Die Auswahl neuer Unternehmenssoftware ist eine zentrale strategische Entscheidung, die maßgeblich den Erfolg Ihres Unternehmens beeinflusst. Ob Auftragsabwicklung (ERP), Marketing und Vertrieb (CRM), Personalverwaltung (HRM) oder Lagerverwaltung (LVS) – die richtige Softwarelösung optimiert Prozesse, steigert die Produktivität und sichert langfristige Wettbewerbsfähigkeit. Umgekehrt führen Fehlentscheidungen häufig zu unerwarteten Kosten, ineffizienten Abläufen und mangelnder Akzeptanz seitens der Mitarbeiter.
Eine professionelle, strukturierte Vorgehensweise bei der Software-Auswahl ist daher unverzichtbar. Sie stellt sicher, dass alle relevanten Anforderungen umfassend berücksichtigt, potenzielle Risiken minimiert und eine optimale Lösung für die individuellen Anforderungen des Unternehmens gefunden wird.
Eine fundierte Software-Auswahl bildet die Grundlage für die erfolgreiche Digitalisierung und Optimierung betrieblicher Abläufe. Ohne strukturierte Herangehensweise besteht die Gefahr, dass Systeme eingeführt werden, die nicht zu den tatsächlichen Anforderungen passen – mit gravierenden Folgen: unnötige Mehrkosten, Projektverzögerungen, unzureichende Funktionalität und Frustration bei den Anwendern.
Ein strukturierter Auswahlprozess ermöglicht es dagegen, die individuellen Geschäftsprozesse und strategischen Ziele des Unternehmens frühzeitig zu berücksichtigen. Anforderungen werden klar definiert, Anbieter objektiv bewertet und Projektrisiken systematisch reduziert. Gleichzeitig entsteht durch die Dokumentation der Anforderungen – z. B. in Form eines Lastenhefts – ein gemeinsames Verständnis zwischen Projektteam und Software-Anbietern.
Rund 60 % aller ERP-Projekte verfehlen ihre Ziele teilweise oder vollständig – häufig wegen unzureichender Planung oder fehlender strukturierter Vorgehensweise. Vermeiden Sie dieses Risiko durch eine gründliche Vorbereitung und systematische Software-Auswahl.
Zudem schafft die strukturierte Vorgehensweise eine solide Entscheidungsgrundlage für die Geschäftsleitung und sorgt dafür, dass Investitionen in IT-Systeme langfristig tragfähig und zukunftssicher sind. Auch in komplexen Auswahlprozessen – etwa bei einer Systemauswahl für mehrere Standorte, einer ERP-Evaluierung mit internationalem Rollout oder der Software-Beschaffung im Rahmen öffentlicher Ausschreibungen – bietet eine methodische Vorgehensweise klare Vorteile. Gerade in Zeiten wachsender Komplexität, Hybrid-Architekturen und zunehmender Cloud-Angebote ist ein methodisches Vorgehen ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Software-Auswahl.
Die Auswahlphase verursacht zwar nur etwa 20 % der Gesamtkosten eines Software-Projektes, doch bereits in dieser frühen Phase werden über 80 % der späteren Kosten beeinflusst. Eine strukturierte Auswahl sichert somit erhebliches Optimierungspotenzial.
Der Markt für Business Software ist durch eine hohe Komplexität, Vielzahl an Lösungen und unterschiedliche Anbieterprofile geprägt. Diese Vielfalt kann schnell überfordernd wirken und die Software-Auswahl erheblich erschweren. Die Anbieter unterscheiden sich deutlich hinsichtlich ihrer Ausrichtung, Funktionsbreite, Spezialisierung und Servicequalität.
Die Auswahl einer neuen Business-Software ist kein Selbstzweck. Vielmehr zielt sie immer auf eine erfolgreiche Implementierung und Inbetriebnahme der Lösung ab. Studien belegen, dass mehr als 60 % der ERP-Projekte ihre Ziele nicht vollständig erreichen – oft aufgrund unklarer Anforderungen oder mangelnder Planung. Eine professionelle Software-Auswahl minimiert solche Risiken erheblich und sorgt für maximale Investitionssicherheit.
