Tüm dünyada yeni teknolojilerin kullanılmaya başlandığı iş yazılımları pazarında, ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) yazılımları da doğal olarak pozitif yönde etkileniyor. Mobil uygulama desteği (mobile apps), bulut bilişim (cloud computing), bellek içi (in-memory), sosyal ağlar ile entegrasyon gibi yeni teknolojiler sağladıkları katkı yanında, seçim ya da değiştirme kararı verme aşamasında olan şirketler için ise karmaşık bir durum ortaya çıkarıyor.

Pazardaki geçmiş 5 yıldaki değişim, üreticilerin ileriye dönük başlattıkları, sürdürdükleri çalışmaları ve kullanım açısından ERP bilincinin artmasını dikkate aldığımızda, 2014 yılı için aşağıdaki öngörüleri kullanıcı ve üretici açısından sıralayabiliriz.

1. ERP Bilinci ve yetkin insan kaynağı ihtiyacı : İşletmelerin ERP kullanma bilinci her geçen yıl artmakta. Artık daha fazla ne istediğini bilen, araştıran, sorgulayan bir son kullanıcı profili ile karşılaşmaktayız. Sektör kuruluşları, organizasyonlar ve şirketler, bilinçlendirme konusundaki faaliyetlerini arttırarak devam ettirmekteler. Bunun önümüzdeki dönemde daha da gelişeceğini ve işletmelerin, seçim, değerlendirme ve uygulama aşamalarında profesyonel yaklaşım ve dış kaynak kullanımına yöneleceği söylenebilir. Diğer bir konu ise, yetkin insan kaynağı ihtiyacı. İşletmeler, önümüzdeki dönemde, mevcut çalışanlarının eğitimine ve yetişmiş insan kaynağı istihdamına önem verecekler. Ayrıca, başarılı ERP uygulamalarının ön şartlarından biri olan süreç tanımlama ve iyileştirme, işletmelerin öncelik vereceği konular arasında olacak.

2. Geleneksel yazılımlardan vazgeçme : Muhasebe ve finans temelli, az daha olsa ERP fonksiyonlarını (stok yönetimi, basit üretim) içeren yazılımları kullanan işletmeler, ürün ya da hizmet memnuniyetsizliği, sektör ve içinde bulundukları pazarın rekabet şartları ile yenileme (üst versiyon ya da aynı üreticinin yeni ürünü) ya da değiştirme kararı alacaklar. ( Bu konu ile ilgili detaylı makaleye “Download Center” bölümünde “Hangi ERP?” başlığı ile ulaşabilirsiniz. )

3. Entegre sistem arayışı : Mevcut yapıları içerisinde birden fazla yazılım kullanma zorunluluğu olan işletmeler, dağınık , kontrolü güç ve güven vermeyen veri yapısı gereği, entegre bir sistem arayışında olacaklar. Ancak, Türkiye pazarında yer alan ürünleri dikkate aldığımızda, kullanıcı taleplerinden bazıları olan, üretim makinelerinden veri toplama (MES), bilgisayar destekli tasarım (CAD) entegrasyonu, …………… Devamı ( http://www.trovarit.com.tr/tr/downloads/download-center.html


Önemli yatırım kararları güvenli bir şekilde nasıl alınır ?

Yeni Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) yazılımı arayışına giren her kim olursa olsun, oldukça fazla çalışma gerektiren bir süreç ile karşı karşıyadır. Yeni yazılım çözümünün uygulanması yüksek yatırım riskini elinde tutar ve oldukça dikkat edilmesi gereken bir çalışmadır. Sonrasında, pazarda rekabet gücünü arttırmak amacıyla, şirketin iş süreçlerini, mümkün olduğunca verimli hale getirecek basit yollar düşünülmeli ve hayata geçirilmelidir

Yeni yazılımın uygulanması kararının verenler, farkında olmalılardır ki, bu yatırımın, şirket içindeki iş süreçlerinde iyileştirmeye dönük etkileri, uzun bir süre geçtikten sonra gözlenir. Çünkü, bu karar, şirket içindeki çalışanları ve bölümleri etkiler. En önem nokta, uygun ERP yazılımının değerlendirme ve seçim süreçleridir. Sonrasında, hatasız bir uyarlama ve uygulama süreci yaşanmalıdır

