Birçok şirket son zamanlarda gündemde olan Endüstri 4.0 konusunda; bilgi edinmede meraklı ve istekli, içeriği ve gerekliliklerinde yetersiz bilgi sahibi, adım atmada kararsız, adım atmama durumunda geleceği konusunda endişeli bir davranış sergiliyor.

Endüstri 4.0’a doğru yolculuk her şirket için ayrı ayrı değerlendirilmelidir. Öncelikle mevcut durum analiz edilmeli ve hedefler belirlenmelidir. Sorular; gelecek için stratejik hedeflerin neler olacağı, hangi teknoloji ve sistemlerin kullanılacağı ve şirket için süreçler ile nasıl bir uyumun sağlanacağı olmalıdır. Elde edilen cevaplar yeterlilik belirlemede ve adımları planlamada önemlidir.

Faydalar kendi içerisinde önceliklere göre belirlenmeli, mevcut durum ile hedef arasındaki farklılıklar yeterlilikler dikkate alınarak analiz edilmeli ve farkların nasıl giderileceğine dönük stratejiler oluşturulmalıdır.

Endüstri 4.0 yaklaşımının olmazsa olmazı dijitalleşmedir. Dijitalleşme, şirket içerisinde ya da iş ortakları ile olan ilişkilerde yer alan bilginin sayısallaştırılması, entegrasyonu, doğrulanması gibi özellikleri içerir. Bu durum dikkate alındığında, donanım ve yazılım destekli bir sistemin gereksinimi ortaya çıkar. Trovarit ve BITKOM tarafından gerçekleştirilen organize edilen “Dijital Ofis Endeksi” çalışmasına https://www.it-matchmaker.com/digital-office-index/tr/ adresinde katılabilir, şirket endeks değerinizi öğrenebilirsiniz.


Bilgi işlem yöneticileri, şirket içinde operasyonel zorluklar sonucu ortaya çıkan sorunlara cevap verebilecek yeni bir kurumsal kaynak planlama (ERP) yazılım ihtiyacını yönetime götürmekten genellikle çekinirler. Bu durumun nedeni, Trovarit tarafından gerçekleştiren ERP deneyimi araştırma çalışmasında açıkça görülmektedir. Zira sonuçlar ERP projelerinin %83’ünde ciddi sorunlarla karşılaşıldığını ortaya koymuştur.

ERP çözüm sağlayıcılarının müşterileri bilgi işlem yöneticiler ve kullanıcılardır. Müşteri memnuniyeti genel olarak sorgulandığında ortak düşünce “iyi” olmasına rağmen, bu genel görüş arkasında ciddi sorunlar, anlaşmazlıklar, çatışmalar ve en önemlisi zaman ve para kaybı barındırır.

ERP Projelerinde En Çok Karşılaşılan Sorun Veri Aktarımı

ERP deneyimi araştırma çalışması, ERP sistemlerinin genel memnuniyetinin sorgulamasının yanında, proje uyarlama ve kullanımda karşılaşılan problemleri de ortaya çıkarmıştır. Çoğunluğu bilgi işlem yöneticisi olan katılımcıların %17’si çok büyük sorunlar ile karşılaşılmadığını söylerken, kalan %83’lük büyük bir kısım ise farklı kriterlerde sorunları dile getirmiştir. Bunlar arasında en üst sıralarda yer alan şikayetler şöyle belirlenmiştir:

  • Mevcut verinin yeni sisteme aktarılması (%33)
  • Çok fazla geliştirmeye ihtiyaç duyulması (%22)
  • Proje ekibindeki şirket içi kaynaklardan verim alınamaması (%17)
  • Süreçlerin tam olarak aktarılamaması (%16)

Yeni ERP Sistemine Geçişte Yaşanan Zorluklar

Sadece %25’lik bir kısım, uygulama sürecinde “yumuşak geçiş” sağlandığı yönünde görüş bildirirken, %19’luk kısım yeni sürüm ve versiyon güncellemelerinin büyük sorunlara yol açtığını belirtmişlerdir. Ardından %17 ile düşük performans, %16 ile kullanıcı ara yüzleri, ergonomi gelmektedir. Diğer sistemlerle entegrasyon, mobil uygulama desteğinde yetersizlik, esneklik ve işletim maliyeti çok fazla şikayet edilen konular arasındadır.

erp-sorunlar2

Kullanım Kılavuzları & Yardım Dokümanları Nerede?

Her ne kadar genel kullanım eğitimi ve fonksiyonel alan eğitimleri verilse de, kullanıcılar ilerleyen aşamalarda da her zaman kullanım kılavuzuna ve yardım dokümanlarına ihtiyaç duymaktadır. Çözüm kapsama alanının genişliğine, yapılan geliştirmelerin büyüklüğüne bağlı olarak bu dokümanlara ihtiyaç artmaktadır. Standart dokümanlar güncellenmediğinden ihtiyaçlara cevap vermemektedir.

