Günümüzde Kurumsal Kaynak Planlama sistemleri (ERP) , kurumsal yönetimin merkezi kontrol aracı konumundadır. Çoğu şirketlerde, satış, sipariş, malzeme yönetimi, üretim planlama ve kontrol, proje yönetimi, finans gibi süreçlerde verimliği ve şeffaflığı artırmak amacı ile kullanılmaktadır. ERP sistemleri ayrıca iş süreçlerinin sayısallaştırılmasında da önemli rol oynar. Değer zinciri içerisindeki (örn. malzeme, ürün, müşteri verisi ) merkezi veri ve işlemlerinde “Doğru Bilginin Tek Kaynağı” olarak karşımıza çıkar.
Bu nedenle, ERP yazılımları, şirketlerin başarısında önemli bir faktördür. Geçtiğimiz 10 yıl içerisinde, TROVARIT, düzenli olarak, şirketler içerisindeki kullanıcıların deneyimlerini sorgulayarak, ERP gerçeği üzerine araştırma çalışmaları yapmıştır. “ERP Deneyimi” araştırma çalışması, hem ERP uygulamaları ve operasyonlarının zorluklarını, hem de ERP kullanımının faydalarını incelemiştir. Araştırmanın odaklandığı noktalardan biri de ERP yazılımı ve sağlayıcı üzerindeki kullanıcı memnuniyetidir. Sonucunda, ERP kullanımı ve pazardaki önemli eğilimler ve gelişmeler gözden geçirilmiş ve kullanıcı bakışıyla değerlendirilmiştir.
2004 yılında başlatılan araştırmanın, bu yıl yedincisi gerçekleştirilmiştir. Uluslar arası araştırma ekibinin içerisinde FIR, ERP-Tuner/Vienna, 2BCS AG / St. Gallen, pragmatiQ/Zoetermeer ve Trovarit Ltd./Istanbul şirketlerinden uzmanlar yer almıştır. Temelde, şirketlerde hangi sistemlerin ne amaçla kullanıldığı ve nasıl yönetildiği gibi geniş alanda yer alan soruların cevapları araştırılmış, sonucunda, günlük kullanımda kullanıcılar üzerindeki memnuniyetleri ortaya çıkartılmıştır.
Uzmanlık, Güncel Sürümler ve Müşteri Hizmetleri ödüllendirildi.
Geçen yıllardaki araştırmalarda olduğu gibi, küçük ve orta ölçekli işletmeler için, yine küçük ölçekli sağlayıcılar tarafından sunulan sektörel “yalın” ERP çözümleri, yüksek memnuniyet dereceleri elde ettiler. Daha büyük şirketler için sunulan en iyi çözümler ise alanın ikinci bölümünde yer aldı. Ancak, uzmanlığı olan ve daha küçük ölçekli ERP üreticileri üst sıralardaki yerlerini garanti altına alamadılar.
Bazı küçük ölçekli sağlayıcılar neden iyi dereceler aldılar?
Bu durum bir kaç sebeple açıklanabilir ve ileriye dönük analizlerin yapılmasını sağlar:
Daha düşük karmaşık yapı: Yalın ya da fonksiyonellik odaklı ERP sistemleri daha az karmaşık yapıya sahiptir ve bu özellikleri uygulama ve yönetimlerinin daha kolay olmasının sağlar.
Teknoloji: Uygulamalar güncel sürümler ile kullanılır ve genellikle iyi ergonomik yapıya ve kullanıcı ara yüzlerine ve yönlendirmelerine sahiptir.
Yakın ve sağlam müşteri ilişkileri: Küçük ölçekli, yerel ya da belli bir sektörde uzmanlaşmış sağlayıcılar, müşterileri ile daha yakın, etkin ve özenli ilişkiler kurarlar.
