Die Erfahrung zeigt, dass die in der ERP Software abgebildeten Abläufe und die Realität in den Unternehmen mit der Zeit „auseinanderdriften“, wenn nicht lösungsseitig, organisatorisch oder auch durch Anwenderschulungen nachjustiert wird. Das gilt für die eher operative Ebene, auf der z.B. die ursprüngliche Parametrisierung von Dispositionsverfahren oder auch Ablauflogiken nicht an veränderte Gegebenheiten angepasst werden. Auch kommt es vor, dass sich „Gelegenheitsnutzer“ aufgrund erodierender Kenntnisse von der ERP Software „verabschieden“ bzw. an ihr vorbei arbeiten. Es gilt insbesondere aber auch für die strategische Ebene, auf der die ERP Software im Falle von Umstrukturierungen, Internationalisierung etc. an ihre Grenzen stößt. Vor diesem Hintergrund empfiehlt sich eine regelmäßige Bestandsaufnahme in der Form einer Einsatzanalyse für die ERP Software. Sofern nicht besondere Ereignisse eine derartige Analyse erforderlich machen, sollte sie angesichts der Dynamik in Unternehmen spätestens alle drei Jahre erfolgen. Dabei sind im Wesentlichen folgende Aufgaben zu bearbeiten:

  • Unternehmens- und Bereichsstrategien ermitteln Die ERP Software muss die Unternehmensprozesse und damit die Umsetzung der Unternehmensstrategie unterstützen. Insofern stellt die Unternehmensstrategie sowie daraus abgeleitete Bereichsstrategien den obersten Bezugsrahmen zur Beurteilung der Eignung einer ERP Software dar. Gleichzeitig gewährleistet die Berücksichtigung der Unternehmensstrategie, dass zukünftige Aufgabenstellungen in die Einsatzanalyse einfließen. Aus der Unternehmensstrategie wird auch der Inhalt der Einsatzanalyse im Hinblick auf die zu analysierenden Aufgabenbereiche im Unternehmen abgeleitet (sog. „Scope“).
  • Strategische Passung der ERP Software untersuchen Vor dem Hintergrund der Unternehmensstrategie werden sämtliche Aufgabenbereiche im Hinblick auf ihre Bedeutung, die Prozessreife und die Unterstützung durch die vorhandene ERP Software untersucht. In die Untersuchung werden sinnvoller Weise Unternehmens- und Bereichsverantwortliche, IT und ausgewählte Key-User eingebunden.
  • Erfahrungen & Verbesserungsvorschläge der ERP Software Anwender ermitteln Die ERP Software stellt letztlich ein Werkzeug zur Abwicklung von Unternehmensprozessen dar, das die Anwender bei der Erfüllung ihrer Aufgaben unterstützen muss. Insofern stellt die Akzeptanz und Zufriedenheit der Endanwender in den Unternehmen eine zentrale Steuerungsgröße zur Optimierung des ERP Software Einsatzes dar. Gleichzeitig bieten die Erfahrungen und Verbesserungsvorschläge von Endanwendern erhebliches Potenzial zur Optimierung des ERP Software Einsatzes.
  • Handlungsfelder identifizieren und priorisieren Als Handlungsfelder zur Optimierung des ERP Software Einsatzes empfehlen sich die Aufgabenbereiche, die besonders wichtig sind und gleichzeitig größere Schwachstellen im Hinblick auf die Software-Unterstützung aufweisen.
  • Optimierungsmaßnahmen entwickeln, bewerten und umsetzen Für die besonders relevanten Handlungsfelder werden anschließend geeignete Optimierungsmaßnahmen entwickelt. Diese können grundsätzlich in sehr unterschiedlichen Bereichen, z.B. Schulungen, Reorganisations oder Anpassung, Ergänzung oder auch Ersatz der ERP Software, angesiedelt sein. Es empfiehlt sich, das entstehende Maßnahmenportfolio nicht nur im Hinblick auf Aufwand und Nutzen zu bewerten und zu priorisieren. Angesichts knapper Kapazitäten sowie aufgrund etwaiger inhaltlicher Abhängigkeiten einzelner Maßnahmen sollte eine Art Fahrplan (sog. „Roadmap“) formuliert werden, in den die Maßnahmen auch zeitlich eingeordnet werden.