Yazılım sağlayıcılar bu durumda genellikle eforu kullanıcı proje ekibine aktarsalar da, sistematik çalışma gereksinimi, efor ve maliyet sebebi ile istenen noktaya gelememektedir.Özellikle uluslararası yazılımlarda bu sorun kendini daha fazla göstermektedir. Hem dil desteği hem de kısıtlı içerik kullanıcı şirketleri zor durumda bırakmaktadır. Uygulama içi/dışı wiki, içeriğe duyarlı yardım ya da çevrimiçi yardım tercih edilen araçlardır.

Yazarlar: Dr. Karsten Sontow, TROVARIT AG – Muharrem Gezer, TROVARIT Türkiye

ERP seçim ve uygulamaları hakkında sorularınızı bize iletebilirsiniz: 0216 478 2837


E-fatura bilindiği gibi ülkemizde 2010 yılından itibaren yürürlükte olan bir uygulama. Henüz yeterince yaygınlaşmamış olmakla birlikte, e-fatura uygulaması dijital dönüşüm süreçlerinde öncelik kazanan ve hem yasal mevzuat hem de operasyon kolaylığı açısından şirketlere avantaj sağlayan bir niteliğe sahip.

Kısaca özetlemek gerekirse, e-fatura veri format ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen, VUK gereği bir faturada yer alması gereken bilgilerin içerisinde yer aldığı, satıcı ve alıcı arasındaki iletimin merkezi bir platform (GİB) üzerinden gerçekleştirildiği elektronik bir belgedir. E-fatura bağımsız bir belge türü olmayıp, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.

Bu faydalı uygulamanın hukuki ve pratik yönü kadar önemli olan bir başka yönü ise projelendirme ve teknik uygulamadır. Bu aşamada devreye entegratör firmalar girmektedir. Hem yazılım hem de altyapı desteği veren bu firmalar, uygulamanın yaygınlaştırılması amacıyla “Özel Entegratörlük” müessesi adı altında 421 sıra no.lu VUK tebliğinin yayınlanmasıyla genel işleyişe dahil edilmiştir. Özel entegratörlük sayesinde bilgi işlem alt yapısı yeterli olmayan mükelleflerin de uygulamadan kolayca faydalanabilmeleri amaçlanmıştır.

E-Fatura Özel Entagratör İzni Olan Kurumlar

Trovarit’in lisanslı iş yazılımı seçim platformu IT-Matchmaker’da aşağıdaki listede yer alan entegratör izni almış kurumlar yer almaktadır. E-faturaya geçişi de içeren ERP ve diğer iş yazılımı projelerinizde platformumuzu rahatlıkla kullanabilirsiniz.

  • UyumSoft Bilgi Sistemleri ve Teknolojileri Tic. A.Ş.
  • LOGO YAZILIM A.Ş.
  • Mikro Yazılımevi A.Ş.
  • INTECON Bilişim ve Danışmanlık Ltd. Şti.

Hemen ayrıntılı bilgi almak için: 0216 478 28 37 ya da info_tr@trovarit.com

GİB tarafından özel entagratör izni verilen tüm kurumları görmek için tıklayınız.


ERP kullanıcılarının mevcut sistem ve gelecekteki beklentileri analiz edildiğinde “veri güvenliği” çok yüksek oran ile ilk sırada yer almaktadır. (%81) “Kullanım kolaylığı” (%69), “yasal düzenlemeler / uyum” (%46), “mobil kullanım” (%38) ve şirket içerisinde ya da harici farklı yazılım çözümlerinin birbirleri ile entegrasyonu/veri alışverişi (%31) listenin en üst sıralarında bulunmaktadır.

blog1

Görsel 1 : ERP kullanıcıları açısından güncel konular ve eğilimlerin ilgi seviyesi

Veri Güvenliği ve ERP

Şirketlerde veri güvenliği sadece ERP sistemleri içerisinde değerlendirilmemelidir. Farklı yollar kullanılarak bilgi hırsızlığı yapılabilir. Tasarım, müşteri, maliyet ve fiyatlama gibi bilgiler bilinçli ya da bilinçsiz şirket dışına çıkabilir ve kullanılabilir. ERP sistemleri bu konuda entegre çalışan bir yapı içerisinde veri kaynağı olarak düşünüldüğünde önemli bir rol oynar. Farklı lokasyonlarda, geniş alanda kullanım, mobil erişim, bulut bilişim teknolojileri veri korumayı zorunlu hale getirmektedir.

İlginç bir analiz sonucu ise ilk ve ikinci, dördüncü öncelikli kriterlerin birbirleri ile ters oranda bir ilişki içerisinde olduklarıdır. Kullanım kolaylığı, ergonomi ve erişim, olası güvenlik risklerini ortaya çıkarmaktadır. Rol bazlı kullanım, aşırı koruyucu yetkilendirme, uzaktan erişim altyapısı kullanımı, kolaylığı yaratmasının yanında güvenlik açıklarını da beraberinde getirir.