Küçük ve orta ölçekli işletmelerde kullanılan ERP sistemleri dikkate alınacak olursa, work … for all! (profesyonel hizmetler), MAJESTY (hassas ve medikal mühendislik), SIVAS (tesis inşaat) ya da OpaccOne (toptan ya da perakende ticaret) gibi sektör özel çözümler iyi pozisyondadır. Aynı şekilde, . TOSCA, bulut çözümü myfactory, Orlando ya da HS – Hamburger Software gibi genellikle küçük işletmelerde kullanılan bazı ERP çözümleri ortalamanın üzerinde performans sağlamıştır. Bu çözümlerin çoğunda yerel destek sağlanmaktadır.
Sonuçlar her bir memnuniyet kriteri için yorumlandığında, karşımıza farklı bir durum çıkmaktadır. X eksini, analizi yapılmış 2,393 uygulama içerisinde değerlendirilen kriterlerin ortalama memnuniyet derecelerini göstermektedir. Y ekseni, analizi yapılan tüm çözümlerin, kullanıcı ve kriter bazında verilen cevaplar arasındaki aralığı (aynı kritere verilen en iyi ve en kötü derece arasındaki fark) göstermektedir.
Düşük fark seviyeleri ile (üst yarı alan) , kullanıcılar, bu kriterlerin, hemen hemen tüm çözümler için problem olmadığı ve bir şekilde çözüldüğünü varsaymaktadır. Bu bölgedeki kriterlerden, memnuniyet derecesi yüksek olanlar ise (sağ üst alan) „güvenli bölge“dedir. Anlamı, kullanıcılar için bu kriter, memnuniyet dereceleri yüksek ve değerlendirme derecesi anlamında çok değişkenlik göstermemesidir. Düşük derecelendirmedeki kriterler ise (sol üst alan), yazılım sağlayıcıları tarafından, rekabet ortamı içerisinde kendilerini öne çıkartabilecek özelliklerdir. “Tatsız sürpriz” bölümü ise, proje boyunca kullanıcı açısından önemle dikkate alınan bölgedir. “Kompleks” bölge ise, kullanıcılar tarafından ortalamada “iyi” olarak değerlendirilen ancak verilen puanlar arasında çok fark gözlenen bölgedir.
Üzerinde durulması gereken kriterler:
- Sistem bağlantılı kriterler : „mobilite“, „form, rapor, analiz „, „uluslar arası kullanım özellikleri“, „veri yönetim maliyeti“, „kullanım kolaylığı (ergonomi)“, „performans“ ve „entegrasyon arayüzleri (Interface)“
- Proje bağlantılı kriterler : „Bütçeye bağlılık“, „zaman planına bağlılık“ ve „insan kaynağı ihtiyacı“
- Destek bağlantılı kriterler: „Eğitim ve bilgilendirme hizmetleri“ ya da „ERP yaygınlaştırmada danışmanlık“.
Doğrusu, „ERP yazılımlarında mobil kullanım“ yeni bir kriter olarak yer almasına rağmen kullanıcıların beklentileri üzerindeki etkisi her geçen gün artmaktadır. ERP yazılımlarının “her zaman, her yerden” sınırsız kullanımı şu an için kullanıcı açısından tam anlamıyla gerçek olmasa da beklentiler bu yöndedir.
Bu araştırmada ilk defa analizi yapılan „ERP yazılımlarının uluslar arası düzeyde kullanımı ve yaygınlaştırılması” kriteri, bu konudaki yetersizliği de ortaya çıkarıyor. Bunun nedeni ise, merkezi ERP çözümünün uluslar arası kullanımında farklı yasal yükümlülükler, dil desteği gibi ihtiyaçların karşılanmasında büyük farklılıklar ve yetersizlikler sergilemesi olarak karşımıza çıkıyor.
2012 sonuçları ile karşılaştırıldığında, „sürüm güncelleme“ ve „form, rapor, analiz“, „proje süresince danışmanların taahhütleri“ ve „sürüm değişikliklerinde destek“ gibi daha önce düşük puan alan kriterlerin daha iyi puanlama ile değerlendirildiğini gözlemliyoruz. Ancak „kullanıcı eğitimi“ ve „eğitim ve bilgilendirme hizmetleri“ kriterlerinde negatif yönde bir değişim var.