Quelle für Verbesserungsmaßnahmen kann neben Verbesserungsvorschlägen von Mitarbeitern nicht zuletzt auch ein Gespräch mit dem betreuenden Anbieter der ERP Software sein, der letztlich das Potenzial seines Lösungsangebotes am besten kennt: U.U. wurden sogar lösungsseitige Innovationen bereits über Updates bereitgestellt, bisher aber nicht eingesetzt. In diesem Fall wird das volle Potenzial der eingesetzten ERP Software zur Optimierung von Unternehmensprozessen oder auch des ERP Software Betriebs als solchem nicht genutzt. Im anderen Extremfall kann eine derartige Einsatzanalyse auch massive Defizite der vorhandenen ERP Infrastruktur aufdecken und damit den Anstoß für eine Ersatzinvestition und damit die Neuauswahl der ERP Software geben. Für diesen Fall ist es wichtig, neue Trends auf dem ERP Software Markt im Auge zu behalten und für den Einsatz im eigenen Unternehmen zu prüfen. Zwar weist der Markt in Deutschland sowohl anwender- als auch anbieterseitig eine hohe Reife auf, es gibt aber immer wieder neue Entwicklungen – sei es technologischer, funktionaler oder strategischer Art. Zur Zeit sorgen z.B. die folgenden Trends für Bewegung auf dem ERP-Markt:

  • Ausweitung des ERP-Einsatzes in den Unternehmen (höhere Durchdringung von Prozessen, Standorten & Belegschaft)
  • Ausweitung des Aufgabenspektrums von ERP Software (Horizontale und Vertikale Integration im Bezug auf die Wertschöpfungskette)
  • Zunehmende Internationalisierung der Wirtschaft und damit des ERP Software Einsatzes
  • Zunehmende „Mobilisierung“ des ERP-Einsatzes durch neue Endgeräte, Übertragsungsstandards und Kommunikationswege
  • Zunehmende Standardisierung und Modularisierung der ERP Software Lösungen (Service-Orientierte-Architektur/ SOA)
  • Zunehmende Ausdifferenzierung des ERP Software Angebotes im Hinblick auf Branchenanforderungen („Vertikalisierung“)
  • Zunehmendes Spektrum an Lösungsangeboten zur Ergänzung von Kern-ERP-Anwendungen
  • Neue Betriebs- und Abrechnungsmodelle für ERP Software und Add-Ons (Cloud computing, Software-as-a-Service).

Somit schließt sich der Regelkreis, der sich über den gesamten Lebenszyklus einer ERP Software erstreckt mit dem Beginn einer neuen Auswahlphase. Die Erkenntnisse zur Organisation, Geschäftsprozessen und Anforderungen an die Software-Unterstützung, die während der Optimierungsphasen des „Altsystems“ durch regelmäßige Einsatzanalysen gewonnen wurden, gehen im Idealfall in die Vorarbeiten zur neuen ERP Software Auswahl ein und können dann dazu beitragen, diese Auswahl effizienter zu gestalten.


Viele ERP Anbieter betonen auf Messen und in ihrer Werbung immer wieder gerne, dass sie (auch) „Mittelständisch“ sprechen. Überhaupt sind „ERP“ und „Mittelstand“ zwei Schlagworte, die seit einigen Jahren auch in der Fachpresse fast untrennbar miteinander verbunden scheinen: Große Anbieter entdecken den Mittelstand für sich, kleinere Anbieter kennen ihn schon seit Jahren; ERP Lösungen sind mittelstandsgerecht, kostengünstig, flexibel und anwenderfreundlich. Hohe Anforderungen an die ERP Unterstützung Im klassischen Mittelstand stehen Anbieter vor besonderen Herausforderungen. Zwar scheinen die Projekte auf den ersten Blick schon aufgrund der kleineren Zahl der ERP Arbeitsplätze weniger komplex. Inhaltlich haben es Mittelstandsprojekte aber durchaus in sich. Dies zeigt sich schon in den Zielen, die mittelständische Unternehmen in ERP Projekten verfolgen: Während kleinere ERP Anwender mit dem Einsatz einer ERP Lösung vor allem die Effizienz im Kerngeschäft steigern wollen, sind Projektziele in Mittelstandsunternehmen breiter angelegt. Vergleicht man Projekte, die um die Jahrtausendwende im Mittelstand durchgeführt wurden mit solchen aus 2009, so zeigt die Entwicklung der Projektziele, dass ein bedeutender Teil des Mittelstands bezüglich der ERP Nutzung eine Reife erreicht hat, die größeren Unternehmen nicht unähnlich ist. Der Mittelstand gibt sich aber nicht nur bei den verfolgten Zielen anspruchsvoll. Er agiert international und muss einem außerordentlichen Wettbewerbs- und Innovationsdruck standhalten. Entsprechend vielseitig, anspruchsvoll und dynamisch sind die Unternehmensabläufe, die es mit einem ERP System zu unterstützen gilt. Vor diesem Hintergrund erklärt sich die Breite der Anforderungen, die mittelständische Unternehmen  an eine ERP Lösung bzw. an den entsprechenden Anbieter stellen. Im Hinblick auf Aspekte wie Funktionalität und Technologie der Software sowie die Branchenkompetenz  des Anbieters zeigt sich der Mittelstand ähnlich anspruchsvoll wie die Großen. Gleichzeitig legt der Mittelstand sehr viel Wert auf die Praktikabilität und Benutzerführung der Software sowie die Fachkompetenz und nicht zuletzt das Auftreten des Anbieters. Damit vereint der Mittelstand auch hier die Erwartungen der größeren mit den Anforderungen der kleineren Unternehmen.

