Bilgi işlem yöneticileri, şirket içinde operasyonel zorluklar sonucu ortaya çıkan sorunlara cevap verebilecek yeni bir kurumsal kaynak planlama (ERP) yazılım ihtiyacını yönetime götürmekten genellikle çekinirler. Bu durumun nedeni, Trovarit tarafından gerçekleştiren ERP deneyimi araştırma çalışmasında açıkça görülmektedir. Zira sonuçlar ERP projelerinin %83’ünde ciddi sorunlarla karşılaşıldığını ortaya koymuştur.

ERP çözüm sağlayıcılarının müşterileri bilgi işlem yöneticiler ve kullanıcılardır. Müşteri memnuniyeti genel olarak sorgulandığında ortak düşünce “iyi” olmasına rağmen, bu genel görüş arkasında ciddi sorunlar, anlaşmazlıklar, çatışmalar ve en önemlisi zaman ve para kaybı barındırır.

ERP Projelerinde En Çok Karşılaşılan Sorun Veri Aktarımı

ERP deneyimi araştırma çalışması, ERP sistemlerinin genel memnuniyetinin sorgulamasının yanında, proje uyarlama ve kullanımda karşılaşılan problemleri de ortaya çıkarmıştır. Çoğunluğu bilgi işlem yöneticisi olan katılımcıların %17’si çok büyük sorunlar ile karşılaşılmadığını söylerken, kalan %83’lük büyük bir kısım ise farklı kriterlerde sorunları dile getirmiştir. Bunlar arasında en üst sıralarda yer alan şikayetler şöyle belirlenmiştir:

  • Mevcut verinin yeni sisteme aktarılması (%33)
  • Çok fazla geliştirmeye ihtiyaç duyulması (%22)
  • Proje ekibindeki şirket içi kaynaklardan verim alınamaması (%17)
  • Süreçlerin tam olarak aktarılamaması (%16)

Yeni ERP Sistemine Geçişte Yaşanan Zorluklar

Sadece %25’lik bir kısım, uygulama sürecinde “yumuşak geçiş” sağlandığı yönünde görüş bildirirken, %19’luk kısım yeni sürüm ve versiyon güncellemelerinin büyük sorunlara yol açtığını belirtmişlerdir. Ardından %17 ile düşük performans, %16 ile kullanıcı ara yüzleri, ergonomi gelmektedir. Diğer sistemlerle entegrasyon, mobil uygulama desteğinde yetersizlik, esneklik ve işletim maliyeti çok fazla şikayet edilen konular arasındadır.

erp-sorunlar2

Kullanım Kılavuzları & Yardım Dokümanları Nerede?

Her ne kadar genel kullanım eğitimi ve fonksiyonel alan eğitimleri verilse de, kullanıcılar ilerleyen aşamalarda da her zaman kullanım kılavuzuna ve yardım dokümanlarına ihtiyaç duymaktadır. Çözüm kapsama alanının genişliğine, yapılan geliştirmelerin büyüklüğüne bağlı olarak bu dokümanlara ihtiyaç artmaktadır. Standart dokümanlar güncellenmediğinden ihtiyaçlara cevap vermemektedir.

Yazılım sağlayıcılar bu durumda genellikle eforu kullanıcı proje ekibine aktarsalar da, sistematik çalışma gereksinimi, efor ve maliyet sebebi ile istenen noktaya gelememektedir.Özellikle uluslararası yazılımlarda bu sorun kendini daha fazla göstermektedir. Hem dil desteği hem de kısıtlı içerik kullanıcı şirketleri zor durumda bırakmaktadır. Uygulama içi/dışı wiki, içeriğe duyarlı yardım ya da çevrimiçi yardım tercih edilen araçlardır.

Yazarlar: Dr. Karsten Sontow, TROVARIT AG – Muharrem Gezer, TROVARIT Türkiye

ERP seçim ve uygulamaları hakkında sorularınızı bize iletebilirsiniz: 0216 478 2837


E-fatura bilindiği gibi ülkemizde 2010 yılından itibaren yürürlükte olan bir uygulama. Henüz yeterince yaygınlaşmamış olmakla birlikte, e-fatura uygulaması dijital dönüşüm süreçlerinde öncelik kazanan ve hem yasal mevzuat hem de operasyon kolaylığı açısından şirketlere avantaj sağlayan bir niteliğe sahip.