Der IT-Matchmaker® (www.it-matchmaker.com) ist eine der führenden Plattformen für die Auswahl und Einführung von Business Software. Mit dem IT-Matchmaker evaluieren Sie mehr als 4.000 Business Software-Lösungen und finden schnell und sicher die passende Lösung für Ihr Unternehmen.
Die Wahl der richtigen Softwarelösung ist stets eine Kombination aus Produktqualität und Anbieterkompetenz. Vergewissern Sie sich immer, dass Ihr gewählter Partner die benötigten Erfahrungen und Referenzen nachweisen kann.
Neben der Wahl der Software selbst ist auch die Auswahl des passenden Partners entscheidend. Vertriebspartner und Implementierungspartner unterscheiden sich erheblich in ihrer Kompetenz, Erfahrung und Qualität ihrer Dienstleistungen. Große Hersteller wie Microsoft setzen besonders stark auf Vertriebspartner, die umfangreiche Anpassungen und Erweiterungen der Standardsoftware vornehmen und individuelle Beratungsleistungen sowie Implementierungsservices anbieten. Eine erfolgreiche Software-Auswahl berücksichtigt daher sowohl die Leistungsfähigkeit der Software als auch die Qualität und Kompetenz des gewählten Implementierungspartners.
Die ImplAiX®-Methodik bietet Unternehmen einen klar definierten, praxisorientierten Rahmen, um die Auswahl von Business Software systematisch und strukturiert durchzuführen. Sie ermöglicht eine transparente, objektive und effiziente Entscheidungsfindung, die umfassend auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens abgestimmt ist.
Die Methodik basiert auf der Erkenntnis, dass bereits in der Auswahlphase zentrale Weichen für die spätere Implementierung und Nutzung der Software gestellt werden. ImplAiX® stellt dabei sicher, dass sämtliche Aspekte des Auswahlprozesses nachvollziehbar dokumentiert werden und somit auch langfristig verfügbar sind.
Das Aachener Implementierungsmodell für Business Software – ImplAiX® bildet den Rahmen für erfolgreiche Auswahl- und Implementierungsprojekte.
Die Phase „Vorbereitung und Analyse“ legt das entscheidende Fundament für den gesamten Auswahlprozess. In dieser ersten und wichtigen Phase werden folgende Schritte systematisch abgearbeitet:
Durch diese sorgfältige Vorbereitung wird sichergestellt, dass die anschließende Auswahlphase fokussiert, zielführend und erfolgreich durchgeführt werden kann. Die umfassende Dokumentation und klare Anforderungsdefinition gewährleisten zudem eine objektive Bewertung und Vergleichbarkeit der Angebote sowie eine Minimierung von Risiken und Unsicherheiten im späteren Implementierungsprozess.
Nachdem in der Vorbereitungs- und Analysephase ein solides Fundament gelegt wurde, folgt die eigentliche Auswahl der passenden Business-Software und des zugehörigen Implementierungspartners. Die ImplAiX®-Methodik sieht hierbei eine mehrstufige Vorgehensweise vor, um Transparenz und Objektivität im Entscheidungsprozess sicherzustellen.
Die Ergebnisse jeder Stufe werden sorgfältig dokumentiert, um eine nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage zu schaffen. Die systematische Bewertung reduziert emotionale Entscheidungen und subjektive Einflüsse erheblich und erhöht die Akzeptanz der finalen Entscheidung innerhalb der Organisation.
Die ImplAiX®-Methodik stellt dabei sicher, dass nicht nur die Anforderungen der Fachabteilungen berücksichtigt werden, sondern auch strategische, technische und wirtschaftliche Kriterien systematisch in die Entscheidung einfließen.