Yasal düzenlemeler veriyi kağıt ortamında izlemeden çıkartarak olması gerektiği dijital ortamda işleme zorunluluğu getirmiştir. Şirketlerin dijitalleşme endeksine bağlı olarak veri işleme yapıları değişmektedir. (Trovarit ve Bitkom tarafından organize edilen “Dijital Ofis Endeksi (DOI)” uygulamasına http://www.it-matchmaker.com/digital-office-index/tr/ adresinden ulaşarak DOI değerinin bulabilirsiniz.)

Yine bazı sektörlerdeki zorunluluklar (Kimya, ilaç gibi) verinin belirli standartlarda işlenmesini ve raporlanmasını zorunlu kılmaktadır.

ERP seçimi ve proje yönetimi hakkında detaylı bilgi almak için tıklayın.

ERP Yazılımlarının Mobil Kullanımı

Şu anda %70 oranında ERP uygulamaları mobil ortamda kullanılabilmektedir. (Internet üzerinden diz üstü bilgisayarlar ile) Akıllı telefon ve tabletler üzerinden kullanım ise ancak %20-%25 seviyelerindedir.

blog2

Görsel 2: ERP uygulamalarında mobil kullanım

Mobil kullanım yazılım üreticileri için önümüzdeki dönemde çok önemli bir sorun olarak karşımıza çıkıyor. Uzak masaüstü bağlantı (RDP – Remote Desktop Protocol) ve Sanal Özel Ağ (VPN – Virtual Private Network) üzerinden ERP sistemlerine erişim mümkün olsa da, web tabanlı erişim ve işletim sistemi bağımsız mobil cihazlar üzerinden kullanım hala aşılması gereken bir sorun. Bazı üreticiler ara yüzlerini yeni teknolojiler (HTML5) ile geliştirseler de, bu şu an için kısıtlı fonksiyonları da beraberinde getirmektedir. Aynı kısıt mobil uygulamalar (Apps) için de geçerlidir. Şu anda CRM (Customer Relationship Management – Müşteri İlişkileri Yönetimi), HRM (Human Resource Management – İnsan Kaynakları Yönetimi), FSM (Field Service Management – Şirket dışı Servis Yönetimi) alanlarında çözümler yer alsa da, beklenti daha geniş alanda kullanımdır.

Şirketlerin iş alanı ve fonksiyonel taleplerine bağlı olarak yalnızda tek bir ERP sisteminin kullanımı maalesef ihtiyaçları karşılamaktadır. Değer zinciri içerisinde yer alan hem şirket içi hem de şirket dışındaki iş ortakları ile ilişkilerde tamamlayıcı yazılım çözümlerinin kullanımı gerekmektedir.

Örnek verecek olursak tasarım yapan üretim şirketlerinde bilgisayar destekli tasarım yazılımlarının (CAD – Computer Aided Design), perakende sektöründe stok devir hızları ve stratejiler dikkate alınarak merkez depo, mağazalar arasındaki stok transferlerinin tahmini amacıyla kullanılan planlama ve otomatik yerine koyma yazılımları (Auto-Replenishment), otomotiv sektöründe sipariş işlem sürecinde bilgilerin otomatik paylaşımını sağlayan ara yazılımları (EDI – Electronic Data Interchange), gıda ve kimya sektöründe kalite ve izlenebilirliği sağlayan uygulamalar ile entegrasyonun kurulması zorunlu hale gelmiştir.

İşte tam bu noktada Kurumsal Uygulama Entegrasyonu (EIA – Enterprise Application Integration) yazılımlarının önemi artmaktadır. Bazı önde gelen yazılım üreticileri bu alanda çözümler sunarken, alt segmentte yer alan çözümler XML, EDI ve web servis kullanımı ile bu alanda çalışma yapmaktadır.

Endüstri 4.0 yaklaşımının bir bileşeni olan Nesnelerin Interneti (IOT – Internet of Things) ve büyük veri her geçen yıl gündemdeki yerini üst sıralara taşımaktadır. Şirketlerin dijitalleşme stratejisine bağlı olarak iş yazılımları seçim aşamalarında dikkate alınacaktır.

blog3

Görsel 3: Şirket büyüklüğü boyutunda ERP uygulamaları alanında konular ve eğilimler

Sonuçla, bulut bilişim kullanımda, katılımcıların sadece %9 oranında eğilim gösterdiğini ortaya koymaktadır. Daha yüksek bir oran beklenirken düşük seviyede kalması, veri güvenliği endişesi, hibrit kullanım zorlukları, üreticilerin fiyatlama politikası sonucu yüksek toplam sahip olma maliyeti ile açıklanabilir.