Kısaca özetlemek gerekirse, e-fatura veri format ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen, VUK gereği bir faturada yer alması gereken bilgilerin içerisinde yer aldığı, satıcı ve alıcı arasındaki iletimin merkezi bir platform (GİB) üzerinden gerçekleştirildiği elektronik bir belgedir. E-fatura bağımsız bir belge türü olmayıp, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.

Bu faydalı uygulamanın hukuki ve pratik yönü kadar önemli olan bir başka yönü ise projelendirme ve teknik uygulamadır. Bu aşamada devreye entegratör firmalar girmektedir. Hem yazılım hem de altyapı desteği veren bu firmalar, uygulamanın yaygınlaştırılması amacıyla “Özel Entegratörlük” müessesi adı altında 421 sıra no.lu VUK tebliğinin yayınlanmasıyla genel işleyişe dahil edilmiştir. Özel entegratörlük sayesinde bilgi işlem alt yapısı yeterli olmayan mükelleflerin de uygulamadan kolayca faydalanabilmeleri amaçlanmıştır.

E-Fatura Özel Entagratör İzni Olan Kurumlar

Trovarit’in lisanslı iş yazılımı seçim platformu IT-Matchmaker’da aşağıdaki listede yer alan entegratör izni almış kurumlar yer almaktadır. E-faturaya geçişi de içeren ERP ve diğer iş yazılımı projelerinizde platformumuzu rahatlıkla kullanabilirsiniz.

  • UyumSoft Bilgi Sistemleri ve Teknolojileri Tic. A.Ş.
  • LOGO YAZILIM A.Ş.
  • Mikro Yazılımevi A.Ş.
  • INTECON Bilişim ve Danışmanlık Ltd. Şti.

Hemen ayrıntılı bilgi almak için: 0216 478 28 37 ya da info_tr@trovarit.com

GİB tarafından özel entagratör izni verilen tüm kurumları görmek için tıklayınız.


ERP kullanıcılarının mevcut sistem ve gelecekteki beklentileri analiz edildiğinde “veri güvenliği” çok yüksek oran ile ilk sırada yer almaktadır. (%81) “Kullanım kolaylığı” (%69), “yasal düzenlemeler / uyum” (%46), “mobil kullanım” (%38) ve şirket içerisinde ya da harici farklı yazılım çözümlerinin birbirleri ile entegrasyonu/veri alışverişi (%31) listenin en üst sıralarında bulunmaktadır.

blog1

Görsel 1 : ERP kullanıcıları açısından güncel konular ve eğilimlerin ilgi seviyesi

Veri Güvenliği ve ERP

Şirketlerde veri güvenliği sadece ERP sistemleri içerisinde değerlendirilmemelidir. Farklı yollar kullanılarak bilgi hırsızlığı yapılabilir. Tasarım, müşteri, maliyet ve fiyatlama gibi bilgiler bilinçli ya da bilinçsiz şirket dışına çıkabilir ve kullanılabilir. ERP sistemleri bu konuda entegre çalışan bir yapı içerisinde veri kaynağı olarak düşünüldüğünde önemli bir rol oynar. Farklı lokasyonlarda, geniş alanda kullanım, mobil erişim, bulut bilişim teknolojileri veri korumayı zorunlu hale getirmektedir.

İlginç bir analiz sonucu ise ilk ve ikinci, dördüncü öncelikli kriterlerin birbirleri ile ters oranda bir ilişki içerisinde olduklarıdır. Kullanım kolaylığı, ergonomi ve erişim, olası güvenlik risklerini ortaya çıkarmaktadır. Rol bazlı kullanım, aşırı koruyucu yetkilendirme, uzaktan erişim altyapısı kullanımı, kolaylığı yaratmasının yanında güvenlik açıklarını da beraberinde getirir.

Yasal düzenlemeler veriyi kağıt ortamında izlemeden çıkartarak olması gerektiği dijital ortamda işleme zorunluluğu getirmiştir. Şirketlerin dijitalleşme endeksine bağlı olarak veri işleme yapıları değişmektedir. (Trovarit ve Bitkom tarafından organize edilen “Dijital Ofis Endeksi (DOI)” uygulamasına http://www.it-matchmaker.com/digital-office-index/tr/ adresinden ulaşarak DOI değerinin bulabilirsiniz.)

Yine bazı sektörlerdeki zorunluluklar (Kimya, ilaç gibi) verinin belirli standartlarda işlenmesini ve raporlanmasını zorunlu kılmaktadır.

ERP seçimi ve proje yönetimi hakkında detaylı bilgi almak için tıklayın.