ERP Lösungen für den Mittelstand

Auf der Marktrecherche- und Ausschreibungsplattform IT-Matchmaker® der Trovarit  AG sind aktuell 338 eigenständige ERP Produkte gelistet (exkl. zusätzlicher Varianten einer Software, wie z.B. Branchen-Varianten). Bei über 300 dieser Lösungen geben die Anbieter den Mittelstand als einen wesentlichen Zielmarkt der Lösung an. Von der viel zitierten Konsolidierung auf ein überschaubares Maß an Lösungen und Anbietern kann im Mittelstand also keine Rede sein. Vielmehr stellt sich der Software-Markt für suchende Anwenderunternehmen als überaus unübersichtlich dar,  insbesondere wenn berücksichtigt wird, dass unterschiedliche Branchenlösungen verschiedener Vertriebspartner einer Software-Plattform wie SAP ERP oder Microsoft  Dynamix NAV die zuvor genannten Zahlen nochmals deutlich erhöhen. Anders als im Markt für größere Unternehmen, der mit weit über 50% deutlich von der SAP AG dominiert wird, ordnet sich die SAP AG im Segment der Unternehmen zwischen 100 und 500 Mitarbeitern in eine Reihe anderer Anbieter ein. Hier lassen sich unter anderem Microsoft, Infor global solutions, Sage bäurer, Sage Software, Abas, Asseco (ehem.AP), proAlpha, oxaion, PSIpenta, CSB, Comarch (ehem.SoftM) und ams nennen. Bei Betrieben  unter 100 Mitarbeitern finden sich sogar noch mehr Software Anbieter.

Der Markt bleibt unübersichtlich

Es bleibt also nach wie vor dabei: bei der Suche nach einer passenden ERP Lösung für das eigene Unternehmen, sehen sich Anwenderunternehmen mit einer steigenden Zahl an Produkten und Produkt-Varianten konfrontiert. Nicht zuletzt diese Tatsache macht eine ERP-Auswahl zu einem herausfordernden Projekt für die Beteiligten. Wichtigste Voraussetzung für den erfolgreichen Abschluss eines Auswahlprojektes ist, die eigenen Anforderungen und Ziele genau zu kennen und bei der Vielfalt der Angebote nicht aus dem Auge zu verlieren. Schließlich sollte eine ERP Auswahl – wie jedes Investitionsprojekt – gut vorbereitet und strukturiert durchgeführt werden. Insbesondere mittelständischen Unternehmen im Fall der Neuanschaffung einer ERP Software zu empfehlen, sich sowohl mit geeigneten „Generalisten“ als auch mit den Spezialisten der entsprechenden Branche auseinanderzusetzen. Dabei sollten sie neben dem funktionalen Fit auch die Anpassbarkeit der Lösung, sowie die technologische Perspektive untersuchen und in der Auswahlentscheidung berücksichtigen. Der Beitrag ist ein Auszug aus dem White Paper ERP Praxis im Mittelstand. Marktübersicht – Kenngrößen – Anwenderzufriedenheit“.


Nach zwei schwierigen Krisenjahren sind die Auftragsbücher im Maschinen und Anlagenbau wieder gefüllt. In der Branche herrscht Aufbruchsstimmung. Dies gibt den Unternehmen wieder die finanziellen Möglichkeiten auch in der zentralen Unternehmens-IT nach besserer Prozessunterstützung, mehr Flexibilität und mehr Agilität, oder aber nach Reduktion der Bearbeitungs- und Betreuungsaufwände zu streben. Gleichzeitig stellen ERP Projekte sowohl in der Auswahl als auch in der Einführung eine enorme Belastung der eigenen Ressourcen dar, binden sie doch dringend gebrauchtes, fachlich hochqualifiziertes Personal zu einem nicht unerheblichen Umfang. Auch kann und will es sich niemand leisten, das operative Geschäft ausgerechnet jetzt durch mögliche Probleme bei einer Umstellung der Systeme auszubremsen. In den Unternehmen der Branche, die über die Aktualisierung ihrer ERP Lösung nachdenken, müssen die Entscheider und Projektverantwortlichen also einen Weg finden, effizient und vor allen Dingen sicher zu einer optimalen Lösung aus ERP System und ERP Anbieter zu gelangen. Dies ist keine leichte Aufgabe. Die Lebensdauer von ERP Installationen liegt heute bei ca.10-15 Jahren. Auswahl und Einführung stellen also alles andere als das übliche Geschäft dar, und bergen aufgrund der Tragweite der Entscheidungen ein erhebliches Risiko. Darüber hinaus hat sich der ERP Anbieter Markt für den Maschinen- und Anlagenbau entgegen den Prognosen vieler „Experten“ nicht konsolidiert, vielmehr zeigen aktuelle Untersuchungen, dass die Zahl der Lösungen und Anbieter weiter zugenommen hat. Die Trends der horizontalen und vertikalen Integration von Funktionalität gepaart mit der zunehmenden Ausbildung von Branchenlösungen hat die Vielfalt der prinzipiell möglichen Kombinationen von ERP Lösung und Anbieter nochmal gesteigert. Konsequenz ist, dass sich suchende Unternehmen einem noch unübersichtlicheren Markt gegenüber sehen und „die Qual der Wahl“ haben. Allerdings gehört zu einer erfolgreichen Auswahl einer ERP Lösung nicht nur das Auffinden einer geeigneten Lösung und eines Anbieters, sondern auch, dass eine solide Basis für eine gelungene Einführung und einen reibungslosen Betrieb gelegt wird. Die zu beantwortenden Fragestellungen und dabei ggf. einsetzbare Hilfsmittel und Vorgehensweisen können wie folgt zusammengefasst werden: Welche Ziele verfolgen wir mit der Erneuerung des Systems und welche Anforderungen an die Lösung leiten sich insgesamt ab? Vorgehensweisen und Hilfsmittel sind bspw.