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Die Auswahl einer neuen Software ist komplex und fehleranfällig. Folgende Fehler treten besonders häufig auf und sollten aktiv vermieden werden:
Ohne die aktive Unterstützung und das klare Commitment der Geschäftsleitung ist das Risiko groß, dass das Projekt scheitert oder nur halbherzig umgesetzt wird. Ein engagiertes Management schafft Vertrauen im gesamten Unternehmen, stellt sicher, dass notwendige Ressourcen bereitgestellt werden, und trifft bei Bedarf wichtige Entscheidungen schnell und entschlossen. Regelmäßige Updates und klare Kommunikation seitens der Führungsebene helfen, die Projektmotivation aufrechtzuerhalten und Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen.
Ohne eine klar definierte IT-Strategie und festgelegte Projektziele besteht die Gefahr, dass die ausgewählte Softwarelösung nicht die Anforderungen des Unternehmens trifft. Klare Ziele, die messbar und realistisch formuliert sind, dienen als Orientierungspunkt während der gesamten Projektlaufzeit. Eine präzise IT-Strategie stellt sicher, dass die ausgewählte Software zukunftsfähig ist und gut zur bestehenden IT-Infrastruktur sowie den strategischen Unternehmenszielen passt.
Viele Unternehmen unterschätzen den Zeitaufwand sowie die personellen und finanziellen Ressourcen, die für eine gründliche Softwareauswahl nötig sind. Dies führt häufig zu einer Überlastung der Projektmitarbeiter oder unzureichenden Bewertungen der Anbieter. Eine realistische Projektplanung, die ausreichend Zeitpuffer und Ressourcen vorsieht, stellt sicher, dass der Auswahlprozess gründlich und professionell durchgeführt werden kann.
Wird die Perspektive der zukünftigen Nutzer nicht ausreichend berücksichtigt, droht mangelnde Akzeptanz der neuen Softwarelösung. Nutzer, die nicht frühzeitig eingebunden sind, fühlen sich oft übergangen und reagieren ablehnend. Die frühzeitige Einbindung der Anwender in Workshops, Interviews und Testphasen fördert die Akzeptanz, schafft ein gemeinsames Verständnis der Anforderungen und ermöglicht es, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu adressieren.
Eine Softwarelösung, die umfangreiche Anpassungen benötigt, verursacht nicht nur hohe Kosten, sondern erschwert auch die spätere Wartung und Durchführung von Updates. Der Fokus sollte auf Lösungen liegen, die bereits im Standardumfang einen hohen Grad an Übereinstimmung mit den Unternehmensanforderungen aufweisen. Anpassungen sollten nur dort erfolgen, wo sie tatsächlich notwendig sind, um die Komplexität und Risiken gering zu halten.
Ohne klar definierte und dokumentierte Anforderungen fehlt eine objektive Grundlage, um verschiedene Anbieter und Lösungen miteinander vergleichen zu können. Ein umfassendes Lasten- und Pflichtenheft stellt sicher, dass alle Anforderungen präzise dokumentiert sind und bietet die Grundlage für objektive, nachvollziehbare Entscheidungen während der Software-Auswahl.
Unternehmen, die erstmals eine komplexe Softwareauswahl durchführen oder über wenig Erfahrung verfügen, unterschätzen oft die Komplexität und die erforderlichen Ressourcen. Der Einbezug externer Experten kann hier entscheidend sein. Diese bringen umfassende Erfahrung, Marktkenntnis und neutrale Sichtweisen ein und helfen, typische Fehler zu vermeiden und den Auswahlprozess effizient zu gestalten.
Die Betrachtung nur der initialen Anschaffungskosten führt häufig zu einer falschen Wirtschaftlichkeitsbewertung. Wartungsgebühren, Lizenzkosten, Schulungskosten, Anpassungen und laufende Betriebskosten können langfristig einen erheblichen Anteil der Gesamtkosten ausmachen. Eine umfassende Betrachtung aller Kostenaspekte hilft, böse Überraschungen zu vermeiden und eine realistische Budgetplanung sicherzustellen.
Indem diese typischen Fehler vermieden werden, erhöht sich die Erfolgswahrscheinlichkeit des Projekts erheblich und Unternehmen profitieren langfristig von einer optimal passenden Softwarelösung.
