Önemli yatırım kararları güvenli bir şekilde nasıl alınır ?
Yeni Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) yazılımı arayışına giren her kim olursa olsun, oldukça fazla çalışma gerektiren bir süreç ile karşı karşıyadır. Yeni yazılım çözümünün uygulanması yüksek yatırım riskini elinde tutar ve oldukça dikkat edilmesi gereken bir çalışmadır. Sonrasında, pazarda rekabet gücünü arttırmak amacıyla, şirketin iş süreçlerini, mümkün olduğunca verimli hale getirecek basit yollar düşünülmeli ve hayata geçirilmelidir
Yeni yazılımın uygulanması kararının verenler, farkında olmalılardır ki, bu yatırımın, şirket içindeki iş süreçlerinde iyileştirmeye dönük etkileri, uzun bir süre geçtikten sonra gözlenir. Çünkü, bu karar, şirket içindeki çalışanları ve bölümleri etkiler. En önem nokta, uygun ERP yazılımının değerlendirme ve seçim süreçleridir. Sonrasında, hatasız bir uyarlama ve uygulama süreci yaşanmalıdır
ERP projelerinde, şirketler yüksek yatırım riski alırlar. Çünkü yazılım lisansı ve uygulama maliyeti kullanıcı başına yaklaşık 4.500 € seviyelerindedir. (ERP memnuniyet anketi) Buna ek olarak, gerekli donanım yatırımları da yapılmalıdır. Aynı zamanda, ERP seçim ve uygulama çalışmaları, kişiler üzerinde çok sıkıntılı ve zor bir çalışma baskısı yaratır. Orta ölçekli işletmelerde bile, ana proje ekibi için dört adam yıldan altı adam yıla varan bir tecrübe edinme zaman maliyeti ortaya çıkartır. Bunun hemen hemen yarısı ERP arama, değerlendirme, seçim ve işletmelerin yeni ERP yazılım disiplinine hazırlanma süresidir.
ERP Projelerinin Riskleri
ERP proje riskleri, 3 ana başlık altında toplanabilir.
- · Doğru hedef belirleme
- · Planlama ve kapasite bütçesine bağlılık
- · Finansal bütçeye bağlılık
Farklı çalışmalar şunu göstermiştir ki, ERP projeleri, şirketlerin verdiği yatırım kararları arasında en riskli olanlardır. Almanya’da bağımsız bir şirket tarafından yapılan araştırma sonucu olarak, katılımcıların % 85’i ERP proje hedeflerine ulaşılmadığını itiraf etmişlerdir. ERP projelerinin yaklaşık % 28’i ciddi sorunlardan dolayı durdurulmuş yada iptal edilmiştir. Bu korku yada endişe ile bir çok şirket, ERP projeleri ile ilgili farklı düşünceler sergilemekte ve mümkün olduğunca bu süreci ertelemektedir. Peki, karşılaştıkları yada karşılaşmaktan korktukları sorunlar nelerdir?
Çoğu şirketlerde, ERP yazılım konusu, her sekiz – on yılda bir gündeme gelmektedir Bu alandaki bilgi sınırlıdır. Genellikle, yazılım üreticileri tarafından sunulan, pazar, fonksiyonların kapsamı ve verilen hizmet ile ilgili bilgiler vardır.
Aynı zamanda, ERP projeleri doğal olarak karmaşıktır: ERP yazılımı, şirketin her noktasına dokunan merkezi sinir sistemi gibidir. Bu nedenle, kullanıcılar tarafından anlaşılması zordur. Sonuç: Farklı ve net belirlenmemiş talepler ve düşüncelerle bu sürece katılanlar, ihtiyaçlar ve farklı çözüm alternatifleri konularında, kendilerini sürekli tartışma içinde bulurlar
Ayrıca, şirketlerde, ERP projelerini destekleyici ve sürekliliği olan bir proje yönetim altyapısı yoktur. Hedefler ve proje kapsamı doğru olarak belirlenememektedir. ERP altyapısı üzerinde, farklı bakış açıları ile görevleri üstlenebilecek ve kararlıklıkla , direnç göstermeden bu görevleri yerine getirebilecek doğru proje ekipleri de kurulamamaktadır. Sonuç olarak, yönetim desteği, net sınırların belirlenmesi, kaynak atamaları, günlük işler ile ERP projeleri arasında önceliklerin belirlenmesi konularında sorunlar yaşanmaktadır
Çoğu ERP projelerinde, harcanan zaman, enerji ve finansmanı konularında benzer sorunlar yaşanmaktadır. En kötü durumda, uyarlanan yazılım, temel iş süreçlerini karşılamamakta ve şirket için karlı bir yatırım olmaktan çıkmaktadır.