  • SWOT-Analyse / Potenzialanalyse
  • Prozessanalyse
  • Anforderungskatalog und Lastenheft

Welche Lösungen bietet welcher Anbieter im Markt und welche Kombinationen sind prinzipiell geeignet, um die Anforderungen zu erfüllen? Vorgehensweisen und Hilfsmittel sind bspw.

  • Messebesuche und Fachzeitschriften
  • Internetrecherche
  • Recherche- und Ausschreibungsplattformen
  • Referenz-Recherche

Welcher der verbleibenden Kandidaten ist der geeignetste und wie kommen wir zu einem angemessenen und vor allem tragfähigen Vertragsabschluss? Vorgehensweisen und Hilfsmittel sind bspw.

  • Strukturierte Systempräsentationen
  • Systematische Bewertung von System, Dienstleistung, Aufwand und Kosten (z.B. Nutzwert- und Kostenanalyse)
  • Referenzkundenbesuche
  • Vertragsverhandlungen systematisch zur Beseitigung aller Unklarheiten über Leistungen und Verantwortungen nutzen (Lasten- und Pflichtenheft, Checklisten)

Vor dem Hintergrund der Tragweite der Investitionsentscheidung sowie der anfallenden Kosten (ca. 4-5,5T€/User allein für ERP Software und Implementierungs-Dienstleistung) sollten die entstehenden internen Aufwände nicht unterschätzt werden. Im Maschinen- & Anlagenbau benötigen die Unternehmen im Mittel zwischen 4,5 Monaten für kleine Unternehmen (< 100 Mitarbeiter) und 8,5 Monate für große Unternehmen (> 1000 Mitarbeiter) für die Auswahl einer ERP Lösung. Leider übersteigen ca. ein Drittel der Projekte die Mittelwerte deutlich (im Einzelfall über 300%). Das damit verbundene terminliche und kostenseitige Risiko gilt es durch entsprechendes Projektmanagement abzusichern. Unternehmen, die nicht über die entsprechenden Ressourcen bzw. Kompetenzen verfügen, sollten deshalb die Einbindung externer Expertise in Form einer unabhängigen Beratung prüfen. Zur weiteren Orientierung kann auch ein Blick auf die Erfahrungen von anderen Unternehmen der Branche mit ERP Implementierungs Projekten und Betrieb ihrer Lösungen dienen. Die häufigsten Probleme während der ERP Implementierung sind bei Unternehmen des Maschinen- & Anlagenbaus die Punkte Datenübernahme (43%), Personalkapazität(27%),  Systemanpassung (23%), Termineinhaltung (21%) und Abbildung der eigenen Geschäftsprozesse (18%). Insgesamt treten im Maschinen- & Anlagenbau Probleme häufiger auf als im Durchschnitt über alle Branchen. Mit 8% bewerten nur halb so viele Unternehmen ihr Einführungsprojekt als weitgehend problemfrei wie im branchenunabhängigen Durchschnitt. Besonders auffällig sind die Abweichungen bei der eigenen Personalkapazität (+8%-pt) und der Datenübernahme aus dem Altsystem (+4%-pt). Insgesamt sind die Einführungsprojekte im Maschinen- & Anlagenbau also vergleichsweise anspruchsvoll. Auch bezüglich des Betriebes ihrer Lösung urteilen die Unternehmen des Maschinen- & Anlagenbaus überdurchschnittlich kritisch. So klagen knapp 19% über Schwierigkeiten mit der Ergonomie und dem Aufwand für Updates und Release-Wechsel. Sie liegen damit 4 bzw. 5 Prozentpunkte über dem Durchschnitt. Mit 18% (+3%-pt) ebenfalls auf sehr hohem Niveau beschweren sich Anwender der Branche über mangelnde Anpassbarkeit und Flexibilität. Auch die Häufigkeit der Schwierigkeiten mit Schnittstellen (13%), der Reaktionszeit von Hotline und Support (13%) und Aufwand für Datenpflege liegen durchweg über dem Durchschnitt. Nur 21% der Unternehmen der Branche beurteilen den Betrieb ihrer Lösung als weitgehend problemlos. Dies sind 9%pt weniger als im branchenunabhängigen Mittel. Die Branche stellt sich also als ausgesprochen anspruchsvoll hinsichtlich ihrer ERP Lösungen dar. Den größten Beitrag dazu leisten sicherlich die komplexen Produktstrukturen und Abläufe der Auftragsabwicklung, sowie die Anforderungen an die Branchenkenntnis seitens der Anbieter. Allerdings hat auch die in der Branche weitverbreitete Neigung, gewohnte Abläufe durch Anpassung der Lösung zu unterstützen anstatt sich am Standard zu orientieren, ihren Einfluss. Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass im Maschinen- & Anlagenbau die Rahmenbedingungen für eine Aktualisierung der ERP Landschaft eher gut als schlecht stehen, dass dabei die Schonung der eigenen Ressourcen von wesentlicher Bedeutung ist, und dass vor dem Hintergrund des Anbietermarktes, der Tragweite der Investition und der außerordentlichen Anforderungen der Branche eine systematische Vorgehensweise und ein stringentes Projektmanagement anzuraten ist.


