Dokumenten Management Systeme (DMS)…

waren ursprünglich vor allem Archivsysteme mit einfachen Funktionen zur Verwaltung und Recherche. In den vergangenen Jahren wurden sie sukzessive aufgrund der erweiterten Kundenwünsche ausgebaut. Eine Verlagerung des Schwerpunkts erfolgte hin zu einer Verbindung von Dokumenten und Prozessen. Neben die originären Aufgaben des Dokumentenmanagements (z.B. Ablage und Archivierung von Dokumenten) und die klassischen Bereiche Input-Management (z.B. Capturing) und Output-Management (z.B. Massendruck) traten also auch “erweiterte” Bereiche wie Workflow / Business Process Management, Collaboration, Records Management sowie Portal / Web Content Management.

Alle diese Aufgabenbereiche werden heute mit dem übergeordneten Begriff Enterprise Content Management (ECM) zusammengefasst.

 

Whitepaper zum Thema Enterprise Content Management

ECM für Mobile und Cloud-Computing
Whitepaper
ECM für Mobile und Cloud-Computing Autor: Marc Müller, Competence Center ECM/DMS, Trovarit AG
Erschienen: September 2017 (2. Auflage)
Dateigröße: 2,01 MB
Schlagworte: Cloud, Cloud ECM, Dokumentenmanagement (DMS/ECM), ECM, Mobile
Das neue Whitepaper "ECM für Mobile und Cloud-Computing" beschäftigt sich ganz aktuell mit den Vorteilen und Herausforderungen des Cloud-Einsatzes im ECM-Umfeld und gibt einen Überlick der auf dem Markt verfügbaren Lösungen. Cloud ECM ermöglicht Mitarbeitern aus dem Home-Office oder von unterwegs aus auf Daten innerhalb des Unternehmens zuzugreifen und wird in Punkto Mobilität und Flexibilität somit der modernen Arbeitswelt gerecht. Lesen Sie, was hinter dem Lösungsansatz CECM = Cloud + ECM steckt und welche Hilfestellungen es bei der Auswahl der passenden Lösung gibt.
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Nächster Halt... Infrastruktur. Cloud ECM als Teil der zukünftigen IT-Strategie
Autor: Marc Müller, Trovarit AG
Erschienen: Vortrag ECM-Forum CeBIT 2017
Schlagworte: Cloud, ECM
Flexibel, agil und mobil - so etwas bekommt man immer häufiger als Argument geboten, wenn es um Cloud Computing geht. So wie sich die Märkte verändern, so geschmeidig und zeitgemäß sollte auch die IT-Strategie eines modernen Unternehmens sein. Dass die Cloud heute und zukünftig noch viel stärker zu einer modernen IT-Strategie gehört, ist unbestreitbar. Wie aber passt das zur prozessorientierten Dokumentenverwaltung? Wie sieht es vor allen Dingen mit der Sicherheit aus, schon alleine vor den zumeist gewachsenen Sicherheitsrichtlinien der einzelnen Unternehmen? Immerhin werden individuelle Informationen und damit Wissen außerhalb der schützenden eigenen vier Wände gespeichert und verwaltet. Eine der wesentlichen Fragen hierbei ist die nach der Haftung: Wer haftet bzw. ist verantwortlich für was? Und natürlich spielen hier auch die Kosten keine unerhebliche Rolle.
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ECM im Mittelstand 2017
Bitkom-Studie: Status Quo und Perspektiven auf dem Weg zum Digital Office
ECM im Mittelstand 2017 Autor: Dr. Karsten Sontow und Marc Müller, Trovarit AG; Prof. Dr.-Ing. Volker Stich und Gregor Fuhs, FIR an der RWTH Aachen
Erschienen: 07.09.2017
Schlagworte: Dokumentenmanagement (DMS/ECM), ECM, Mittelstand
Die Bitkom-Studie »ECM im Mittelstand 2017« bietet anhand der Aussagen von über 600 mittelständischen Unternehmen eine Bestandsaufnahme der ECM-Praxis im Mittelstand. Im Vordergrund stehen Fragen zum Begriffsverständnis, zur Verbreitung, zu Nutzen und zu Kosten von ECM-Software ebenso wie zu zukünftigen Entwicklungen und Trends rund um ECM im Mittelstand. Aufgrund vergleichbarer Fragestellungen sind in weiten Teilen Aussagen zur Entwicklung seit 2013 möglich, die auf entsprechenden Studienergebnissen aus einer Vorgängerstudie basieren.
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Download der Studie ebenfalls beim Bitkom e.V. möglich.

