Lösung. Gleichzeitig werden Schwachstellen in den Abläufen und ihre Ursachen identifiziert, so dass gegebenenfalls auch organisatorische Verbesserungsmaßnahmen eingeleitet werden können.
Richtig aufgesetzt ist eine Potenzial- und Einsatzanalyse ein effizientes Mittel, um die Qualität der ERP-Unterstützung objektiv zu messen. Eine strukturierte Vorgehensweise bei der Befragung der Mitarbeiter ist dabei von entscheidender Bedeutung, um eine effiziente Auswertung der Ergebnisse zu gewährleisten.
Werkzeuge wie die Online-Plattform IT-Matchmaker® der Trovarit AG unterstützen Unternehmen bei der strukturierten ERP-Einsatzanalyse. Templates erleichtern die Entwicklung eines Fragebogens, der an die individuellen Strukturen und Prozesse des Unternehmens angepasst ist. Dieser Fragenkatalog wird ausgewählten Mitarbeitern online zur Verfügung gestellt, um den ERP-Einsatz in ihrer Abteilung zu bewerten. Dabei geht es immer um die zentralen Fragen, ob die gebotene Funktionalität des ERP-Systems die Prozesse angemessen unterstützt, ob die Software durchgängig genutzt wird und ob die Mitarbeiter mit der Art der Unterstützung zufrieden sind. Gleichzeitig sollte die Befragung genutzt werden, um Verbesserungsvorschläge der Mitarbeiter zu sammeln.
Die gewonnenen Daten können im Anschluss individuell und zielgerichtet analysiert werden. Sie erlauben nicht nur eine Bewertung der Software selbst, sie liefern u.a. auch Ansatzpunkte für Verbesserungen in der Organisation des Unternehmens. Anschließend wird ein Projektplan ausgearbeitet, der festlegt wie und in welcher Reihenfolge die ermittelten Verbesserungsmaßnahmen auch umgesetzt werden. Einige Verbesserungsmaßnahmen (z.B. Mitarbeiterschulungen) können recht kurzfristig eingeleitet werden und dementsprechend schnell Wirkung zeigen. Andere Maßnahmen betreffen unter Umständen die gesamte Unternehmensorganisation, müssen strategisch umgesetzt werden und machen sich eher mittel- oder gar langfristig bemerkbar.
Anhand der Ergebnisse einer solchen Potenzial- und Einsatzanalyse lässt sich außerdem effizient überprüfen, ob die eingesetzte ERP-Lösung ersetzt werden muss oder ob sie die neuen Anforderungen durch entsprechende Maßnahmen – z. B. durch Anpassen der Konfiguration oder den Einsatz bisher ungenutzter Module – erfüllen kann.