ECM als strategischer Partner der Digitalisierung

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) helfen Unternehmen bei der Lebenszyklusverwaltung von Dokumenten. Wichtige Abschnitte dieses Zyklus sind die Erfassung, die Speicherung, das Hinzufügen von Attributen (Indexierung), die systematische Ablage, die gezielte Suche, die Anzeige am Bildschirm und das gesetzeskonforme Löschen oder Archivieren der einzelnen Dokumente.Die stetige Weiterentwicklung verschiedener DMS mit unterschiedlichen branchenspezifischen und technischen Schwerpunkten macht das Marktangebot vielfältig und folglich schwer überschaubar. Neben gängigen Funktionen, wie dem integrierten Workflowmanagement, gibt es für DMS auch differenzierende Funktionen, wie die Volltextsuche in Bilddokumenten oder die Schnittstellenverwaltung über einen Schnittstellenkonfigurator. Des Weiteren gilt es zu differenzieren zwischen Stand-Alone-Lösungen und Systemen, die sich in vorhandene Systemwelten integrieren oder mit weiteren Modulen um zusätzliche Funktionen erweitern lassen. Nach wie vor gibt es eine Vielzahl unterschiedlicher Systemanbieter am DMS-Markt, die hinsichtlich ihrer angebotenen funktionellen Leistungsmerkmale, der anfallenden Kosten und weiteren Aspekten (Branchen-Know-how, Stabilität, Zukunftsfähigkeit, Reaktionsfähigkeit) nur schwer miteinander zu vergleichen sind.Die Anbieter werden gebeten, bei ihren Systempräsentationen auf zwei bis drei der folgenden Punkte einzugehen:

Anlegen einer Ordner- und Aktenstruktur, der Dokumente darin und ihrer Indexdaten
Mehrfachnutzung, Dokumentenschutz und GoBD-Konformität
Volltextindizierung und Volltextsuche
Eingabe, Veränderung und Extraktion von Metadaten
Workflow anlegen und durchlaufen, Erinnerungsfunktionen

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Termine:

Dienstag, 12.06., 11.00 – 13.30 Uhr,
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Mittwoch, 13.06., 12.30 – 15.00 Uhr,
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Donnerstag, 14.06., 11.30 – 14.00 Uhr,
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Teilnehmende DMS-Anbieter: