Der Markt für Enterprise Content (ECM) bzw. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) bleibt nach wie vor auf Wachstumskurs. Aktuelle Befragungen zeigen, dass Unternehmen weiterhin kräftig in ECM / DMS investieren wollen.

Im DMS-Markt agiert eine Vielzahl mittelständisch geprägter Softwarehäuser, welche mit den unterschiedlichsten Begriffen werben: Neben ECM und DMS findet man weitere Akronyme wie EIM, BPM usw. Das Leistungsversprechen kann sich dabei in manchen Bereichen deutlich unterscheiden. Dies bezieht sich nicht nur auf den Funktionsumfang sondern auch auf Handhabung und Benutzerfreundlichkeit.


Digitale Inhalte entstehen in jedem Unternehmen in zunehmendem Umfang entlang der Geschäftsprozesse. Ursprünglich lag der Schwerpunkt dieser Inhalte im Bereich strukturierter Daten, z.B. Rechnungsdatensatz im ERP-System. In den letzten zwei Jahrzehnten hat die Digitalisierung jedoch verstärkt den Bereich der weniger strukturierten Dokumente (z.B. Verträge, Korrespondenz, E-Mails, Homepages, Blogs) und Mediendaten (z.B. Grafiken, Fotos, Filme) erschlossen.


Bestellungen aufnehmen und einem Vorgang zuweisen, Rechnungen erfassen und anhand anderer Dokumente, wie Verträge oder Auftragsbestätigungen, überprüfen, Kundenanfragen oder aufwendige Projektunterlagen bearbeiten und organisieren – aufgrund zunehmender Daten- und Informationsflut gehen mittelständische Unternehmen inzwischen vermehrt dazu über, digitale Akten, eine elektronische Rechnungseingangsverarbeitung oder eine durchgängige Workflow-Steuerung einzuführen.


dms-prozesseDer Lebenszyklus eines Dokuments spiegelt sich in den Geschäftsprozessen wider, in denen es Verwendung findet. Geschäftsprozesse erzeugen, verändern und vernichten Dokumente. Umgekehrt lösen Dokumente Geschäftsprozesse aus und steuern sie. Ein umfassendes ECM/DMS begleitet den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments, von der Entstehung bis hin zu seiner definierten Vernichtung.
Je nach der individuellen Aufgabenstellung im Unternehmen, kann es aber auch sinnvoll und hilfreich sein, nur einzelne Phasen dieses Lebenszyklus durch entsprechende Lösungen zu unterstützen. Häufig eingesetzt werden z.B. spezielle Lösungen für: Input-Management / Posteingang / (Massen- )Scannen Besonders interessant, wenn in einem Unternehmen viele Papier-Dokumente erfasst werden sollen (Capturing). Durch Technologien wie OCR, ICR oder HCR kann der Volltext extrahiert und zusammen mit Metadaten an das gescannte Dokument „geheftet“ werden. Über diese Informationen können die Dokumente schnell gefunden und weiterverarbeitet werden. Output-Management / Postausgang / (Massen-)Druck Elektronisch abgelegte oder archivierte Dokumente werden hier für die Ausgabe bzw. den Versand (Brief, E-Mail, Fax etc.) aufbereitet. Dabei können Informationen aus dem DMS zu einem neuen Dokument konsolidiert werden, z.B. für Angebote, oder es können auch in einem Dokument noch Kopf- und Fußzeilen mit Firmenadresse oder -logo eingefügt werden. Elektronische Ablage & Archivierung Sämtliche elektronischen Dokumente werden hier verwaltet. Sie stehen allen Anwendern mit der erforderlichen Berechtigung zur Verfügung. Das können kaufmännische Dokumente (Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Angebote etc.) aber auch technische Dokumente (Konstruktionszeichnungen, Listen über technische Daten, Stücklisten, Quell-Code etc.) sein. Besondere Beachtung findet die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie z.B. GdPDU / GoBS oder die Revisionssicherheit. E-Invoicing / Rechnungsbearbeitung Der Rechnungseingang und -ausgang findet mit den Standard-Prozessen im DMS statt. Die kaufmännische Abwicklung erfolgt über einen strukturierten Datenaustausch (Electronic Data Interchange (EDI), XML Formate oder Web-Formulare). Außerdem wird die revisionssichere digitale Archivierung der Eingangsrechnungen sichergestellt (HGB, AO, GDPdU und GoBS Konformität). Vertragsmanagement Lösungen für das Vertragsmanagement verwalten sämtliche Verträge und alle dazugehörigen Informationen, wie Laufzeiten, Kündigungsfristen und -intervalle, Wiedervorlagen etc. an zentraler Stelle. Meist unterstützen sie auch schon bei der Erstellung von Verträgen, indem z.B. unterschiedliche Versionen verwaltet und interne Freigabeprozesse digital abgebildet werden. E-Mail Management. Durch das schnelle Wiederfinden von E-Mails wird die Auskunftsfähigkeit erhöht und die tägliche Arbeit erleichtert. Dazu werden die rechtlichen Vorgaben (Compliance) erfüllt. Ob ein umfassendes ECM / DMS oder eine der hier beschriebenen Lösungen sinnvoll für das eigene Unternehmen ist, hängt letztlich von den zu unterstützenden Dokumentationsaufgaben, deren Häufigkeit, Umfang und Vernetzung ab. Nur eine individuelle Analyse der Geschäfts- und Dokumentenprozesse (z.B. ein ECM/DMS-Potenzial-Check) kann bei dieser Frage Klarheit schaffen.