Unsere Leistungen

ECM / DMS Potenzial-Check

  • Analyse der Schwachstellen und des Handlungsbedarfs
  • Erhebung der Ist-Prozesse
  • Potenzialanalyse

ECM / DMS Fachkonzept

  • Mittelfristige ECM / DMS Strategie
  • Gestaltung der Soll-Geschäftsprozesse

ECM / DMS Compliance Check

  • Verfahrensdokumentation nach GoBD
  • Nachweispflichten von SOX, EuroSOX, Produkthaftungsgesetz,
    Basel II etc.

Beratung bei der ECM / DMS-Auswahl

  • Potenzialanalyse
  • Lastenheft, Marktrecherche
  • Ausschreibung
  • Anbieterpräsentation
  • Vertragsverhandlungen

ECM / DMS-Assessment

  • Analyse der IST-Ablagestruktur, Entwicklung von Maßnahmen
  • Erhebung und Klassifikation führender Dokumentenarten
  • Ableitung einer systemischen Ablagestruktur für DMS/ECM

Der neue ECM-Guide

  • Success Stories
  • Unternehmensprofile
  • Marktüberblick
  • Fachbeiträge

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Der neue Marktspiegel

 

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ECM für Mobile- und Cloud-Computing
Whitepaper
ECM für Mobile- und Cloud-Computing Autor: Marc Müller, Trovarit Competence Center ECM/DMS
Erschienen: März 2016
Schlagworte: Cloud, Dokumentenmanagement (DMS/ECM), Mobility
Sollen Mitarbeiter aus dem Home-Office oder einfach nur von unterwegs aus auf Daten innerhalb des Unternehmens zugreifen so ist das für die interne IT häufig ein erheblicher administrativer, infrastukturtechnischer und nicht zuletzt auch sicherheitstechnischer Aufwand. Cloud ECM ist ein Ansatz, der in Punkto Mobilität und Flexibilität der modernen Arbeitswelt gerecht wird und mit den prozessorientierten Verwaltungsmöglichkeiten sowie Sicherheitsmechanismen integriert. Das Whitepaper beschäftigt sich mit den Vorteilen und Herausforderungen des Cloud-Einsatzes im ECM-Umfeld und gibt einen Überlick der auf dem Markt verfügbaren Lösungen.
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ECM in mittelständischen Unternehmen
Autor: Dr. Karsten Sontow, Trovarit AG
Erschienen: 30.09.2015, IT & Bsuiness
Dateigröße: 1,28 MB
Schlagworte: Anbietermarkt, Dokumentenmanagement (DMS/ECM), Mittelstand
Status Quo und Perspektiven für den Einsatz von Enterprise Content Management. Um am Markt Bestand zu haben, müssen Unternehmen einerseits administrative Aufgaben möglichst gering halten und andererseits auf Kundenanfragen o.ä. schnell reagieren. Denn das kann bedeuten, im richtigen Augenblick den entscheidenden Schritt voraus zu sein. Dafür ist es fundamental wichtig, dass sämtliche Informationen bzw. Dokumente immer und schnell auffindbar, ortsunabhängig verfügbar und vollständig sind. Möglich wird das über eine einheitliche zentrale Plattform, die Informationen, Dokumente und auch Prozesse miteinander verbindet, diese verwaltet und bei Bedarf auch wieder ausgibt. Ist diese Plattform zudem als Strategie bzw. Verwaltungskonzept im Unternehmen verankert, hilft sie dabei, Unternehmenswissen zu sichern, Geschäftsprozesse durch unternehmensweiten und einfachen Zugriff auf Informationen zu beschleunigen und nicht zuletzt auch Kosten zu senken. Wer sich allerdings mit dem Thema befasst, wird schnell feststellen, dass es die eine universelle Lösung nicht gibt. Der Markt scheint sich noch nicht einmal über das anzuwendende Akronym einig zu sein: DMS, ECM oder EIM - über 300 Systemhäuser bieten in diesem Bereich bundesweit qualifizierte Lösungen an. Was aber verbirgt sich genau hinter diesen Bezeichnungen, was unterscheidet diese voneinander und für welche Einsatzszenarien eignen sich die Systeme?