ERP Yazılımlarının Mobil Kullanımı

Şu anda %70 oranında ERP uygulamaları mobil ortamda kullanılabilmektedir. (Internet üzerinden diz üstü bilgisayarlar ile) Akıllı telefon ve tabletler üzerinden kullanım ise ancak %20-%25 seviyelerindedir.

blog2

Görsel 2: ERP uygulamalarında mobil kullanım

Mobil kullanım yazılım üreticileri için önümüzdeki dönemde çok önemli bir sorun olarak karşımıza çıkıyor. Uzak masaüstü bağlantı (RDP – Remote Desktop Protocol) ve Sanal Özel Ağ (VPN – Virtual Private Network) üzerinden ERP sistemlerine erişim mümkün olsa da, web tabanlı erişim ve işletim sistemi bağımsız mobil cihazlar üzerinden kullanım hala aşılması gereken bir sorun. Bazı üreticiler ara yüzlerini yeni teknolojiler (HTML5) ile geliştirseler de, bu şu an için kısıtlı fonksiyonları da beraberinde getirmektedir. Aynı kısıt mobil uygulamalar (Apps) için de geçerlidir. Şu anda CRM (Customer Relationship Management – Müşteri İlişkileri Yönetimi), HRM (Human Resource Management – İnsan Kaynakları Yönetimi), FSM (Field Service Management – Şirket dışı Servis Yönetimi) alanlarında çözümler yer alsa da, beklenti daha geniş alanda kullanımdır.

Şirketlerin iş alanı ve fonksiyonel taleplerine bağlı olarak yalnızda tek bir ERP sisteminin kullanımı maalesef ihtiyaçları karşılamaktadır. Değer zinciri içerisinde yer alan hem şirket içi hem de şirket dışındaki iş ortakları ile ilişkilerde tamamlayıcı yazılım çözümlerinin kullanımı gerekmektedir.

Örnek verecek olursak tasarım yapan üretim şirketlerinde bilgisayar destekli tasarım yazılımlarının (CAD – Computer Aided Design), perakende sektöründe stok devir hızları ve stratejiler dikkate alınarak merkez depo, mağazalar arasındaki stok transferlerinin tahmini amacıyla kullanılan planlama ve otomatik yerine koyma yazılımları (Auto-Replenishment), otomotiv sektöründe sipariş işlem sürecinde bilgilerin otomatik paylaşımını sağlayan ara yazılımları (EDI – Electronic Data Interchange), gıda ve kimya sektöründe kalite ve izlenebilirliği sağlayan uygulamalar ile entegrasyonun kurulması zorunlu hale gelmiştir.

İşte tam bu noktada Kurumsal Uygulama Entegrasyonu (EIA – Enterprise Application Integration) yazılımlarının önemi artmaktadır. Bazı önde gelen yazılım üreticileri bu alanda çözümler sunarken, alt segmentte yer alan çözümler XML, EDI ve web servis kullanımı ile bu alanda çalışma yapmaktadır.

Endüstri 4.0 yaklaşımının bir bileşeni olan Nesnelerin Interneti (IOT – Internet of Things) ve büyük veri her geçen yıl gündemdeki yerini üst sıralara taşımaktadır. Şirketlerin dijitalleşme stratejisine bağlı olarak iş yazılımları seçim aşamalarında dikkate alınacaktır.

blog3

Görsel 3: Şirket büyüklüğü boyutunda ERP uygulamaları alanında konular ve eğilimler

Sonuçla, bulut bilişim kullanımda, katılımcıların sadece %9 oranında eğilim gösterdiğini ortaya koymaktadır. Daha yüksek bir oran beklenirken düşük seviyede kalması, veri güvenliği endişesi, hibrit kullanım zorlukları, üreticilerin fiyatlama politikası sonucu yüksek toplam sahip olma maliyeti ile açıklanabilir.

ERP seçimi ve proje yönetimi hakkında detaylı bilgi almak için tıklayın.


ERP seçim ve değerlendirme süreçlerinde, sektörel ihtiyaçların karşılanma dereceleri ile uygun çözümler ön plana çıkmaktadır.

ERP yatırım kararını alan proje ekibi ya da yönetim, öncelikle kendi sektörüne uygun kriterleri ya da fonksiyonları sağlayan çözümleri değerlendirme yoluna gitmektedir. “ERP Deneyimi 2014-2015” araştırma sonuçları, “Fonksiyonellik” kriterini yeni ERP çözümünden beklentilerde en üst sırada göstermektedir.

