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software markt Sonderausgabe Dokumentenmanagement 2009
| Editorial | ||||||||||||||||||||||||
Liebe Leserinnen und Leser, mit diesem Newsletter erhalten Sie erstmals eine "Sonderausgabe", die sich einem bestimmten Einsatzbereich von Business Software widmet: dem Dokumentenmanagement (DMS) oder auch Enterprise Content Management (ECM). Anlass für diese Sonderausgabe ist nicht nur die Tatsache, dass die einschlägige Fachmesse "DMS-Expo" in der Zeit vom 15. bis 17. September in Köln ihre Tore öffnet. Vielmehr steht das Dokumentenmanagement unseren Marktstudien zufolge bei vielen Unternehmen als aktuelles Handlungsfeld auf der Tagesordnung. Der Handlungsbedarf wird offenbar durch immer größere Anforderungen an die Dokumentation und den Nachweis von Geschäftsvorfällen katalysiert. Schlagworte in diesem Zusammenhang sind Rechtsvorschriften wie Basel II, Saban Oxley (SOX) oder auch branchenspezifische Vorschriften, z.B. aus dem Umfeld der FDA für die Pharmaindustrie. Weitere Motivation ziehen Unternehmen aus der Tatsache, dass sich durch den Einsatz von DMS- bzw. ECM-Lösungen konkrete Rationalisierungspotentiale, z.B. im Bereich der Posteingangsbearbeitung, erschließen lassen. Dieser Gesichtspunkt rückt nicht zuletzt aufgrund der derzeitigen wirtschaftlichen Rahmenbedingungen immer mehr in den Vordergrund, da z.B. angesichts weit verbreiteter Kurzarbeit die aufwändige und unproduktive Suche von papiergebundenen Dokumenten noch weniger akzeptabel erscheint. Ob bzw. wie weit es sinnvoll ist, sich mit dem viel zitierten "papierlosen Büro" näher zu befassen, hängt sicherlich vom Einzelfall ab. Die Beiträge dieses Newsletters sollen diesbzgl. Anregungen geben bzw. Wissenswertes vermitteln. So werden Themen wie die "Integrierte Verwaltung von Dokumenten und E-Mails", "ECM-gestützte Collaboration-Ansätze" oder auch die "ERP-Integration von DMS-Lösungen" behandelt. Diese Fachbeiträge, Veranstaltungshinweise und einige Studien- bzw. Buchtipps sollen Ihnen ein wenig bei der Orientierung helfen bzw. konkrete Denkanstöße geben. In diesem Sinne wünsche ich Ihnen viel Spaß bei der Lektüre,Ihr
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| Fachartikel | ||||||||||||||||||||||||
Durch das Herstellen einer Verbindung von strukturierten und unstrukturierten Daten entstehen enorme Nutzenpotenziale quantitativer und qualitativer Art. Möchten Unternehmen diese nutzen stehen sie vor der großen Herausforderung ein für ihr Unternehmen geeignetes System zu finden. Hierzu sollten sie auf etablierte, strukturierte Vorgehensweisen zurückgreifen.
Viele Denkansätze zum Dokumentenmanagement stellen immer Dateiformate in den Vordergrund. Doch für eine erfolgversprechende Reduzierung des Aufwandes im Tagesgeschäft gilt es, eine einheitliche Behandlung nach Themen vorzunehmen. Ganz gleich, ob es sich um eine Textdatei handelt, eine eMail, eine Tabellenkalkulation, ein Foto, vielleicht auch einen Plan oder eine Präsentation, ob das Format eine PDF-Datei ist oder gar eine Sprachnachricht oder ein Video. Alle diese verschiedenen Formate können zu einem Thema gehören und sollten unter diesem Thema aufgefunden werden.
Enterprise Content Management (ECM) ist die prozessorientierte Weiterentwicklung des klassischen ablageorientierten Dokumentenmanagements. Zur Steuerung der Zusammenarbeit stehen dabei verschiedene Konzepte und Werkzeuge zur Verfügung, um Aufgaben über interne und externe Personengruppen zu verketten. Für die Unterstützung von Geschäftsprozessen werden unterschiedliche Formen der Informationsbereitstellung und der Abbildung von Workflows angeboten, die projektbezogene Zusammenarbeit wird unter anderem durch E-Mail-Management und erweiterte Portalfunktionen gefördert.
Um die Klaus Kuhn Edelstahlgießerei GmbH bei der Auswahl eines Dokumenten-Management-Systems zu unterstützten, wurde das 3-Phasen-Konzept zur Auswahl von Standardsoftware angepasst. In den drei Schritten des Konzepts wurde die Organisation analysiert, relevante Systeme ausgewählt und schließlich eine Endauswahl durchgeführt. Mit dem System wird Klaus Kuhn in die Lage versetzt, ihre Einkaufsprozesse effizienter zu gestalten. | ||||||||||||||||||||||||