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Potenziale von Informationssystemen richtig erkennen und bewerten – Vorgehen zur methodischen Auswahl von standardisierter IT am Beispiel DMS/ECM
Autor: Jan Martin Specht, Forschungsinstitut für Rationalisierung e.V. an der RWTH Aachen
Erschienen: ERP-Forum, CeBIT 2015
Dateigröße: 1,57 MB
Schlagworte: Dokumentenmanagement (DMS/ECM)
Die Potenziale von ECM und DMS werden oft nicht erkannt bzw. sind nicht quantitativ erfassbar. Der Vortrag beschäftigt sich mit Methoden um die qualitativen und quantitativen Potenziale zu bewerten und darzustellen. Die Potenzialbewertung von ECM und DMS wird in einem gesamten methodischen Vorgehen der Auswahl von standardisierter Software verortet, welche das FIR mit seinen Partnern beforscht.
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ECM im Mittelstand 2015
Autor: Antje Bruhnke, FIR an der RWTH Aachen; Dr. Karsten Sontow, Trovarit AG; Rainer Sontow, Trovarit AG; Prof. Dr.-Ing. Volker Stich, FIR an der RWTH Aachen,
Erschienen: Frühjahr 2015
Dateigröße: 2,11 MB
Schlagworte: Dokumentenmanagement (DMS/ECM), ECM, Studienergebnisse
Status Quo und Perspektiven für den Einsatz von Enterprise Content Management in Deutschland Die Bitkom-Studie »ECM im Mittelstand 2015« bietet anhand der Aussagen von über 800 mittelständischen Unternehmen eine Bestandsaufnahme der ECM-Praxis im Mittelstand. Im Vordergrund stehen Fragen zum Begriffsverständnis, zur Verbreitung, zu Nutzen und zu Kosten von ECM-Software ebenso wie zu zukünftigen Entwicklungen und Trends rund um ECM im Mittelstand.
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Social Media statt E-Mail
Autor: Marc Müller, Leiter Trovarit Competence Center ECM/DMS
Erschienen: software markt 12/2014
Dateigröße: 145,79 KB
Schlagworte: Dokumentenmanagement (DMS/ECM), ECM
Facebook, Google, Skype, WhatsApp, Twitter und Co. machen es doch vor. Sie sind in unserem Alltagsleben mittlerweile etablierte Kommunikationskanäle. Unter der Bezeichnung Social Business Collaboration drängen sich diese modernen Kommunikationsmittel auch in die Arbeitswelt. Was aber ist der Nutzen dieser Web 2.0-Technologien für das Unternehmen?
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"Best of Breed" oder "Alles aus einer Hand": ECM/DMS vs. ERP
Autor: Marc Müller, Leiter des Trovarit Competence Center ECM/DMS
Erschienen: software markt 05/2014
Dateigröße: 135,58 KB
Schlagworte: Business Software, Dokumentenmanagement (DMS/ECM)