ERP projelerinde, şirketler yüksek yatırım riski alırlar. Çünkü yazılım lisansı ve uygulama maliyeti kullanıcı başına yaklaşık 4.500 € seviyelerindedir. (ERP memnuniyet anketi) Buna ek olarak, gerekli donanım yatırımları da yapılmalıdır. Aynı zamanda, ERP seçim ve uygulama çalışmaları, kişiler üzerinde çok sıkıntılı ve zor bir çalışma baskısı yaratır. Orta ölçekli işletmelerde bile, ana proje ekibi için dört adam yıldan altı adam yıla varan bir tecrübe edinme zaman maliyeti ortaya çıkartır. Bunun hemen hemen yarısı ERP arama, değerlendirme, seçim ve işletmelerin yeni ERP yazılım disiplinine hazırlanma süresidir.

ERP Projelerinin Riskleri

ERP proje riskleri, 3 ana başlık altında toplanabilir.

  • · Doğru hedef belirleme
  • · Planlama ve kapasite bütçesine bağlılık
  • · Finansal bütçeye bağlılık

Farklı çalışmalar şunu göstermiştir ki, ERP projeleri, şirketlerin verdiği yatırım kararları arasında en riskli olanlardır. Almanya’da bağımsız bir şirket tarafından yapılan araştırma sonucu olarak, katılımcıların % 85’i ERP proje hedeflerine ulaşılmadığını itiraf etmişlerdir. ERP projelerinin yaklaşık % 28’i ciddi sorunlardan dolayı durdurulmuş yada iptal edilmiştir. Bu korku yada endişe ile bir çok şirket, ERP projeleri ile ilgili farklı düşünceler sergilemekte ve mümkün olduğunca bu süreci ertelemektedir. Peki, karşılaştıkları yada karşılaşmaktan korktukları sorunlar nelerdir?

Çoğu şirketlerde, ERP yazılım konusu, her sekiz – on yılda bir gündeme gelmektedir Bu alandaki bilgi sınırlıdır. Genellikle, yazılım üreticileri tarafından sunulan, pazar, fonksiyonların kapsamı ve verilen hizmet ile ilgili bilgiler vardır.

Aynı zamanda, ERP projeleri doğal olarak karmaşıktır: ERP yazılımı, şirketin her noktasına dokunan merkezi sinir sistemi gibidir. Bu nedenle, kullanıcılar tarafından anlaşılması zordur. Sonuç: Farklı ve net belirlenmemiş talepler ve düşüncelerle bu sürece katılanlar, ihtiyaçlar ve farklı çözüm alternatifleri konularında, kendilerini sürekli tartışma içinde bulurlar

Ayrıca, şirketlerde, ERP projelerini destekleyici ve sürekliliği olan bir proje yönetim altyapısı yoktur. Hedefler ve proje kapsamı doğru olarak belirlenememektedir. ERP altyapısı üzerinde, farklı bakış açıları ile görevleri üstlenebilecek ve kararlıklıkla , direnç göstermeden bu görevleri yerine getirebilecek doğru proje ekipleri de kurulamamaktadır. Sonuç olarak, yönetim desteği, net sınırların belirlenmesi, kaynak atamaları, günlük işler ile ERP projeleri arasında önceliklerin belirlenmesi konularında sorunlar yaşanmaktadır

Çoğu ERP projelerinde, harcanan zaman, enerji ve finansmanı konularında benzer sorunlar yaşanmaktadır. En kötü durumda, uyarlanan yazılım, temel iş süreçlerini karşılamamakta ve şirket için karlı bir yatırım olmaktan çıkmaktadır.

ERP Projeleri – Özellikli Yatırım Planı

Bahsedilen riskleri azaltmak için, bir noktanın dikkate alınması gerekmektedir: ERP projeleri, kompleks yatırım planlarıdır. ERP değerlendirme ve seçim (yatırım kararı), başarılı ERP uygulamalarının temelini oluşturur. Bu süreçte aşağıdaki çalışmalar yapılmalıdır

  • Yazılım ve hizmetlerle ilgili olarak ihtiyaçların doğru ve net belirlenmesi
  • Doğru pazar araştırması
  • Alınan yazılım ve hizmetlerle ilgili finansal şartların ve zamanların doğru tespit edilmesi

ERP projelerinin arkasındaki zorluğu karşılık, doğru iş ortağı ile yürütülecek güçlü bir proje yönetimi şarrtır.