Nach der sorgfältigen Auswahl der passenden Software und des Implementierungspartners beginnt die entscheidende Phase der Vertragsverhandlungen und Vergabe. In dieser Phase wird die Zusammenarbeit formalisiert und rechtlich abgesichert. Ein strukturierter und methodischer Übergang zur Implementierung gewährleistet, dass alle Voraussetzungen für den erfolgreichen Projektstart geschaffen werden.
In der Vergabephase werden wichtige Konditionen zwischen Unternehmen und Anbieter professionell verhandelt. Dabei ist besonders auf eine präzise Definition des Leistungsumfangs, klare Zahlungsmodalitäten, verbindliche Zeitpläne, Gewährleistungs- und Haftungsregelungen sowie langfristige Support- und Wartungsbedingungen zu achten. Eine gründliche Vorbereitung und professionelle Verhandlungsführung helfen, das Projektrisiko zu minimieren und langfristige Kostenkontrolle sicherzustellen.
Bei Software-Verträgen sind folgende Einzelverträge bzw. Vertragsbestandteile zu unterscheiden:
Die Einzelverträge bzw. Vertragsbestandteile können unterschiedlich ausgestaltet sein und unterliegen meist unterschiedlichem Recht. Die Form des Lizenzvertrages beispielsweise hängt maßgeblich von der Art der Software-Überlassung (Kauf, Miete oder Leasing) ab und bestimmt die rechtlichen Rahmenbedingungen. Ein Lizenzvertrag ist rechtlich nicht explizit geregelt, weshalb dessen konkrete Ausgestaltung individuell erfolgen sollte.
Ein zentraler Unterschied bei Vertragsgestaltungen ist der zwischen Werk- und Dienstverträgen. Beim Werkvertrag verpflichtet sich der Anbieter, einen klar definierten Erfolg zu erbringen. Die Zahlung erfolgt erst nach erfolgreicher Abnahme des Werkes. Werkverträge bieten den Vorteil einer exakten Definition der zu erbringenden Leistungen, ermöglichen eine kontrollierte Kostenstruktur und übertragen klare Verantwortlichkeiten an den Systempartner.
Beim Dienstvertrag hingegen wird lediglich eine Bemühung zur Erbringung einer Dienstleistung geschuldet, nicht aber ein konkreter Erfolg. Dienstverträge ermöglichen eine höhere Flexibilität und sind insbesondere bei kleineren oder agilen Projekten häufig einfacher zu handhaben. Allerdings bieten sie weniger Sicherheit hinsichtlich der konkret erzielten Ergebnisse.
Werkverträge oder Verträge mit Werkvertragscharakter werden oft bevorzugt, da sie eine hohe Sicherheit im Projektverlauf bieten. In der Praxis werden auch Dienstverträge genutzt, die Elemente eines Werkvertrags enthalten, um Verantwortlichkeiten klarer festzulegen und Risiken zu minimieren. Wichtig ist dabei stets eine klare und vollständige Leistungsspezifikation, eine detaillierte Aufgabenverteilung, insbesondere bezüglich der Mitwirkungspflichten des Kunden, sowie präzise definierte Abnahmeregelungen.
Für eine sichere Vertragsgestaltung sind insbesondere präzise Leistungsspezifikationen, klare Abnahmeregelungen, eine verbindliche Aufgabenverteilung (z.B. in Form einer RACI-Matrix), Anforderungen an das Projektmanagement und eine solide Dokumentation entscheidend. Zusätzlich sollten vertragliche Regelungen für Change Requests, Mitwirkungspflichten beider Seiten, Projektcontrolling, Eskalationsmechanismen sowie Pufferzeiten und Iterationen berücksichtigt werden.