Nicht selten bieten ERP-Hersteller inzwischen auch integrierte ECM/DMS-Module an und decken damit Funktionen wie das Archivieren von oder das Suchen in Dokumenten ERP-seitig ab. Damit stellt sich für IT-Verantwortliche die Frage, ob eine zusätzliche ECM/DMS-Lösung überhaupt noch einen Mehrwert bietet. Die Diskussion der unterschiedlichen Vorteile der Strategien "Best-of-Breed" und "Alles aus einer Hand" ist nicht neu - eine pauschale Antwort darauf, welches der bessere Ansatz ist, wird sich wohl auch nicht so bald finden lassen. Trotzdem ist es vor einer Entscheidung für den einen oder den anderen Weg natürlich unabdingbar, die Unterschiede zu kennen. (Auszug aus dem Aachener Marktspiegel Business Software ECM/DMS 2014/2015)
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ECM/DMS-Potenziale richtig erkennen und bewerten
Autor: Antje Schußmann, Forschungsinstitut für Rationalisierung e.V. an der RWTH Aachen
Erschienen: Freitag, 14.03., 13:30-14:00, ERP-Forum (Halle 5, C28), CeBIT 2014
Dateigröße: 1,51 MB
Schlagworte: Dokumentenmanagement (DMS/ECM), Nutzenargumente Software-Einsatz
Die Potenziale von ECM und DMS werden oft nicht erkannt bzw. sind nicht quantitativ erfassbar. Der Vortrag beschäftigt sich mit Methoden um die qualitativen und quantitativen Potenziale zu bewerten und darzustellen. Die Potenzialbewertung von ECM und DMS wird in einem gesamten methodischen Vorgehen der Auswahl von standardisierter Software verortet, welche das FIR mit seinen Partnern beforscht.
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Familienaufstellung - DMS, ECM oder doch EIM? Überblick, Ausblick und mögliche Stolpersteine
Autor: Marc Müller, Leiter des Trovarit-Competence-Centers ECM/DMS
Erschienen: Freitag, 14.03., 11:00-11:30, ERP-Forum (Halle 5, C28), CeBIT 2014
Dateigröße: 311,09 KB
Schlagworte: Dokumentenmanagement (DMS/ECM), Enterprise Content Management (ECM)
DMS, ECM oder in Zukunft EIM - über 300 Systemhäuser bieten in diesem Bereich bundesweit qualifizierte und weniger qualifizierte Lösungen an. Was aber verbirgt sich genau hinter diesen Bezeichnungen, was unterscheidet diese voneinander und vor allem brauche ich so etwas wirklich? Die heutige Daten- bzw. Dokumentenflut, die davon betroffenen Unternehmensprozesse und besonders der Gesetzgeber verlangen danach. Doch welches ist das richtige System für mich und was haben eInvoicing, Social Business und Mobile Business damit zu tun?
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Ihre Ansprechpartner

  • Managing Consultant / Leiter CC ECM
    Marc Müller

    Marc Müller Managing Consultant / Leiter CC ECM

    Marc Müller hat Nachrichtentechnik mit dem Schwerpunkt Kommunikationstechnik studiert. Seit 2004 ist er als IT-Berater, speziell im Bereich ECM/DMS, für Unternehmen aus verschiedenen Branchen in vielen europäischen Ländern tätig.

    Er verfügt über langjährige Erfahrungen bei der Konzeption, Implementierung und Programmierung von Softwaresystemen sowie bei der Informationsunterstützung und Umsetzung von IT-Netzwerkinfrastrukturen.

  • Senior Consultant
    Berthold Lütticke

    Berthold Lütticke Senior Consultant

    Herr Lütticke verfügt über umfassende Kenntnisse in der Optimierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen im ECM/DMS/BPM Umfeld: von der Anforderungsanalyse über die Anbieter/Software-Auswahl, die Begleitung der Implementierung bis zum Betrieb der Lösungen.