ERP değerlendirmesinin altyapısı

ERP projeleri için yatırım kararını bir huni biçimi ile modelleyebiliriz: Şirketin tespit edilmiş ihtiyaçlarını içeren tabloya bağlı olarak, ERP pazarı araştırılır ve ardından daraltılabilir. Burada, kapsam ve yatırım kararının karakteristik özelliği bakımından, farklı proje adımları dikkate alınarak öncelik yada odaklı proje yapısı belirlenebilir.

İhtiyaç belirleme şablonu, yatırım kararının içeriğe bağlı omurgasını oluşturur: Arkasından, sistem teknolojisi ve iş süreçlerine karşılık gerekli olan yazılım fonksiyonları gelir. Bu sebeple, iş süreçleri, ihtiyaç belirleme şablonunun başlangıç noktasıdır. ERP projesinin başlangıcında, ihtiyaçlar kabaca oluşturulur ve belirlenen yazılım yada çözüm sağlayan firmalardan değerlendirilmesi, karşılama derecelerinin belirlenmesi istenir. Bu sonuçlar aynı zamanda çözüm üretici firma ile yapılacak sözleşme görüşmeleri (ihtiyaç karşılama yöntemleri olarak standart fonksiyonlar ,geliştirme ve iş ortağı çözümü ile entegrasyon gibi seçenekler vardır) ve ardından sözleşme içeriği anlamında da önem taşımaktadır. Uygun ihtiyaç belirleme şablonunu oluşturulması hayli zaman ve maliyet gerektirir. Bu problemin çözümünde, ERP sistemlerinden beklentiler ile kapsamlı bir şekilde oluşturulmuş, açık ve sektöre uygun bir şablon kullanılmalıdır. ( örn. www.it-matchmaker.com.tr ) Bu hazır şablonun kullanılması zaman ve maliyeti % 80 oranında azaltır.

İhtiyaçlar belirlenirken, ERP sistem ve tedarikçi seçimlerinde kullanılacak değerlendirme kriterleri de değişiklik gösterir. Ön seçimde ilk olarak, mevcut fonksiyonlar bakımından teknolojik yeterlilik anlamında yazılımın standartları rol oynar. (örn. Işletim sistemi ve veritabanı, temel modüller gibi) Bu oldukça fazla sayıda adayı değerlendirme dışına alma anlamında önemli bir kriterdir. ( „Best Fit“ )

Ön seçim aşamasında 3-5 aday belirlendiğinde, „Best Practice“ çözümlere odaklanılmalıdır. Sunum, referans müşteri ziyaretleri, sektörel uygunluk, tedarikçinin sektör tecrübesi, problem çözme yeteneği, kullanılan uygulama metodolojisi, servis desteği (danışman ve eğitimcilerin yeterliliği) gibi kriterler bu aşamada değerlendirilir. Tedarikçi yada çözüm üzerindeki kişisel izlenimler bu aşamada önemli bir rol oynar. („Look & Feel )

Sonunda, ekonomik ve teknolojik faktörler ön plana çıkar. Toplam sahip olma maliyeti (TCO) ve yatırımın geri dönüşü (RoI) değerlendirilir. Açık kalan detaylar, tedarikçiye projede harcanacak kaynak ve risklerin belirlenmesi anlamında bir imkan verir. Bunlar, özelleştirme ve uygulama hizmetlerinde kaynak kullanımı açısında oluşturulacak proje planında dikkate alınmalıdır.

Sonuç :

ERP projeleri, yatırım projeleri olarak görülmelidir. İşletmelerin yaşam süresi boyunca çok fazla sayıda uygulanamaması, kapsamı, karmaşıklığı ve derinliği dikkate alındığında şirket yapısı üzerinde büyük etkiler yaratır. Buna rağmen, ERP altyapısı firmaları gelişen rekabet ortamında bir adım öne taşıyacaktır.

İyi oluşturulmuş bir ihtiyaç tablosu, değerlendirme kriterleri, firmalar için çok riskli olana bu yatırım kararlarında doğru adım atmalarına sebep olur.


