In der heutigen Geschäftswelt werden wir mit einem ständig wachsenden Volumen an Informationen und Daten konfrontiert, so dass die Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten und Daten einen immer größeren Stellenwert in Unternehmen einnimmt. Um die Verwaltung von Informationen und Dokumenten zu automatisieren, zu zentralisieren und zu optimieren, setzen Unternehmen häufig auf ECM-Software. Diese Systeme bieten Funktionen wie Dokumentenmanagement, Workflow-Management, Records-Management, Collaboration-Tools etc. und präsentieren sich damit als Allrounder für das Digital Office. Aber Obwohl ECM-Systeme die Effizienz und Automatisierung von Geschäftsprozessen verbessern, gibt es dennoch einige Aufgaben, die manuell erledigt werden müssen.
Handarbeit wird z. B. meist nötig, wenn Daten aus unstrukturierten Dokumenten wie E-Mails oder Notizen extrahiert werden sollen, physische Dokumente verarbeitet oder Daten überprüft und validiert werden müssen. Auch können in einem ECM zwar Prozesse für den Umgang mit Dokumenten und Workflows definiert und automatisiert werden. Hierbei beschränkt sich die Automatisierung aber auf die Unterstützung der Mitarbeiter bei der Erstellung von Dokumenten und Inhalten sowie die Einhaltung von Fristen und die Vergabe von Zugriffsrechten. Die Mitarbeiter führen einen Großteil der Arbeitsschritte selbst aus.
RPA im Digital Office als Ergänzung für ECM
Bei der robotergesteuerten Prozessautomatisierung (RPA) übernehmen Softwareroboter repetitive manuelle Tätigkeiten und entlasten dadurch die Mitarbeiter. Dabei erlernt der Softwareroboter die manuellen Tätigkeiten des Mitarbeiters und führt diese 1:1 aus. Die entsprechenden Arbeitsanweisungen werden entweder im Vorfeld programmiert oder während der Aufgabenbearbeitung selbst mit Hilfe von künstlicher Intelligenz (KI) und Methoden des Machine Learning dynamisch entwickelt. Auf diese Weise sind die Bots dann z. T. auch in der Lage, flexibel auf unterschiedliche Situationen zu reagieren und in Ausnahmefällen eigene Entscheidungen zu treffen.
Im Bereich des digitalen Büros kann RPA ein ECM auf verschiedene Weise ergänzen. Während beispielsweise ein RPA zur Automatisierung von relativ einfachen, aber zeitintensiven Arbeitsschritten eingesetzt wird, kann dem ECM die zentrale Verwaltung aller Informationen innerhalb eines Unternehmens übergeben werden. Diese Informationen können dann von Anwendungen und Anwendern verwendet werden. Dabei verwaltet RPA keine Daten, sondern bearbeitet lediglich strukturierte Geschäftsprozesse und ahmt dabei menschliches Verhalten nach.
Softwareroboter und Automatisierungslösungen sind unermüdliche Arbeiter. Deren Arbeitsqualität hängt jedoch entscheidend davon ab, wie gut ihre menschlichen Kollegen sie zuvor instruiert haben. Damit Automatisierungsprojekte gelingen, ist es entscheidend, dass IT und Fachabteilungen eng zusammenarbeiten und mit genau den Personen sprechen, die die Prozesse bisher in ihrem Arbeitsalltag erledigt haben. Diese haben das konkrete Praxiswissen, um die Abläufe korrekt abzubilden, denn nicht selten weichen die formellen Prozessdokumentationen deutlich von den über die Jahre immer weiter von den Teams optimierten tatsächlichen Arbeitsschritten ab.
Auch wenn der Einsatz von ECM schon die Basis für eine sehr weitgehende Realisierung des Digital Office bietet und die Automatisierung der Geschäftsprozesse vorantreibt, bleiben immer noch etliche, oft repetitive Aufgaben, die manuell erledigt werden müssen. RPA eignet sich zur Automatisierung zumindest eines Teils dieser manuellen Aufgaben und erweist sich damit als gute Ergänzung zu ECM-Systemen: Während die ECM-Lösung die Dokumente bzw. Inhalte eines Unternehmens und die damit verbundenen Prozesse managt, übernimmt der RPA-Helfer einzelne Prozessschritte, die zuvor durch einen Anwender ausgeführt wurden.
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Artikel
Helferlein im Digital Office RPA als Ergänzung für ECM-Lösungen |
| Autor: | Dr. Volker Liestmann | Trovarit AG | |
| Erschienen: | 2023-05-04 | |
| Schlagworte: | Digital Office, Dokumentenmanagement (DMS/ECM), ECM, Robotic Process Automation | |
| In der heutigen Geschäftswelt werden wir mit einem unvergleichlichen Volumen an Informationen und Daten konfrontiert. Die Digitalisierung hat viele Vorteile gebracht, aber auch eine Vielzahl an neuen Aufgaben und Herausforderungen im Digital Office. Die Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten und Daten nimmt einen immer größeren Stellenwert in Unternehmen ein. Hier kommen Enterprise Content Management (ECM) und Robotic Process Automation (RPA) ins Spiel. Während ECM eine breite Palette an Funktionen und Möglichkeiten bietet, um Dokumente und Daten effizient zu verwalten, kann RPA manuelle und repetitive Aufgaben automatisieren. | ||
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