Cloud Computing ist nach wie vor in aller Munde und immer mehr deutsche Unternehmen halten die Erarbeitung einer Cloud Strategie für wichtig. Soweit das Fazit der Studie „Transformation der Unternehmens-IT auf dem Weg in die Cloud, Deutschland 2011“. Die aktuelle Studie der IDC wurde in 235 Unternehmen (> 250 Mitarbeiter) durchgeführt und beschäftigt sich insbesondere mit den Plänen und Anforderungen der Unternehmen zur Einführung von Public vs. Private Cloud Services. Es zeigte sich, dass bereits 70% der befragten Unternehmen sich ernsthaft mit Cloud Strategien beschäftigen. Knapp ein Drittel der Befragten geben sogar an, Cloud Services in so vielen Bereichen wie möglich nutzen zu wollen. Dabei neigen Unternehmen allerdings eher zur Private Cloud und dem Betrieb im eigenen Rechenzentrum. Als Hauptgründe für den Aufbau einer Private Cloud wurden die „effektivere Nutzung der IT-Infrastruktur“ sowie erwartete Kostensenkungen genannt. Hindernisse für den Aufbau einer Private Cloud sehen die Befragten in mangelndem Know-how, fehlender Standardisierung und Konsolidierung der IT-Landschaft. Weitere Kernprobleme sind das Thema Virtualisierung, die eine wichtige Vorstufe für die Einführung von Private Cloud Services ist, sowie die Verfügbarkeit von Werkzeugen zum Management einer Private Cloud in den Unternehmen. Obwohl die Befragten die Vorteile einer Public Cloud – Kostensenkung durch keine zusätzlich benötigte IT-Infrastruktur und schnelle Implementierung neuer Services – zu schätzen wissen, herrschen bei Public Cloud Services immer noch große Sicherheitsbedenken vor. Auch im Zusammenhang mit Private Cloud spielt das Thema IT-Sicherheit eine Rolle, jedoch stehen hier weniger Governance und Compliance im Vordergrund, sondern Rechenzentrumssicherheit. 26 Prozent der Befragten haben Bedenken bezüglich der (eigenen) Sicherheit im Rechenzentrum. Fazit Wenn auch bei vielen Unternehmen das Thema Umsetzung noch am Anfang steht, machen die Studienergebnisse eines ziemlich deutlich: Die befragten Unternehmen stehen nicht mehr – wie noch vor zwei Jahren – vor der Frage, ob sie sich überhaupt mit Cloud Computing beschäftigen sollten. Vielmehr sind Cloud Services, ob Public oder Private, im Markt angekommen. Mehr als zwei Drittel der befragten Unternehmen planen daher, ihr Budget zu steigern oder erstmalig zu investieren. Die Unternehmen gehen ihre Aktivitäten gezielt an und suchen vor allem Antworten auf die Fragen, wann und wie, um beim Thema Cloud einen Schritt vorwärts zu kommen. Die Aussichten für Anbieter aus allen IT-Bereichen wie Software, Hardware und Services, sind aus Sicht von IDC daher vielversprechend.


Bei Manufacturing Execution Systems (MES) steht die zeitnahe, schnelle Reaktion auf Ereignisse im Produktionsprozess (z. B. Anlagenstörungen, längere/ kürzere Bearbeitungszeiten als geplant) sowie kurzfristige Auftragsänderungen im Mittelpunkt. MES Lösungen verringern den Aufwand bei der Datenerfassung und -suche (elektronische Produktionsdatenerfassung: BDE, MDE, PZE usw.) und sparen damit Kosten. Bei Produktionsbereichen mit einer hohen Anzahl an Produktionsaufträge, vielen zu planenden Ressourcen, instabilen Produktionsprozessen, zahlreiche Auftragsänderungen etc. – also mit einer hohen Planungskomplexität, bieten MES Lösungen die Möglichkeit, einfach und schnell unterschiedliche Planungsszenarien durchzurechnen. Für die Ausführung kann dann das Planungsszenario mit der besten Zielerfüllung ausgewählt werden. Ein weiterer Nutzen von MES Lösungen ist die Kenntnis des aktuellen Fertigungszustandes. Dies ermöglicht eine unmittelbare Reaktion auf auftretende Ereignisse. In Kombination mit leistungsfähigen Methoden kann der Arbeitsvorrat durch MES Lösungen so optimiert abgearbeitet werden. Die dadurch erreichte hohe Reaktionsfähigkeit der Produktion ist nicht nur für den Produzenten sondern auch für den Kunden von Vorteil.