İşletmelerde ERP kullanımı için gerekli kullanıcı sayısı şirket büyüklüğü, beyaz yaka sayısı ve faaliyet alanı gibi özellikleri ile değişmesine rağmen, Trovarit’in en son 2500 proje ile yaptığı araştırma sonuçlarına göre aşağıdaki tabloda da görüleceği gibi, küçük ve orta ölçekli işletmelerde 10 ile 50 arasında değişmektedir.

kullanici
Şirket çalışan sayısına bağlı ERP kullanıcı sayısı

“ERP kullanıcısı” tanımı, uygulamanın herhangi bir bölümünü tam ya da bazı özellikleri ile kullanan kişi olarak bugüne kadar karşımıza çıktı. Başlangıçta, tam kullanım lisanslama modelleri yaygınken, sonrasında “rol bazlı” kullanım, ardından da “Power User”, “Functional User”, “Web User”, “Reporting User” gibi lisanslamayı da etkileyen tanımlar ortaya çıktı. Şu an gündemde olan ve önümüzdeki dönemde de çok sık konuşulacak “Cloud ERP” ve tamamlayıcısı “Mobile ERP” ile artık ERP kullanıcısı tanımı değişmek zorunda kalacak.

Uluslararası pazarda faaliyet gösteren ERP üreticilerin hedefinde artık, kullanıcı olarak işletmedeki tüm çalışanlar var. 100-250 çalışanı olan bir şirkette ortalama 43 kişinin kullanımı düşünülürse geriye kalan 57-207 kişi niçin sistemi kullanmasın?

Mobil teknolojisinin gelişimi ile, geriye kalan çalışanlar bir şekilde sisteme dahil olacak. Genişletilmiş CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi) ,HRM (İnsan Kaynakları Yönetimi), DMS (Doküman Yönetim Sistemi), WF (İş Akış Yönetimi), BI (İş Zekası), FSM (Harici Servis Yönetimi) fonksiyonları ile ERP, artık tüm çalışanların kullanımına açılıyor. Özellikle yurt dışında HRM içerisinde “Expense Management” (Harcama, gider yönetimi) başlığı altında uygulamalar geliştirilmeye ve sık kullanılmaya başlandı. Aynı şekilde iş akış yönetimi içerisinde onay ya da bilgilendirme, iş zekası içerisinde raporlama ve analiz gibi uygulamalar, tüm çalışanların sisteme dahil olmasına ve yeni bir kullanıcı tanımına yol açacak. Bulut bilişim teknolojisi sayesinde yazılım üreticileri, farklı roller ve erişim seçenekleri için farklı lisanslama modelleri yaratacaklar.

İş yazılımları alanında benzer makale ve analizlere www.trovarit.com.tr adresindeki “Download Center” bölümünden ulaşabilirsiniz.


Alışveriş sırasında önceden hazırlamış olduğunuz listenin faydasını görmüşsünüzdür. Özellikle mühendislik eğitimi almış ya da iş yerinde satış/tedarik, üretim ve proje planlamada görev alan kişiler, bu alışkanlıklarını özel hayatlarına da yansıtırlar ve bir işe başlamadan önce planlama yaparlar. Planlamanın başlangıç unsurlarından biri de kontrol listesi hazırlamaktır.

Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) yazılımları hakkında bilgi sahibi olmayabilir, işletmenizin henüz hazır olmadığını düşünebilir, çözüm arayabilir, seçim ve değerlendirme sürecinde olabilir, satın almış ancak henüz kullanmaya başlamamış olabilirsiniz. Bu yazıda, hangi adımda olursanız olun, başlamadan önde yapmanız gerekenleri ayrıntılı bir şekilde bulacaksınız.

Ne kadar hazırsınız?

İşe kendinizi tanıyarak başlayın. Uzun yıllardır iş yazılımı olarak, muhasebe ve finans işlemlerinizi yapan, kısıtlı fonksiyonlarla satış ve satın alma ihtiyaçlarınızı karşılayan bir yazılım kullanıyor olabilirsiniz ve artık bu yazılım ihtiyaçlarınıza cevap vermiyor olabilir. Peki, yeni bir entegre ERP sistemine ne kadar hazırsınız?