Der Übergang zur Implementierung, die sogenannte Initialisierungsphase, bildet die Grundlage für den Projekterfolg. Wesentliche Aktivitäten in dieser Phase umfassen die klare Definition der Projektorganisation und Zuständigkeiten, die Durchführung eines Kick-off-Meetings zur Sicherstellung eines gemeinsamen Verständnisses aller Beteiligten, den Einsatz geeigneter Projektdokumentations- und Kommunikationswerkzeuge sowie Basis-Schulungen und Onboarding für das Projektteam.
Um diesen Übergang noch gezielter zu unterstützen, sollten Unternehmen außerdem eine verbindliche Projektmethodik (z.B. agil, hybrid oder klassisch) festlegen, klare Kommunikationswege und regelmäßige Abstimmungstermine definieren, detaillierte Risikoanalysen durchführen und klare Regelungen zum Projektcontrolling und zur Auditierung während der Implementierungsphase vereinbaren. So entsteht eine solide Basis für die erfolgreiche Einführung und nachhaltige Nutzung der gewählten Business-Software.
Die Dauer einer Software-Auswahl hängt stark von der Komplexität des Projektes und der Unternehmensgröße ab. Typischerweise erstreckt sich der Prozess über drei bis sechs Monate, bei komplexen Anforderungen oder umfangreichen Lösungen kann er aber durchaus auch länger dauern.
Ein Lastenheft dokumentiert detailliert alle Anforderungen, die ein Unternehmen an eine neue Softwarelösung stellt. Es bildet die Grundlage für den gesamten Auswahlprozess, ermöglicht eine objektive und nachvollziehbare Bewertung der Anbieter und Lösungen und dient als Kommunikationsinstrument während des gesamten Projekts.
In der Regel sollten etwa drei bis fünf Anbieter in die engere Auswahl kommen. Dies ermöglicht einerseits eine intensive und detaillierte Bewertung, andererseits bleibt der Auswahlprozess übersichtlich und effizient.
Um die optimale Softwarelösung für Ihr Unternehmen zu finden, empfiehlt sich eine systematische Vorgehensweise. Neben der internen Analyse der Geschäftsprozesse und Anforderungen sollten Sie zusätzlich folgende Quellen nutzen: Internetrecherchen, Messebesuche, Empfehlungen aus dem eigenen Netzwerk und spezialisierte Suchmaschinen. Eine effektive Unterstützung bietet zum Beispiel der IT-Matchmaker (www.it-matchmaker.com). Diese Plattform enthält umfassende Informationen zu rund 4.000 Software-Lösungen und stellt mit dem Service „smartRFI“ eine KI-gestützte Methode zur Verfügung, um gezielt Anbieter auszuwählen und Anfragen zu stellen.
Eine universell beste Business-Software existiert nicht. Jede Software hat spezifische Stärken und Schwächen. Deshalb sollte der Fokus darauf liegen, jene Lösung zu finden, die am besten die individuellen und spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt. Entscheidend ist dabei eine gründliche Analyse der eigenen Geschäftsprozesse, Anforderungen und eine sorgfältige Bewertung potenzieller Lösungen und Anbieter. Zudem ist eine professionelle Begleitung des Auswahlprozesses sinnvoll, um Fehler zu vermeiden und die optimale Entscheidung zu treffen.
Externe Beratung empfiehlt sich insbesondere dann, wenn im Unternehmen wenig Erfahrung mit komplexen Software-Auswahlen vorhanden ist, interne Ressourcen knapp sind oder eine neutrale und objektive Perspektive notwendig erscheint. Externe Berater bringen Marktkenntnisse, methodische Kompetenz und umfangreiche Erfahrung ein, um den Auswahlprozess sicherer und effizienter zu gestalten.
Der zentrale Unterschied besteht darin, dass beim Werkvertrag ein konkreter Erfolg geschuldet wird (z. B. die funktionierende Softwarelösung nach definierten Kriterien), während beim Dienstvertrag lediglich die Erbringung einer Dienstleistung bzw. Bemühung geschuldet wird, jedoch kein Erfolg garantiert ist. Werkverträge bieten mehr Sicherheit hinsichtlich der Ergebnisse, während Dienstverträge flexibler gehandhabt werden können.
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