Funktionen heute verfügbarer MES Lösungen

Die Zahl der am Markt verfügbaren MES Lösungen hat in den letzten Jahren immer weiter zugenommen. Und auch das Funktionsangebot wurde immer weiterentwickelt. Dabei liegt der funktionale Fokus nach wie vor im Bereich der Produktionsfeiplanung und -steuerung, auch wenn zunehmend Bereiche wie z.B. Personaleinsatzplanung, Qualitätsmanagement und Instandhaltungsmanagement – die ja eher den Produktionsprozess im engeren Sinne betreffen – unterstützt werden. So ergibt sich ein breites Spektrum der Funktionsabdeckung, das aber durchaus heterogen ist und eine eingehende Analyse erfordert. In dem Funktionsblock Feinplanung und –steuerung z.B. lässt sich beobachten, dass die Verwaltung von Produktionsaufträgen für als Standardfunktionalität angesehen werden kann. Die Planung von Batch-Produkten oder die Optimierung komplexer Auftragsnetze hingegen unterstützen weniger als 60% der Systeme. Im Rahmen der Produktionssteuerung werden Funktionen wie die Belegungsplanung oder das Controlling der Produktion von den meisten der Lösungen unterstützt. Die Funktion Chargenverwaltung in der Produktion oder eine ressourcenübergreifende Belegungsplanung hingegen, können weniger als 70% der MES Lösungen aufweisen. Die Vielzahl an vorhandenen Lösungen auf dem dynamischen MES-Markt einerseits und die unternehmensspezifischen Anforderungen an die Systeme andererseits führen häufig zu Ungewissheiten. Daher bleibt die Auswahl einer geeigneten Lösung eine echte Herausforderung für alle Produktions- bzw. IT-Verantwortlichen.


Selbst die jüngeren unter uns werden es schon ab und zu zu spüren bekommen haben: mit zunehmendem Alter nimmt auch die Zahl der „Wehwehchen“ zu. Das gilt für uns Menschen ebenso wie für andere Lebewesen auf dieser Erde – und eben auch für viele Dinge, die wir herstellen und entwickeln. Auch wenn ein ERP System in die Jahre kommt, kann es schonmal an verschiedenen Stellen ziepen und zwacken. Dabei berechnet sich das Alter eines ERP Systems nicht unbedingt aus Jahren und Monaten – eine viel größere Rolle spielt die Entwicklung, die das Unternehmen seit der Installation des ERP Systems durchlaufen hat. „Schutzhaltungen“ Die meisten Unternehmen setzen ihre ERP Systeme nach dem Einführungsprojekt über viele Jahre nahezu unverändert ein. Die vom Wartungspartner zur Verfügung gestellten Updates und neuen Releases werden zwar mehr oder weniger regelmäßig in das ERP System eingespielt, aber eine echte Aktualisierung der Installation im Hinblick auf geänderte Abläufe erfolgt in den seltensten Fällen. Ändern sich Geschäftsprozesse oder gibt es sonstige betriebliche Veränderungen, bekommen die Mitarbeiter der operativen Fachabteilungen als erste zu spüren, dass sie die für ihre Arbeit notwendigen Informationen nicht mehr aus dem ERP System geliefert bekommen bzw. Prozesse nicht mehr über das System steuern können. Und was tut man, wenn man Schmerzen im linken Bein hat? Man nimmt instinktiv eine Schutzhaltung ein und belastet das rechte stärker. Übersetzt in die Welt der ERP Systeme heißt das: die Mitarbeiter schaffen sich sogenannte „Work-Arounds“ – in der Regel mit Microsoft Excel oder anderen Office-Produkten. Aber genauso, wie die Schutzhaltung irgendwann zu Schmerzen im rechten Bein führt, bergen auch diese „Work-Arounds“ gefährliche Nebenwirkungen: Doppelte Datenhaltung bzw. unvollständige Daten im ERP System erhöhen z.B. den Aufwand bei der Datenpflege und führen zu Intransparenz. Keine Angst vor der Diagnose Die Frage, wo sich Abläufe geändert haben und eine Anpassung des ERP Systems erforderlich ist, ist für die IT Verantwortlichen in den Unternehmen oft nicht ohne weiteres zu beantworten. Naturgemäß nutzen sie das ERP System in ganz anderen Zusammenhängen als beispielsweise die Vertriebsmitarbeiter oder die Buchhaltung. Ihnen fehlt vielfach die Möglichkeit, den Erfahrungshorizont der Endanwender des ERP Systems gezielt zu nutzen, um Schwachstellen zu erkennen oder Verbesserungsvorschläge zu erhalten. Hinzu kommt, dass viele Unternehmen sich scheuen, dieses Thema aktiv anzugehen, weil sie hohe Kosten und Aufwände befürchten und die Stabilität des bestehenden ERP Systems nicht gefährden wollen – ganz nach dem bekannten Motto „Never change a running system“. Schließlich fehlt den internen IT Abteilungen in der Regel auch die Erfahrung und Zeit, ein entsprechendes Vorhaben aufzusetzen und durchzuführen. Trotzdem lässt sich der Gesundheitscheck letztendlich nicht vermeiden und wenn man alle Potenziale, die ein ERP System dem Unternehmen bieten kann auch ausschöpfen will, sollte man auch nicht darauf verzichten. Mit der richtigen Unterstützung durch einen erfahrenen Berater und bewährte Werkzeuge, lässt sich eine auf das Unternehmen individuell zugeschnittene strukturierte ERP Einsatzanalyse (ERP Audit) sehr effizient durchführen. Eine Befragung der Endanwender des ERP Systems fördert die wichtigsten Schwachstellen und Verbesserungspotenziale schnell zu Tage und zeigt deutlich, an welchen Stellen die Unterstützung der Geschäftsprozesse durch das ERP System krankt und wie erste Optimierungsmaßnahmen aussehen könnten. Therapie einleiten Einige dieser Verbesserungsmaßnahmen (wie z.B. Mitarbeiterschulungen) können recht kurzfristig eingeleitet werden und dementsprechend schnell Wirkung zeigen. Andere Maßnahmen erfordern einen Eingriff in die aktuelle ERP Konfiguration, müssen normalerweise mit dem ERP Anbieter zusammen durchgeführt werden und machen sich eher mittel- oder gar langfristig bemerkbar. Ob, wie und wann man die „Big Steps“ in Angriff nimmt, hängt von der verfügbaren Kapazitäten und Budgets ab. Nicht zögern sollte man bei der Umsetzung der „Quick wins“, also der Maßnahmen die bei wenig Aufwand eine hohe Wirkung erzielen.


