Die zunehmende Vernetzung und Geschwindigkeit von Geschäftsabläufen macht nicht an Ländergrenzen halt. Internationalisierung ist daher ein Kernbestandteil erfolgreicher Unternehmensstrategien im globalen Markt. Die gute Nachricht in diesem Zusammenhang: Die zunehmende Digitalisierung von Unternehmensabläufen beschert deutschen Firmen zusätzliches Wachstumspotenzial auf dem Weltmarkt, wie eine aktuelle Studie des Bitkom belegt. Fast 50 Milliarden Euro Exportumsatz wurde demnach allein im Jahr 2012 durch die Digitalisierung generiert.

Initiativen wie ERP 2020 und Industrie 4.0 zeigen, dass die IT-Anbieter die Zeichen der Zeit erkannt haben und Anwenderunternehmen bei ihrem Transformationsprozess in Richtung Echtzeit-Business unterstützen. Doch der Blick in die Praxis des deutschen Mittelstands zeigt: Zunächst geht es vor allem darum, Standardprozesse wie Angebotserstellung, Auftragsabwicklung und Abrechnung auf internationaler Ebene rechtlich einwandfrei und so effizient wie möglich abzubilden. Damit das gelingt, muss die eingesetzte Unternehmens-Software eine ganze Reihe von Voraussetzungen erfüllen – auch dann, wenn das jeweilige Anwenderunternehmen selbst keine Standorte im Ausland betreibt.

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No English, please

Mehrsprachigkeit ist eine zentrale Anforderung an ERP-Systeme für den internationalen Geschäftsverkehr. Wer Waren ins Ausland liefert, sollte beispielsweise in der Lage sein, Lieferscheine in der jeweiligen Landessprache auszudrucken, unabhängig von der Frage, wo sich die Firmenstandorte befinden. Für die ERP-Software bedeutet das: Sie muss Unicode-fähig sein, um auch Sprachen mit Sonderzeichen wie Arabisch oder Russisch verarbeiten zu können. Dies gilt natürlich umso mehr, wenn eine Firma Standorte im Ausland unterhält: In diesem Fall müssen auch die Benutzeroberfläche und das Hilfesystem in der Landessprache verfügbar sein. Englisch als „Weltsprache“ ist in vielen Ländern kein adäquater Ersatz, weil nicht alle Benutzer eines ERP-Systems über den dazu nötigen Bildungsstandard oder die kulturelle Bereitschaft verfügen.

 Alles rechtens?

Andere Länder, andere Gesetze – und andere Währungen. Diese Tatsache macht Unternehmen weltweit zu schaffen. Selbst innerhalb der EU sind bei einem Standardprozess wie der Rechnungserstellung unterschiedliche Gegebenheiten wie etwa verschiedene Mehrwertsteuersätze zu berücksichtigen. Hinzu kommt: Nicht nur in Deutschland und Europa ändern sich die Gesetze. Besonders häufig geschieht dies in Staaten wie Russland oder China. Und in Brasilien beispielsweise empfehlen selbst die Vertreter eines weltweit marktführenden ERP-Herstellers, für die Buchhaltung lokale Speziallösungen zu wählen, da es ihnen nicht wirtschaftlich möglich sei, angesichts der häufigen Änderungen der Finanz- und Steuergesetzgebung vor Ort die Aktualität der Systeme in diesem Bereich zu gewährleisten. Auch Zollbestimmungen und Umweltverordnungen ändern sich vielerorts häufig.

Multi-Site-Management für Intercompany-Prozesse

Firmen, die mit „verlängerter Werkbank“ im Ausland arbeiten, kennen die Aufgabe: Der Kunde in Land A bestellt ein Produkt, das in Land B gefertigt wird. Lieferschein und Rechnung werden von der Unternehmenszentrale in Deutschland erstellt. Damit dieser Prozess möglichst schnell und reibungslos abläuft, ist ein hohes Maß an Automatisierung erforderlich. Moderne ERP-Lösungen bringen die dazu nötige Funktionalität in der Regel mit, doch unterscheiden sich die Systeme im Detail teilweise recht deutlich. Entscheider sollten sich derartige Abläufe deshalb im Hinblick auf die Eignung für das eigene Business demonstrieren lassen – unter realen Bedingungen. Genauso wichtig ist ein zentrales Daten-Management, das mit Transparenz in der Buchhaltung und möglichst effizientem Controlling schnelle und fundierte unternehmerische Entscheidungen unterstützt.

ERP als Wachstumsförderungsprogramm

Wachstum ist ein zentrales Ziel bei jeder Internationalisierung. Dabei geht es nicht nur um mehr Benutzer und neue Standorte. Auch eine geänderte Geschäftsform, neue Unternehmensbereiche, wie etwa eine zugekaufte Fertigung, sowie neue Vertriebskanäle müssen Unternehmen möglichst schnell und reibungslos integrieren, wenn sie ihre Markposition ausbauen wollen. ERP-Lösungen müssen deshalb in möglichst vielen Dimensionen anpassbar sein – das zeigen auch die regelmäßigen Anwenderbefragungen der Trovarit AG. Skalierbarkeit und Flexibilität sind Kernanforderungen, wenn die ERP-Software das internationale Wachstum fördern und nicht behindern soll.

