Bestellungen aufnehmen und einem Vorgang zuweisen, Rechnungen erfassen und anhand anderer Dokumente, wie Verträge oder Auftragsbestätigungen, überprüfen, Kundenanfragen oder aufwendige Projektunterlagen bearbeiten und organisieren – aufgrund zunehmender Daten- und Informationsflut gehen mittelständische Unternehmen inzwischen vermehrt dazu über, digitale Akten, eine elektronische Rechnungseingangsverarbeitung oder eine durchgängige Workflow-Steuerung einzuführen.

Für die Umsetzung greifen darum viele dieser Untermehmen zu Lösungen aus dem ERP (Enterprise Resource Planning)- oder ECM (Enterprise Content Management)-Umfeld. Dabei werden ERP oder ECM aber nicht nur als einfache und banale Technologie gesehen, sondern vielmehr als Strategie bzw. Verwaltungskonzept. Sämtliche unternehmensrelevante Daten sollen zentral, platzsparend und vollständig an einem Ort aufbewahrt werden und zu jeder Zeit den verschiedenen Unternehmenseinheiten wie Produktion, Beschaffung, Vertrieb, Finanz- und Rechnungswesen oder Personalwesen zur Verfügung stehen. Dadurch sollen sie helfen, Unternehmenswissen langfristig zu sichern, Geschäftsprozesse durch unternehmensweiten und einfachen Zugriff auf Informationen zu beschleunigen und nicht zuletzt auch Kosten zu senken.

In „klassischen“, historisch gewachsenen Business Software-Landschaften sind in der Regel die ERP-Systeme die führenden Systeme: Sie verwalten die Daten, mit deren Hilfe die vorhandenen Ressourcen eines Unternehmens in Form von Kapital, Betriebsmittel und Personal gesteuert, kontrolliert und koordiniert werden. ERP-Systeme bilden damit das IT-technische Rückgrat der Kerngeschäftsprozesse, wie z.B. der Auftragsabwicklung oder der Produktionsplanung, die – und das sicherlich zu Recht – nach wie vor als essentiell angesehen werden.

Doch über die Zeit haben Dokumente und die damit einhergehenden Abläufe immer mehr an Bedeutung gewonnen. Grund hierfür ist nicht nur deren permanent anwachsende Menge, sondern auch die stetig zunehmende Formalisierung der Unternehmensabläufe, egal ob es sich dabei um Prozesse für Urlaubsanträge, Angebotsprüfung oder Rechnungsprüfung handelt. Wie mannigfaltig sich das Zusammenspiel von Prozessen und Dokumenten heutzutage darstellt, zeigt das Beispiel E-Mails. Sie dienen nicht nur als reines Kommunikationsmittel, sondern auch zur Übermittlung von weiteren Dokumenten in Form von Anhängen oder Hyperlinks. Nicht selten werden ganze Prozessketten durch E-Mails angestoßen und relevante Unterlagen als Anhang gleich mitgeliefert.

Der Anspruch an Lösungen, die solche unternehmensrelevanten Dokumente zusammen mit den daran geknüpften Prozessen verwalten, ist somit enorm hoch. ERP-Lösungen werden zwar zunehmend mit Funktionalitäten zur Dokumentenverwaltung angereichert, doch sind diese im Vergleich zu den darauf spezialisierten ECM-Lösungen nicht so leistungsfähig. Besonders im Hinblick auf die Verwaltung von E-Mails als maßgeblicher Initiator von entscheidenen unternehmensrelvanten Prozessen: mehr als 70% der ECM-Systeme bieten hier Unterstützung, bei den ERP-Systemen sind es nur ca. 40%.

ecm-vs-erpERP-Lösungen werden zwar zunehmend mit Funktionalitäten zur Dokumentenverwaltung angereichert, ECM-Lösungen haben aber immer noch deutlich die Nase vorn.