ERP_Praxis_Functions

Şekil 1 : ERP çözümünden beklentiler

Şirketlerin beklentisi, sunulan ERP çözümü içerisinde sektörel ihtiyaçlarının mümkün olduğu en yüksek seviyede karşılanmasıdır. Sektöre ya da şirkete özel süreçler ERP çözümü içerisinde kurgulandığında, olası alışkanlıkların değişime zorlanması, kullanıcılarda oluşacak direnç gibi risklerle projenin başarısızlığına izin vermezler.  Bu nedenle hem iş alanında özel çözüm hem de bu alanda tecrübeli sağlayıcı arayışına giderler.

Proje bazlı üretim

Çoğu alt bileşenleri benzer olsa da her bir müşteri siparişi için farklı konfigürasyonda üretim yapan işletmelerde, kullanıcıların beklentisi, kolay kullanım, proje plan ve kontrol fonksiyonlarının tamamlayıcı harici uygulamalara gerek olmadan işletilmesidir.

Özellikle proje bazlı makine üretimi yapan ya da mevcut ürünlerini proje bazlı değişiklikler ile yönetmek isteyen şirketler için, stratejiye bağlı ilave olarak yeni ürün oluşturma/ürün geliştirme  ihtiyaçları da doğmaktadır.  Bu durumda, şirket içerisinde ARGE ya da mühendislik departmanlarının önemi ortaya çıkmaktadır. Ana veri yönetimi, değişiklik yönetimi, CAD sistemleri ve PDM entegrasyonları ERP içerisinde entegre verinin işletilmesi açısından gereklidir.

Project_Based_Man

Bu sektörde kritik ERP fonksiyonları;

  • Hızlı teklif hazırlama, revizyon : Katalog, şablon ya da benzer geçmiş projelerden kopyalama, otomatik metin oluşturma, ön maliyet
  • Hızlı plan oluşturma : Yapının hazır şablonlardan hızlı oluşturulması ve geçmiş projelerden bileşen kopyalama, kaynak/tedarik planlama, atama, tedarik süresi uzun malzeme/hizmet planlama, fason satın almaların belirlenmesi
  • Kilometre taşları : Plan içerisinde tarih, eylem ilişkili kilometre taşlarının oluşturulması ve uyarı, bilgilendirme amaçlı iş akış sistemlerinin kurgulanması
  • Çoklu/ek proje : Aynı anda birden fazla projenin yönetilmesi, başlangıç proje üzerinden yeni ek ya da tamamlayıcı projelerin bağlantısı
  • Yapılabilirlik onayı : Mühendislik siparişi, yapılabilirlik kontrol, onay
  • Tasarım ve entegrasyon : Bilgisayar Destekli Tasarım (CAD) yazılımları ile oluşturulan üretime dayalı parçaların ERP sistemi içerinde malzeme olarak kullanılması (PDM entegrasyonları), BOM oluşturma, tasarım/çizim dosya yönetimi, revizyon yönetimi, ürün ana şablon ve kütüphane oluşturma
  • Ürün geliştirme, iyileştirme : Ürünün yaşam döngüsü boyunca, pazar beklentileri, rakip ürünlerdeki gelişim, servis geri bildirimleri ile ürün üzerinden yapılacak değişikliklerin izlenmesi
  • Geri bildirimler : Plan içerisinde yer alan operasyonların (tedarik, üretim, fason tedarik, saha iş/montaj emirleri gibi) başlama, durma, tamamlama gibi geri bildirimlerin anlık girişi, değişiklik yönetimi
  • Ödemeler ve tahsilat : Kilometre taşlarına ya da yapı bileşenlerinin durumuna dayalı ödeme/tahsilat planlarının oluşturulması
  • Sevkiyat, kurulum : Tek sefer ya da parçalı sevk durumunu uygun olarak final test, kalite kontrol bildirimleri, sertifikasyonlar, belge yönetimi, tamamlanmış ya da parçalı kurulum, yerinde kurulum, eğitim
  • Satış sonrası hizmetler : Servis sözleşme yönetimi, garanti takibi, servis/bakım planları, servis taleplerinin alınması, işlenmesi, yedek parça yönetimi, satış yönetimi ile tamamlayıcı ya da yeni ürün satışı
  • İzleme, kontrol, analiz : Proje ile ilgili tüm aktivitelerin (fikir,öneri, belge, toplantı notları) toplanması, derlenmesi, dosyalanması ve yönetimi, geri bildirimler ile anlık izleme, bütçelenen, gerçekleşen karşılaştırmaları ve analizi, yeni projeler için eski proje bilgilerinin (riskler, problemler, durum bilgileri gibi) kullanımı, bilgi havuzu

 

.