Die Zusammenarbeit ist erfolgsentscheidend

Aus repräsentativen Befragungen von ERP-Anwendern und aus unserer Beratungstätigkeit wissen wir: Die Zusammenarbeit zwischen Hersteller, Implementierungspartner und Anwenderunternehmen ist entscheidend für den Erfolg von ERP-Einführungen. Für internationale ERP-Projekt bedeutet das: Entscheider sollten von Anfang an gezielt nach der Vor-Ort-Unterstützung im Ausland fragen, sowohl während der Implementierungsphase als auch danach:

  • Unterhält der Anbieter selbst Standorte in den Staaten, in denen die Lösung eingesetzt werden soll?
  • Welche konkreten Services erbringt der Hersteller selbst vor Ort?
  • Sind personelle Ressourcen für technische Problemlösungen vorhanden?
  • Verfügt der Anbieter über Partner mit muttersprachlichen Fachleuten in den jeweiligen Ländern?
  • Wie ist die Zusammenarbeit der Niederlassungen und/oder Partner in verschiedenen Ländern geregelt?
  • Welche Qualifikationen haben die handelnden Personen in den beteiligten Ländern aufzuweisen? Zertifikate? Referenzen?
  • Wer ist der zentrale Ansprechpartner für den Kunden?
  • Gibt es ein einheitliches, transparentes Verfahren für die Software-Einführung mit standardisiertem Berichtswesen über den Projektverlauf?
  • Wie läuft der Roll-Out ab? Ist die muttersprachliche Schulung der künftigen Benutzer gewährleistet?
  • Wie ist der Support nach der Einführung organisiert?

Kein System kann alles

Nach unseren Erkenntnissen gibt es derzeit keinen ERP-Hersteller, dessen Produkte weltweit in vollem Funktionsumfang in der gleichen Qualität verfügbar sind. In den meisten Fällen wird dies auch nicht benötigt. Umso wichtiger ist es, im Projektverlauf möglichst früh zu definieren und zu dokumentieren, welche Anforderungen wo erfüllt sein müssen, um die geeignete Lösung – oder eine Kombination verschiedener Lösungen – zu finden. Dabei sollten unbedingt auch die geplante Entwicklung des Unternehmens und die daraus resultierenden künftigen Anforderungen mit einbezogen werden. In der Regel ist es am Schluss eine Frage der Bewertung einzelner Anforderungen, für welches System sich der Anwender entscheidet. Zwei Punkte allerdings sollten immer gegeben sein, bevor es an die Realisierung geht: Muttersprachliche Unterstützung vor Ort und die Möglichkeit zum Austausch mit Kunden, die vergleichbare Anforderungen haben.

ERP im Ausland ist mehr als Software

Zwar sind moderne ERP-Systeme prinzipiell immer für den internationalen Einsatz konzipiert, doch die Tücken der Praxis stecken im Detail. Dabei geht es nicht nur um technische und funktionale Aspekte der Software. Vielmehr kommt gerade beim internationalen Einsatz den Faktoren Service und Beratung erhebliche Bedeutung zu. Denn eine umfassende Funktionalität nützt dem Anwender nichts, wenn er niemanden hat, der ihn bei der Einführung der Lösung an seinen Auslandsstandorten unterstützt. Entscheider, die sich mit der Einführung von ERP-Systemen für den internationalen Einsatz befassen, sollten daher von Anfang an bedenken, dass es nicht nur um die Anforderungen an die Software geht. Ebenso wichtig ist beispielsweise die Klärung der technischen Randbedingungen: Welche Leitungen sind mit welchen Bandbreiten an den unterschiedlichen Standorten verfügbar? In Schwellenländern ist häufig auch die Stromversorgung ein Thema. Um sicherzugehen, dass keine wichtigen Punkte übersehen werden, sollten Anwender grundsätzlich auf drei Erfolgsfaktoren für internationale ERP-Projekte achten:

  1. Gehen Sie systematisch vor – sowohl bei der Auswahl von Hersteller und System, als auch bei der Implementierung Ihrer ERP-Lösung.
  2. Sichern Sie sich die Unterstützung durch Partner mit Erfahrung in Ihren Märkten.
  3. Nehmen Sie Ihre Belegschaft an den verschiedenen Standorten mit. Wenn Sie wollen, dass Ihre Lösung in Brasilien, Indien, Russland oder China genutzt wird, müssen die dortigen Anwender nicht nur die Benutzeroberfläche, sondern auch die Logik des Systems verstehen.