Datenschutzhinweise – Guided Tours

1. Verantwortlicher

Trovarit AG
Campus-Boulevard 57, 52074 Aachen, Deutschland
E-Mail: info@trovarit.com

Datenschutzkontakt: 
Claudia Benesch
Interne Datenschutzbeauftragte
E-Mail: datenschutz@trovarit.com

2. Welche Daten verarbeiten wir?

Im Rahmen der Guided Tours verarbeiten wir – je nach Angabe im Anmeldeformular – insbesondere:

• Vor- und Nachname
• Unternehmen
• geschäftliche Kontaktdaten (E-Mail, optional Telefon)
• gebuchte Tour(en) / Termin(e) und ggf. Kommentare/Schwerpunkte
• organisatorische Daten im Zusammenhang mit der Durchführung (z. B. Teilnahmebestätigung, Anwesenheitsliste)

3. Wofür verarbeiten wir die Daten?

A) Organisation und Durchführung der Guided Tours

Wir verarbeiten Ihre Daten, um Ihre Anmeldung zu bearbeiten, Plätze zu vergeben, Informationen zu Ablauf/Treffpunkt zu übermitteln und die Tour organisatorisch durchzuführen.

B) Weitergabe an Aussteller und deren Direktmarketing (nur mit Einwilligung)

Sofern Sie im Anmeldeformular einwilligen, übermitteln wir Ihre im Rahmen der Anmeldung angegebenen Daten (insbesondere Name, Unternehmen und Kontaktdaten) an die Aussteller, die an der von Ihnen gebuchten Guided Tour teilnehmen.

Diese Aussteller dürfen Sie auf Grundlage Ihrer Einwilligung zu Zwecken der Direktwerbung kontaktieren (z. B. Follow-up, Informationszusendung, Terminvereinbarung).

Zeitpunkt der Übermittlung: kurz nach der Tour, spätestens am Folgetag.
Abrechnungshinweis: Die Aussteller erhalten Leads zu tatsächlich erschienenen Anwenderunternehmen (gemäß Anwesenheitsliste).

C) Direktmarketing durch Trovarit (nur mit Einwilligung)

Sofern Sie im Anmeldeformular einwilligen, informieren wir Sie per E-Mail über Angebote und Leistungen der Trovarit AG (z. B. Beratung, Services, Veranstaltungen).

D) Fotoaufnahmen (Information + Opt-out)

Während der Guided Tours können Fotoaufnahmen zur Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit entstehen (z. B. Website, Rückblick, Bewerbung der Guided Tours im Folgejahr). Wenn Sie nicht fotografiert werden möchten, geben Sie unserem Tour Guide bitte vor Ort kurz Bescheid oder kontaktieren Sie uns vorab unter [Kontakt einsetzen].

4. Rechtsgrundlagen

• Organisation und Durchführung der Tour: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen/Vertrag) und/oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Organisation und Durchführung).
• Weitergabe an Aussteller & Direktmarketing durch Aussteller: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
• Direktmarketing durch Trovarit: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
• Fotoaufnahmen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Dokumentation/Öffentlichkeitsarbeit); ggf. zusätzlich Einwilligung, sofern im Einzelfall eingeholt.

5. Empfänger der Daten

• Interne Empfänger: Mitarbeitende der Trovarit AG, die die Guided Tours organisieren und durchführen.
• Aussteller (bei Einwilligung): die an Ihrer konkreten Guided Tour teilnehmenden Aussteller (Leads).
• Dienstleister: ggf. technische Dienstleister (z. B. Hosting/Website/Formular/E-Mail), die als Auftragsverarbeiter tätig sind (Art. 28 DSGVO).

6. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

• Organisationsdaten zur Tour: i. d. R. bis zur Durchführung und Nachbereitung.
• Abrechnungs-/Nachweisdaten: entsprechend handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen.
• Marketingdaten (bei Einwilligung): bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung.

7. Widerruf Ihrer Einwilligungen

A) Widerruf Trovarit-Direktmarketing
Wenn Sie in Direktmarketing durch Trovarit eingewilligt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z. B. per E-Mail an: adressen@trovarit.com

B) Widerruf Aussteller-Leads / Direktmarketing durch Aussteller
Ihre Einwilligung zur Weitergabe an Aussteller und deren Direktmarketing können Sie ebenfalls jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen:

• gegenüber Trovarit: adressen@trovarit.com oder
• direkt gegenüber dem jeweiligen Aussteller, der Sie kontaktiert.

Geht ein Widerruf gegenüber Trovarit ein, informieren wir die betroffenen Aussteller. Aussteller sind verpflichtet, Widerrufe DSGVO-konform zu beachten.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die interne Datenschutzbeauftragte.

9. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

10. Verweis auf die allgemeine Datenschutzerklärung

Weitere allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung (z. B. Website-Betrieb, technische Protokolle, allgemeine Empfänger, allgemeine Betroffenenrechte) finden Sie in der Datenschutzerklärung der Trovarit AG unter:
www.trovarit.com/datenschutz