Memnuniyet kriterlerinin farklılık analizinde, ERP sistemleri ve sağlayıcıları “iyi” seviyede değerlendirilse de, detaylarda kritik noktalar göze çarpmaktadır. Çözüm üzerindeki memnuniyete bakıldığında bu açıkça görülmektedir. “Genel izlenim” kriteri diğerleri ile kıyaslandığında daha iyi derece almıştır. Yazılım sağlayıcıları için bunun anlamı, potansiyel gelişmeyi sağlayabilmek için detaylara inip analiz yapmak, ürün ve hizmet geliştirmelerini her bir kriter bazında gerçekleştirmektir.
“Proje sonucu” kriterini değerlendirdiğimizde, değerlendirme yapan kullanıcılar (genellikle proje içerisinde yer alan sorumlular), kendilerini koruma içgüdüsü ile, gerçekte olduğundan biraz daha iyi seviyede değerlendirme yapmaktadırlar.
ERP’de yeni eğilimler
Araştırma, hem sistemin yönetilmesi, kullanımı hem de beklentiler anlamında kullanıcıların zaman içerisinde farklı kriterleri dikkate aldığını da göstermektedir. 2014 yılında, “kullanım kolaylığı”, “mobil kullanım”, “rol / koşul bazlı kılavuz” gibi konular en üst seviyede dikkate alınmaktadır. Bunlar, günlük çalışmada ERP yazılımlarının vazgeçilmez bir araç olarak kullanılmak istenmesi ile direk bağlantılıdır.
ERP yazılımlarında mobil kullanım desteği de – en azında notebook ile internet üzerinden erişim- günümüzde aranan özellikler olarak karşımıza çıkıyor. Ancak beklenti biraz daha yükseldiğinde, akıllı telefon ve tabletler üzerinde kullanım ihtiyacı karşımıza çıkıyor. Ekranlar üzerindeki alanın kısıtlı olması kullanıcı ekranları için yeni tasarımlar gerektirmekte. Bazı yazılım üreticileri bu yeni tasarım ve kullanımındaki çalışmalarını sürdürüyor.
Benzer şekilde, ERP uygulamalarının “çevrimdışı kullanım yeteneği” bir sorun olarak görülüyor. Kullanımda ağ kapsamının genişletilmesi sağlanmadığı sürece bu kriter zorunluluk olarak dikkate alınacak.
Diğer değerlendirilen kriterler ise, „uluslar arası kullanım, yaygınlaştırma“, „Kurumsal Uygulama Entegrasyonu ya da ara yüz yönetimi“ ve „Kurumsal Bilgi Yönetimi „. Bu, bilginin şirket seviyeleri, departmanlar, şubeler, ülkeler arasında paylaşımını ve yönetilmesini işaret etmekte.Amaç, önümüzdeki yıllarda “bilgi” kaynağının daha kapsamlı ve hedef odaklı yönetilmesi.
Son zamanlarda internet ve medya üzerinde çok fazla tartışılan, haber yapılan bazı konular ise kullanıcı açısından çok fazla önemsenmemekte ya da bilinmemekte: Katılımcıların sadece % 5,7 ’si “Bulut Bilişim” in ERP ile çok yakın ilişkisinin olduğunu belirtmekte. “Sosyal Medya” ise % 5,2’den daha az ve onu “Industry 4.0” % 4,1 ile takip ediyor. Açıkçası, kullanıcıların bilgilendirilmesi, bilinçlendirilmesi önümüzdeki dönem daha fazla önemsenmesi gereken konular olacak. Katılımcıların % 40’ı “Industry 4.0” ile ilgili bilgisinin olmadığını belirtiyor. Aynı durum “Büyük Veri” ve “Kişisel cihazların sistem içerisinde kullanımı/BYOD” için de geçerli.
Genel Değerlendirme Sonuç Raporu için www.trovarit.com.tr