Es gibt viele Gründe für ein Unternehmen, seine Software-Landschaft zu erneuern. Meistens geht es darum, Abläufe und Prozesse zu beschleunigen oder zu vereinfachen, den Informationsfluss im Unternehmen zu verbessern oder eine höhere Prozessintegration zu erreichen. Auch die Konsolidierung der Software-Landschaft, also die Abschaffung von Insellösungen oder die Vereinheitlichung der eingesetzten Software-Werkzeuge im Unternehmen ist ein häufiger Grund für das Aufsetzen eines ERP Projekts. Was auch immer die Motivation für die Einführung einer neuen ERP Software, wie auch immer die Ziele, die mit der neuen ERP Software erreicht werden sollen: Das Projekt „Einführung einer ERP Software“ beinhaltet in jedem Fall ein ganzes Bündel von Aufgaben, die gemeistert werden müssen. Wenn man vermeiden will, dass sich das eigene ERP Projekt in die Gruppe der gescheiterten, rückabgewickelten oder abgebrochenen ERP Projekte einreiht, von denen man immer wieder hört und liest, gilt es einige grundsätzliche Regeln zu kennen, deren Einhaltung über Gelingen und Misslingen entscheiden kann:
1. Regel: Betrachten Sie das ERP Projekt als Chefsache… Die Implementierung einer ERP Software tangiert alle Unternehmensbereiche und Abteilungen und involviert daher viele Mitarbeiter. In der Regel sind eine Reihe von Geschäftsabläufen zu reorganisieren, entweder um Schwachstellen zu beseitigen oder um sie ohne aufwändiges Customizing mit der neuen ERP Software abbilden zu können. Hier müssen – ggfs. weitreichende – Entscheidungen vom Management getroffen werden. Es kommt zu einer Doppelbelastung von Projektleiter und -mitarbeitern, die sich zwangsläufig im Tagesgeschäft bemerkbar macht. Ggfs. entstehen Zielkonflikte zwischen Linien- und Projektorganisation, die nur durch das Management aufgelöst werden können. Fehlende Zielfestlegung und -durchsetzung kann zu einem Entscheidungs-Vakuum führen und das Projekt neuen ERP Software vom Kurs abbringen. …reines „Management by Delegation“ ist fehl am Platz!
2. Regel: Beziehen Sie die End-Anwender der ERP Software frühzeitig in das Projekt ein… Experten für ERP Software (interne wie externe) kennen die individuellen Geschäftsprozesse nicht vollständig, insbesondere Besonderheiten des Unternehmens sind oftmals nur wenigen beteiligten Anwendern bekannt. „Pflegeleicht“ und „im Tagesgeschäft gut zu entbehren“ sind keine brauchbaren Auswahlkriterien für die Aufnahme eines Mitarbeiters ins Projektteam – die fachlich kompetentesten und akzeptiertesten Mitarbeiter gehören ins Boot. Auch eine latente Ablehnung der neuen ERP Software kann nach der Einführung zu Problemen führen oder verhindern, dass seine Leistungsfähigkeit voll ausgeschöpft wird. Um eine möglichst hohe Akzeptanz der neuen ERP Software zu erreichen, müssen auch die nicht direkt am Projekt beteiligten Mitarbeiter periodisch und/oder situativ über den Projektstand und das Vorgehen informiert werden. …motivierte Anwender lassen die ERP Software seine Arbeit tun!
