Spätestens seit der bundesweiten Kontaktsperre vom vorletzten Sonntag und den damit verbundenen strategischen Unternehmensentscheidungen zur Bewältigung der Corona-Krise, ist das Thema Home-Office in aller Munde. Jedes KMU versucht, seine Mitarbeiter örtlich so zu platzieren, dass durch selbst auferlegte Quarantänen von Mitarbeitern nur Teile der Fachbereiche betroffen sind und der Betrieb so weit wie möglich aufrechterhalten bleibt.

Im Gespräch bleiben trotz Home-Office

Diese Situation erfordert zügige Entscheidungen, damit die notwendige Infrastruktur auch im Home-Office des Mitarbeiters schnellstmöglich vorhanden ist, die Sicherheitsaspekte gewahrt bleiben und auch nicht IT-affine Mitarbeiter wieder schnelle Teilhabe an der betrieblichen Kommunikation und Interaktion haben.

Großes Marktangebot

Neben dem bewährten Telefon gibt es ein breites Angebot an Kollaborationswerkzeugen und verschiedene Anbieter geben aufgrund der Krise attraktive Sonderkonditionen. Doch zu schnelle Entscheidungen für ein bestimmtes Tool können schnell bereut werden, wenn im Vorfeld nicht mit den Fachbereichen abgeklärt wird, welche funktionalen und technischen Anforderungen an ein Kollaborationswerkzeug für deren tägliche Arbeit wichtig sind. Wartet man hingegen zu lange mit der Entscheidung, wird man im schlimmsten Fall mit verschiedensten Lösungen konfrontiert, die sich die Mitarbeiter selbst ausgewählt haben.

Große Leistungsunterschiede

Wir haben 46 der gängigsten Systeme für Sie recherchiert und nach den 30 wichtigsten funktionalen und technischen Merkmalen bewertet. Es zeigte sich, dass die Lösungen sehr verschiedene Leistungsprofile aufweisen und sich daher für unterschiedliche Einsatzszenarien eignen.

Welches der Kollaborationswerkzeuge zu den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens passt, hängt z.B. davon ab, ob Sie eine Übergangslösung oder ein nachhaltiges Instrument zur Abstimmung zwischen allen Fachbereichen suchen, eine Lösung für Meetings mit Kunden und Partnern oder für Weiterbildungsangebote (Webinare). Vielleicht benötigen Sie auch ein Allround-Werkzeug, das jede Art der digitalen Kommunikation aus einer Hand anbietet? Auch das bietet der Markt – zu unterschiedlichen Preisen und Bezahlmodellen.

Datenschutz beachten

Bei der Nutzung der Kollaborationswerkzeuge werden personenbezogene Daten Ihrer Mitarbeiter und Kunden verarbeitet. Zum einen muss daher bei der Entscheidung für ein Tool der Betriebs- oder Personalrat eingebunden werden. Zum anderen muss der Einsatz auch aus DSGVO-Sicht durch den internen oder externen Datenschutzbeauftragten geprüft werden. Je nachdem, welche Daten über das Tool ausgetauscht werden sollen, muss ggf. sogar eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) durchgeführt werden. Die meisten Lösungen werden als Software-as-a-Service (SaaS) angeboten, d.h. es muss ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) mit dem Anbieter geschlossen werden.

Schon eine erste vorläufige Sichtung der Serverstandorte (Speicherort der Daten) zeigt übrigens, dass viele der Lösungen im Hinblick auf die Bestimmungen der DSGVO durchaus bedenklich sind und einer eingehenden Prüfung durch den Datenschutzbeauftragten bedürfen. Und das gilt längst nicht nur für die US-amerikanischen Angebote: Auch einige der in der EU ansässigen Kollaboration-Anbieter verarbeiten die personenbezogenen Daten ihrer Kunden in Ländern außerhalb der EU, die nicht als sichere Drittstaaten eingestuft werden.

Bei der Entscheidung für ein Kollaborationswerkzeug gibt es also einige Herausforderungen und Fallstricke, die überwunden bzw. denen ausgewichen werden muss. Auch wenn es nicht um so große Summen und Aufwände wie etwa bei einer ERP- oder CRM-Lösung geht, sollten Unternehmen trotzdem ihre Investition möglichst gut absichern.

Mit schlanker Unterstützung zur wirklich passenden Lösung

Unser Berater ermittelt nach einer Terminvereinbarung mit Ihnen gemeinsam im Rahmen eines Online-Interviews die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens an ein Kollaborationsmedium. Auf Basis des ermittelten Profils erstellen wir eine Handlungsempfehlung mit einer Auswahl konkreter Anbieter. Die ausgearbeitete Empfehlung wird Ihnen zugesandt und bei einem zweiten Online-Meeting zusammen mit dem Berater besprochen. Das bietet Ihnen eine solide Entscheidungsgrundlage und schützt Sie vor vorschnellen Ad-hoc-Entscheidungen, die innerhalb kurzer Zeit revidiert werden müssen.

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