Digitale Inhalte entstehen in jedem Unternehmen in zunehmendem Umfang entlang der Geschäftsprozesse. Ursprünglich lag der Schwerpunkt dieser Inhalte im Bereich strukturierter Daten, z.B. Rechnungsdatensatz im ERP-System. In den letzten zwei Jahrzehnten hat die Digitalisierung jedoch verstärkt den Bereich der weniger strukturierten Dokumente (z.B. Verträge, Korrespondenz, E-Mails, Homepages, Blogs) und Mediendaten (z.B. Grafiken, Fotos, Filme) erschlossen.

Ein ganzheitlicher Ansatz, der sich mit dem „Management von Dokumenten“ im weiteren Sinne befasst, ist Enterprise Content Management (ECM), das in Anlehnung an BITKOM wie folgt definiert werden kann (BITKOM, 2012): „Enterprise Content Management (ECM) umfasst die Strategien, Methoden, Technologien und Werkzeuge zur unternehmensweiten Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content (in Form von Dokumenten und Mediendaten). ECM-Werkzeuge (z.B. ECM-Lösungen) ermöglichen die effektivere Handhabung von unstrukturierter Informationen in einem Unternehmen unabhängig vom Aufbewahrungsort derselben und unterstützen darüber hinaus die ordnungsgemäße Ablage und Archivierung von Daten aus anderen Business-Anwendungen.“

Größere Unternehmen setzen bereits seit Längerem ECM-Lösungen ein, die die unterschiedlichen Aufgabenbereiche des ECM mit einem breiten Spektrum an Funktionen und Lösungsmöglichkeiten abdecken. Dies reicht von Funktionen zur Archivierung und zum Dokumentenmanagement über Workflows, die das Prozessmanagement unterstützen, und Collaboration-Lösungen wie Wikis oder Foren bis hin zu Web-Content-Management-Software.

Eine aktuelle Befragung unter ca. 800 mittelständischen Unternehmen, die unter der Regie des BITKOM-Arbeitskreises „ECM-Markt & Strategie“ unter durchgeführt wurde, beleuchtet nun den aktuellen sowie zukünftigen Software-Einsatz für ECM im Mittelstand.

Englische Begriffe irritieren Mittelstand

Die Studie zeigt, dass im Mittelstand – gemessen an der weit gefassten ECM-Definition des BITKOM – durchaus noch ein eingeschränktes Begriffsverständnis von ECM vorliegt. Nach weitgehend einhelliger Auffassung zählt das Dokumentenmanagement im engeren Sinne mit Aufgaben wie Dokumentenverwaltung und Archivierung zu ECM dazu. Dagegen verbinden nur rund die Hälfte der mittelständischen Unternehmen die „Digitale Aktenverwaltung“ oder gar das „Workflowmanagement“ mit ECM. Die Studie auch zeigt deutlich, dass das Verständnis von ECM im Mittelstand sehr stark durch den Erfahrungshorizont mit dem Einsatz von ECM-Software geprägt wird: Mittelständische Unternehmen, die nach eigenen Angaben bereits eine Software für ECM im Einsatz haben, geben ein deutlich weiter gefasstes ECM-Verständnis zu Protokoll als Unternehmen ohne Erfahrung mit ECM-Lösungen. Besonders gravierend wirkt sich dies im Bereich des „Workflowmanagement“ aus, das knapp 70% der erfahrenen ECM-Anwender zu ECM rechnen während dies bei den Unternehmen ohne ECM-Software nur ca. 40% tun.

In der kundenbezogenen Kommunikation von ECM-Experten, z.B. Anbietern und Beratern, findet sich eine Vielzahl an – oft englisch-sprachig geprägten – Fachbegriffen. Die Wirksamkeit dieser Kommunikation im Mittelstand hängt nicht zuletzt davon ab, ob die verwendeten Fachbegriffe in dieser Zielgruppe bekannt sind und richtig verstanden werden. Es zeigt sich deutlich, dass deutsche und aus dem Englischen eingedeutschte Fachbegriffe von 50-90% der Teilnehmer gut erklärt werden können und somit einen wesentlich größeren Bekanntheitsgrad im Mittelstand aufweisen als englischsprachige Begriffe (5-40%). Dabei tun sich kleinere Mittelständler (<50 Mitarbeiter) mit den englischen Begriffen besonders schwer. Fast schon dramatisch ist die geringe Bekanntheit des zentralen Begriffs „Enterprise Content Management“: Nur 19% aller Teilnehmer können den Begriff gut erklären. Das bedeutet schlichtweg, dass 80% des Mittelstands einen guten Teil der Marktkommunikation der ECM-Anbieter nicht oder nur sehr eingeschränkt verstehen bzw. einordnen können, worum es dabei geht.

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