3. Regel: Schaffen Sie ein sicheres Fundament durch eine strukturierte Auswahl des ERP Systems… Die auf dem Markt angebotenen ERP Systeme unterscheiden sich stark hinsichtlich ihres Funktionsumfangs und der eingesetzten Technologie. Sie eignen sich daher mehr oder weniger für bestimmte Branchen, Fertigungstypen, etc.. Gleiches gilt für die ERP Anbieter, die je nach Kundenstruktur über mehr oder weniger Erfahrung bei bestimmten Unternehmenstypen verfügen. Wird die Auswahl des ERP Systems daher nicht strukturiert und umfassend durchgeführt, kommt es bei der Einführung häufig zu Problemen oder Verzögerungen weil Funktionalität oder Know-how auf System- bzw. Anbieterseite fehlen. Bei einer strukturierten Auswahl eines ERP Systems wird ein Lastenheft erstellt, das zunächst hauptsächlich dazu dient, die Anforderungen an die neue Lösung zu definieren und zu priorisieren. Dieses Lastenheft dient während der Einführung als Controlling-Instrument bei der Abnahme von Meilensteinen bzw. des Gesamtprojektes. Ein Ergebnis einer strukturierten Auswahl eines ERP Systems sind belastbare Aufwands- und Kostenabschätzungen durch den ERP Anbieter. Im Laufe der Ausschreibung auf Basis des Lastenheftes und der Anbieterpräsentation hatte der ERP Anbieter bereits Gelegenheit, sich mit den besonderen Herausforderungen des Projektes auseinander zu setzen. Alle Ergebnisse einer strukturierten Auswahl eines ERP Systems fließen in den Vertrag mit dem ERP Anbieter ein und helfen zu regeln, welche Leistungen wann erbracht werden müssen. Ein gut gemachter Vertrag ist der beste Garant für die reibungslose Zusammenarbeit zwischen den Partnern. …eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete!
4. Regel: Achten Sie auf ein konsequentes Projektmanagement und -controlling… ERP Projekte brauchen Transparenz. Nur mit einer aussagekräftigen Projektdokumentation kann ein nachhaltiger Projekterfolg bei der ERP System Einführung gewährleistet werden. ERP Projekte brauchen Stabilität. Die Projektorganisation und die -ziele müssen bereits zu Beginn des Projektes definiert werden. Gleiches gilt für den Projekt-Zeitplan und den Bedarf interner Ressourcen. ERP Projekte brauchen Struktur. Der Projektfortschritt muss ständig transparent nachvollziehbar sein. Dazu müssen über die sog. Meilensteine Teilzeile definiert werden, deren Erreichung regelmäßig überwacht wird. ERP Projekte brauchen Führung. Nur wenn die Projektleitung mit dem erforderlichen Rückhalt in der Geschäftsleitung und den entsprechenden Befugnissen ausgestattet ist, können die notwendigen Entscheidungen getroffen und konsequent umgesetzt werden. Eine enge Abstimmung mit dem Management und klare Ansagen aus der Unternehmensleitung sorgen für die erforderliche Durchsetzungsfähigkeit im Projekt. …so halten Sie Ihr Projekt auf Kurs!
5. Regel: Prüfen Sie die Einbindung eines externen Beraters… Die Methoden-Kompetenz und die erforderliche Marktkenntnis für ein umfassendes ERP Projekt ist selten im Unternehmen vorhanden. Auf die ERP-Auswahl und -Einführung spezialisierte Berater kennen die typischen Hürden und Knackpunkte solcher Projekte und können drohenden Krisen frühzeitig mit entsprechenden Maßnahmen begegnen. Ein erfahrener und anbieterneutraler ERP-Spezialist kennt den Markt und die üblichen Leistungsangebote inkl. der gängigen Preise. Er bietet damit wertvolle Unterstützung bei den Vertragsverhandlungen und bei der Einschätzung etwa von Change Requests, die während der Implementierung entstehen. Ein externer Berater wirkt als Moderator vermittelnd bei auftretenden Problemen innerhalb des Projektteams, die ansonsten den Projektfortschritt gefährden könnten. Ein Berater bringt durch seine Erfahrung und sein Know-how neue Sichtweisen in das Projekt und erleichtert damit den Weg zu neuen Lösungsansätzen. …professioneller Rat tut dem Projekt gut!

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