ERP-Marktrecherche und Ausschreibung

Ziel der Marktrecherche ist es, aus dem gesamten Marktangebot die ERP Anbieter und Systeme zu identifizieren, die die benötigten Anforderungen möglichst gut im Standard abdecken. Die potenziellen Softwareprodukte sind hinsichtlich Technologie, Funktionalität und Branchenpassung einzuordnen. Zur Reduzierung des Rechercheaufwandes hat es sich bewährt, die Informationsbeschaffung und -auswertung sukzessive zu verfeinern. So genügt es, sich in einem Schritt mit den technologischen Anforderungen und der generellen Brancheneignung der Lösungen auseinanderzusetzen, bevor man sich der Systemfunktionalität widmet.

Diese Vorgehensweise mag merkwürdig erscheinen, ist jedoch durchaus sinnvoll: Denn wenn eine Lösung hinsichtlich Technologie und Branchenpassung nicht mit den Anforderungen des Unternehmens harmoniert, hilft auch die beste Funktionalität nichts. Die Lösung muss ausgesondert werden. Auf diese Art und Weise schrumpft das Marktangebot erheblich und man kann sich denjenigen Lösungen zuwenden, die den individuellen Anforderungen am ehesten gerecht werden.

Eine solche Vorgehensweise ist jedoch nur möglich, wenn die Leistungsprofile der Systeme in der gleichen Form vorliegen wie die Suchprofile. Daher bilden die Anbieter die Leistungsprofile ihrer Produkte im IT Matchmaker® auf Basis eines einheitlichen Kriterienkatalogs ab, der gleichzeitig auch als Rechercheprofil für suchende Unternehmen herangezogen wird. Durch vielfältige Auswertungsmöglichkeiten entsteht ein umfassendes Bild von der Qualifikation der Software-Lösungen für den individuellen Bedarfsfall. Die Ergebnisse der Auswertungen werden in Form von Rangreihen angezeigt, in denen die Abdeckung der Anforderungen durch die einzelnen Lösungen grafisch veranschaulicht wird (vgl. Abbildung 9).

Abbildung 9: Ermittlung der Erfüllungsgrade bezogen auf die individuellen Anforderungen
(Demodaten)

Parallel werden ca. 10.000 Referenzprofile analysiert und passende Referenzen als zusätzliches Indiz für die Erfahrung und das Know-how der Lösungsanbieter ausgewiesen (Stand 05/2009).

Denn neben der Ermittlung der funktionalen Erfüllungsgrade der Software-Produkte, empfiehlt es sich bei der Festlegung der Favoritengruppe auch Informationen über die Anbieter und ihre Referenzprojekte zu berücksichtigen. Besondere Bedeutung kommt dabei z.B. der Branchenerfahrung, dem Dienstleistungsangebot, der regionalen Verteilung sowie der Unternehmensgröße und -historie zu. Schließlich ist mit der Implementierung einer neuen Software-Lösung eine langfristige Zusammenarbeit mit dem Anbieter verbunden. Eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist jedoch sowohl im Hinblick auf die Kosten als auch auf die Terminstellung in erheblichem Maße von der Kompetenz und der Erfahrung des Einführungspartners abhängig. Unter Berücksichtigung der Erfüllungsgrade der Software-Lösungen und der Zusatzinformationen über relevante Referenzprojekte, kann eine Favoritengruppe von Anbietern zusammengestellt werden, die den individuellen Anforderungen des Unternehmens in hohem Maße gerecht wird. Die Erfahrung hat gezeigt, dass acht bis fünfzehn Anbieter für die Erstansprache ausgewählt werden sollten, um weder geeignete Systeme durch eine zu starke Beschränkung auszugrenzen, noch den Aufwand für die weitere Eingrenzung durch einen zu großen Favoritenkreis unnötig zu erhöhen.

Schritt 6: Ausschreibung

Bei der bisherigen Marktrecherche wurden Anschaffungs- und Betriebskosten der in Frage kommenden Software-Lösungen nicht berücksichtigt. Im Bereich betriebswirtschaftlicher Standard-Software sind i.d.R. weder allgemeingültige Preisinformationen verfügbar noch sind die Anbieter bereit bzw. in der Lage, bei einer sehr geringen Auftragswahrscheinlichkeit und ohne fundierte Informationen projektspezifische Kostenabschätzungen abzugeben. Darüber hinaus wäre der Aufwand zur Ermittlung der Kostenangaben bei einer großen Anzahl von Anbietern sehr hoch und würde die Vorauswahlphase erheblich verlängern.

Um von den Anbietern zur weiteren Eingrenzung der Favoritengruppe realistische Kostenabschätzungen und eine erste Darstellung ihrer Lösungskompetenz bezogen auf das Projekt zu erhalten, werden den Anbietern im Rahmen der Anfrage über den IT‑Matchmaker^® folgende Informationen übermittelt:

• die Eckdaten des Unternehmens (Branche, Anzahl Standorte, Anzahl Mitarbeiter etc.),
• die Eckdaten des Projektes (Projektteam, -ziele, Userzahlen, ggf. Budget etc.) und
• das gesamte Lastenheft für die neue ERP-Lösung.

Alle favorisierten Anbieter erhalten im Rahmen der Anfrage die gleichen Informationen, können diese online einsehen und bearbeiten. Die Anbieter sind gefordert, ihre Einschätzung hinsichtlich des Anpassungsaufwands der „nicht erfüllten kritischen Anforderungen“ abzugeben und die Zusatzfragen zu beantworten. Auf dieser Basis ist dann eine Kostenabschätzung vorzunehmen. Im Rahmen dieser Kostenabschätzung werden die einzelnen Kostenpositionen abgefragt, getrennt nach Lizenz-, Implementierungs- und – wenn angefordert – Hardwarekosten. Die Kostenangaben werden dabei bereits nach Tagessatz und Aufwand getrennt dargestellt. Darüber hinaus hat der Anbieter die Möglichkeit, dem Interessenten im Rahmen der Anfrage besonders gut passende Referenzprojekte zuzuordnen. Hierdurch kann der Implementierungspartner nochmals seine Beratungskompetenz und die Passung der Software unter Beweis stellen. Abbildung 10 zeigt ein Beispiel für das an die Anbieter gerichtete Anschreiben einer Projektanfrage.

Abbildung 10: Erstellung einer Anfrage auf der Plattform www.it-matchmaker.com

Die online eingehenden Kostenabschätzungen, bestehend aus den Lösungsvorschlägen zu den im Lastenheft formulierten Anforderungen und den Richtpreisen werden aufbereitet und innerhalb einer Auswertung zur Verfügung gestellt, die als Entscheidungsvorlage dient. Aus dieser geht für alle potentiellen Anbieter und Systeme sowohl eine funktionale Einordnung der jeweiligen Lösung als auch eine erste Sondierung bezüglich der anfallenden Kosten hervor (vgl. Abb.11). Auf dieser Grundlage werden die Kandidaten für die Anbieterpräsentation festgelegt.

Abbildung 11: Analyse der eingehenden Kostenabschätzungen in Form eines
Detail-Benchmarks (Demodaten)