Das weckt Begehrlichkeiten und darum steigt der Anspruch seitens der Unternehmen an ECM-Lösungen weiter. Vor allem sollen sich diese noch tiefgreifender und umfassender in die Geschäftsprozesse verankern. Die Folge sind so genannte ECM-Suiten, die durch Funktionserweiterungen z.B. für eine bessere Zusammenarbeit, komplexere Workflow-Steuerung oder zahlreicher Reporting- und Auswertungsmöglichkeiten immer umfangreicher werden. Dadurch schaffen sie nicht nur die Voraussetzung für die Umsetzung eines umfassenden Enterprise Information Management (EIM) Konzeptes, sondern moderne ECM-Systeme stehen mittlerweile auf Augenhöhe zu ERP-Lösungen.

Deutlich wird dies z.B. bei so wesentlichen und von Unternehmen zunehmend geforderten Disziplinen wie dem Vertragsmanagement – nur ca. 30% der ERP-Systeme und immerhin knapp 50% der ECM-Systeme bieten entsprechende Funktionalitäten), der digitalen Eingangs- bzw. Ausgangsrechnungs-Verarbeitung (ca. 30% der ERP-Systeme, 60% der ECM-Systeme) oder der vorgangsbezogenen Aktenablage (ca. 25% der ERP-Systeme, etwa 60% der ECM-Systeme). In diesen Bereichen, aber besonders wenn es um die rechts- bzw. revisionssichere Datenarchivierung (etwa 40% der ERP-Systeme, mehr als 75% der ECM-Systeme) als wesentlichen Teil von Compliance-Anforderungen geht, haben moderne ECM-Lösungen im Vergleich zu ERP-Lösungen die Nase vorn. Auch im Bereich der Prozesssteuerung, wenn es z.B. um die zentrale Verwaltung von Ressourcen, Benutzern und Benutzerrollen geht, graben sie ERP-Lösungen (ca. 20% der ERP-Systeme, knapp 30% der ECM-Systeme) vermehrt das Wasser ab.

Das verschärft natürlich die Diskussion um die Frage, welche dieser Systeme innerhalb eines Unternehmens das Führende ist. Allgemein betrachtet wird als führendes System ein System in einem Systemverbund bezeichnet, nach dessen Daten- und Informationsbestand sich die anderen Systeme richten. Dafür ist es zunächst einmal nicht zwingend erforderlich, dass diese Systeme technisch miteinander verbunden sind. Sie können auch nur organisatorisch miteinander verknüpft sein. So benötigt ein System für die Rechnungsstellung und ein System für den Versand die gleichen Adressangaben. Diese werden von den beiden Systemen aus einer entsprechenden Adressverwaltung meist als Kopie übernommen. Als korrekt werden aber nur die Adressangaben aus dem, für diese Information führenden System, also der Adressverwaltung, angenommen.

Allerdings kann es in einem Systemverbund, abhängig von der Information, mehrere führende Systeme geben. So kann ein System für Informationen aus Geschäftskontakten führend sein, während ein anderes System für Informationen aus Verträgen oder E-Mails führend sein kann. Umgekehrt ist aber in der Regel nur ein System führend für eine Information. Im Falle von ERP und ECM, die sich immer mehr in einander verbeißen, wird das allerdings zunehmend schwieriger zu definieren.

Weniger durch einen technischen als durch einen organisatorischen und kommunikativen Ansatz, soll Enterprise Information Management (EIM) hier Klarheit schaffen. EIM gilt, laut AIIM (Association for Information and Image Management), als Weiterführung von ECM und vermittelt somit den Management-Ansatz, sämtliche unternehmensrelvante Informationen, strukturiert oder unstrukturiert, ganzheitlich zu verwalten, zu organisieren und diese zentral unabhängig von Ort und Zeit bereitzustellen. Im Kern steht ein ECM-System, welches um Funktionalitäten für die Informationsverwaltung und Informationserschließung u.a. aus den Bereichen Busines Process Management, Business Intelligence und Enterprise Search angereichert ist.

Als integrative Vision zur Strukturierung, Beschreibung und Verwaltung von Informationen über organisatorische und technische Grenzen hinaus, führt EIM die beiden Welten, die der strukturierten Daten (ERP) und die des unstrukturierten Contents (ECM), weiter zusammen. Und je mehr sich diese beiden Verwaltungs- bzw. Organisations-Ansätze ineinander verzahnen, umso mehr führt das zu einem zentralen ganzheitlichen führenden System. Das Ziel eines jeden Unternehmens.

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