  • Kapasite : Proje yönetiminde ve uygulanmasında yeterli sayıda insan kaynağınız var mı?
  • İş süreçleri : Oturmuş sayılabilecek satış,satın alma,üretim gibi süreçlere sahip misiniz?
  • Ana veriler : Cari, stok, ambar sınıflandırma ve kodlama yapısı, ürün ağacı ve rota (iş akışı) tanımlamaları oluşturulmuş mu?
  • Bütçe : Gerekli donanım ve yazılım satın almaları için yeterli seviyede bütçe ayırdınız mı?
  • Çoklu şirket ve lokasyon yapısı : Tüm şirket ya da lokasyonda eş zamanlı kullanım ya da pilot uygulama, fazlandırma politikası belirlediniz mi?

Arayış içerisindesiniz!!!

Yukarıdaki hazırlıkları yaptınız ve uygun çözüm arayışına başladığınız. Peki;

  • Pazar : Yazılım pazarındaki ürün ve firma profilleri hakkında bilginiz var mı?
  • İhtiyaçlar : İşletme olarak yazılımdan net beklentileriniz nedir?
  • Ön seçim : Hangi kriterlere göre uygun çözümlerin dışındakileri elemelisiniz?
  • Değerlendirme : Kalan çözümleri adil ortamda nasıl değerlendirmelisiniz?
  • Sektörel çözüm ve referanslar : Sektörünüzdeki firmaların kullandığı çözümler ve memnuniyet dereceleri nedir?
  • Seçim : Elemeden sonra geriye kalan 2-3 çözümden hangisi size daha uygun? Sunulan modül yapısı, fiyatlandırma, bakım ve güncelleme bedelleri, uygulama planı, canlı kullanıma geçiş tarihi, var ise fazlandırma sizin için uygun mu?
  • Sözleşme : İleride sizi koruyacak nasıl bir sözleşme hazırlamalısınız?

Uygulama, canlı kullanıma geçiş ve sonrası

Uzun ve yorucu geçen bir çalışmadan sonra nihayet size en uygun olduğunu düşündüğünüz çözümü satın aldınız ve uygulamaya karar verdiniz. Peki ;

  • Kararlılık : Yönetim olarak proje başlangıcında tüm ekibi toplayarak, projenin başarı ile uygulanması için kararlılığınızı ve takipçisi olacağınızı vurguladınız mı?
  • Proje ekibi : İşletmeniz içinde projeyi yönetecek yeterliliklere sahip kaynaklarınızı atadınız mı?
  • Destek proje ekibi : Uygulama desteği aldığınız firmanın atayacağı proje ekibinin yeterliliklerini gözden geçirip, doğru kişilerinin belirlenmesini sağladınız mı?
  • Çalışma şartları, takvim : İşletmenizde proje toplantılarını gerçekleştireceğiniz, yeterli donanıma sahip bir alan belirlediniz mi? Mevcut günlük işlerinizi aksatmayacak şekilde çalışma takvimi oluşturdunuz mu?
  • Motivasyon : Proje içerisinde yer alan kişilere, hedef, faydaları gibi konularda düzenli bilgilendirme ve motivasyon çalışması yaptınız mı? Doğru ve hızlı iletişim imkanları sağladınız mı?
  • Sorunlar ve çözüm : Uygulama sırasında karşılaşılan sorunlara karşı yapıcı ve çözüm odaklı yaklaşım sergiliyor musunuz?
  • Riskler : Öngörülen risklere karşı (aşırı direnç sonucu uygulama zorlukları, bütçenin beklenenin üzerine çıkma ihtimali, paydaşlar arasındaki fikir ayrılıkları) strateji belirlediniz mi? B,C,D planlarınız hazır mı?
  • Canlı kullanıma geçiş tarihi : Muhtemel fazla mesai, çıkacak problemlerin giderilmesi için gerekli zaman ve sabır, finansal yükümlülüklerin aksamaması gibi gerekçeleri dikkate alarak uygun zamanı belirlediniz mi?
  • Canlı kullanım : Belli bir süre için, işlerin eski hızda gitmeyeceğini, paralel iş yükü doğabileceğini, sabır göstermeniz gerektiğini öngördünüz mü?

Parti Zamanı

Uzun ve yorucu geçen bir sürenin sonunda hak ettiğiniz başarıyı ödüllendirmek için ne planlıyorsunuz?

1 10 11 12