ERP Projeleri – Özellikli Yatırım Planı
Bahsedilen riskleri azaltmak için, bir noktanın dikkate alınması gerekmektedir: ERP projeleri, kompleks yatırım planlarıdır. ERP değerlendirme ve seçim (yatırım kararı), başarılı ERP uygulamalarının temelini oluşturur. Bu süreçte aşağıdaki çalışmalar yapılmalıdır
- Yazılım ve hizmetlerle ilgili olarak ihtiyaçların doğru ve net belirlenmesi
- Doğru pazar araştırması
- Alınan yazılım ve hizmetlerle ilgili finansal şartların ve zamanların doğru tespit edilmesi
ERP projelerinin arkasındaki zorluğu karşılık, doğru iş ortağı ile yürütülecek güçlü bir proje yönetimi şarrtır.
ERP değerlendirmesinin altyapısı
ERP projeleri için yatırım kararını bir huni biçimi ile modelleyebiliriz: Şirketin tespit edilmiş ihtiyaçlarını içeren tabloya bağlı olarak, ERP pazarı araştırılır ve ardından daraltılabilir. Burada, kapsam ve yatırım kararının karakteristik özelliği bakımından, farklı proje adımları dikkate alınarak öncelik yada odaklı proje yapısı belirlenebilir.
İhtiyaç belirleme şablonu, yatırım kararının içeriğe bağlı omurgasını oluşturur: Arkasından, sistem teknolojisi ve iş süreçlerine karşılık gerekli olan yazılım fonksiyonları gelir. Bu sebeple, iş süreçleri, ihtiyaç belirleme şablonunun başlangıç noktasıdır. ERP projesinin başlangıcında, ihtiyaçlar kabaca oluşturulur ve belirlenen yazılım yada çözüm sağlayan firmalardan değerlendirilmesi, karşılama derecelerinin belirlenmesi istenir. Bu sonuçlar aynı zamanda çözüm üretici firma ile yapılacak sözleşme görüşmeleri (ihtiyaç karşılama yöntemleri olarak standart fonksiyonlar ,geliştirme ve iş ortağı çözümü ile entegrasyon gibi seçenekler vardır) ve ardından sözleşme içeriği anlamında da önem taşımaktadır. Uygun ihtiyaç belirleme şablonunu oluşturulması hayli zaman ve maliyet gerektirir. Bu problemin çözümünde, ERP sistemlerinden beklentiler ile kapsamlı bir şekilde oluşturulmuş, açık ve sektöre uygun bir şablon kullanılmalıdır. ( örn. www.it-matchmaker.com.tr ) Bu hazır şablonun kullanılması zaman ve maliyeti % 80 oranında azaltır.
İhtiyaçlar belirlenirken, ERP sistem ve tedarikçi seçimlerinde kullanılacak değerlendirme kriterleri de değişiklik gösterir. Ön seçimde ilk olarak, mevcut fonksiyonlar bakımından teknolojik yeterlilik anlamında yazılımın standartları rol oynar. (örn. Işletim sistemi ve veritabanı, temel modüller gibi) Bu oldukça fazla sayıda adayı değerlendirme dışına alma anlamında önemli bir kriterdir. ( „Best Fit“ )
Ön seçim aşamasında 3-5 aday belirlendiğinde, „Best Practice“ çözümlere odaklanılmalıdır. Sunum, referans müşteri ziyaretleri, sektörel uygunluk, tedarikçinin sektör tecrübesi, problem çözme yeteneği, kullanılan uygulama metodolojisi, servis desteği (danışman ve eğitimcilerin yeterliliği) gibi kriterler bu aşamada değerlendirilir. Tedarikçi yada çözüm üzerindeki kişisel izlenimler bu aşamada önemli bir rol oynar. („Look & Feel )
Sonunda, ekonomik ve teknolojik faktörler ön plana çıkar. Toplam sahip olma maliyeti (TCO) ve yatırımın geri dönüşü (RoI) değerlendirilir. Açık kalan detaylar, tedarikçiye projede harcanacak kaynak ve risklerin belirlenmesi anlamında bir imkan verir. Bunlar, özelleştirme ve uygulama hizmetlerinde kaynak kullanımı açısında oluşturulacak proje planında dikkate alınmalıdır.
Sonuç :
ERP projeleri, yatırım projeleri olarak görülmelidir. İşletmelerin yaşam süresi boyunca çok fazla sayıda uygulanamaması, kapsamı, karmaşıklığı ve derinliği dikkate alındığında şirket yapısı üzerinde büyük etkiler yaratır. Buna rağmen, ERP altyapısı firmaları gelişen rekabet ortamında bir adım öne taşıyacaktır.
İyi oluşturulmuş bir ihtiyaç tablosu, değerlendirme kriterleri, firmalar için çok riskli olana bu yatırım kararlarında doğru adım atmalarına sebep olur.