ERP seçimi ve proje yönetimi hakkında detaylı bilgi almak için tıklayın.


ERP uygulamalarının şirketlerde kullanım alanı ve verimliliği aşağıdaki kriterlere bağlı olarak değişiklik gösterir.

• Fonksiyonel kapsam
• ERP sistemine erişim sağlayan çalışan sayısı
• Farklı lokasyonlardan erişim
• Farklı ülkelerden erişim

Fonksiyonel kapsam, mevcut dahili/harici iş süreçleri ve bağlantıların yönetilmesine olanak sağlamalıdır. Doğru bilgiye, hızlı erişim, süreçlerde verimlilik ve şeffaflık temel beklentiler arasındadır.
Geniş fonksiyonel kapsam, farklı organizasyon seviyelerinde sisteme erişen kullanıcı sayısı, birden fazla lokasyon ve ülkede kullanım, beraberinde uyarlama, özelleştirme, eğitim ve destek alanlarında yoğun çalışma gerektirir. Tüm bunlar ise karmaşık bir yapı oluşturur.

Bu yapı aşağıdaki farklı boyutlar ile tanımlanabilir:

• Karmaşık fonksiyonellik (ERP modül yapısı ve modüllerin fonksiyonel karşılıkları)
• ERP uygulama büyüklüğü (Kullanıcı sayısı)
• Çoklu şirket ve lokasyonlarda kullanım, merkezi veri yönetimi, tesisler ya da şirketler arasındaki işlemler
• Ulaslararası kullanım (Dil, yerelleştirme, yasal zorunluluklar)

Görsel 1
Süreç/modül—karmaşık yapı ilişkisi

ERP sistemleri içerisinde iş süreçlerini destekleyen fonksiyonlar „modül“ yapısı içerisinde yer almaktadır. Hemen hemen tüm şirketlerde yer alan ortak süreçler ya da beklentiye bağlı olarak kolay ve hızlı geliştirilebilen/uyarlanabilen talepler standart fonksiyonlar ile karşılanabilmektedir. (Örn : İnsan kaynakları, bordro, sabit kıymetler). Ancak iş alanına bağlı olarak, süreçler ve iş ortakları arasındaki ilişkilerin yönetilmesinde ek fonksiyon ve modüllere ihtiyaç duyulmaktadır. (Örn : Detaylı üretim planlama ve çizelgeleme, tedarik zinciri yönetimi)

Table_Complexity

Görsel 1: ERP uygulamaların karmaşıklığın bir göstergesi olarak “Modül bazlı karmaşık yapı endeksi”

Yukarıdaki tabloda yer alan modüller, farklı iş alanı ve sektörler için ihtiyaç duyulan fonksiyonları kapsamaktadır. Karmaşık yapı seviyesi düşük olan modüller genellikle hizmet ve ticaret iş alanlarında ihtiyaçlara cevap verebilecek seviyededir. Ancak özellikle üretim iş alanı için ihtiyaç duyulan ek fonksiyonları içeren modüllerin karmaşık yapıları yüksektir.

Industry_Complexity

Görsel 2 : ERP uygulamalarında karmaşık yapı (Sektör bazlı)

Software_Comp

Görsel  3: Sektörel kapsam genişliğine dayalı karmaşık yapı

Araştırma çalışmasına katılanlar 50‘ye yakın çözümü karmaşık yapı boyutunda değerlendirmişlerdir.
Y ekseni üzerinde üst bölümde yer alan çözümler, şirketlerde ortak genel süreçleri (Satış, satınalma gibi) fonksiyonları ile destekleyenler, alt bölümde yer alanlar ise daha çok sektörel uzmanlıkları ve bağlı olarak ihtiyaç duyulan fonksiyonları içerenlerdir. (Perekande, lojistik gibi)

X ekseni üzerinde sağ tarafta yer alan çözümler, modül ve fonksiyon yapısı geniş olanları ifade etmektedir. (Standart modüllere ek olarak, proje, servis, CRM modülleri/fonksiyonları gibi). Sol tarafa gidildikçe modüler kapsam dolayısı ile fonksiyonellik azalmaktadır.

ERP Deneyimi 2016 ( http://www.trovarit.com/tr/erp-praxis/ ) araştırma çalışması göstermiştir ki, yazılım ürününün standart fonksiyonlarının yeterli gelmediğini, iş alanına, sektöre ya da projeye özgü talepler, add-on ve özel geliştirmeler ile karşılanmaktadır. ERP pazarında üst segmentte yer alan ürünlerin (MS Dynamics AX, Oracle, SAP) üreticileri ya da sağlayıcıları, son yıllarda türünün en iyisi çözümlerini satın almalar ile bünyelerine katmışlardır. Orta segmentte yer alanlar ise daha çok, iş ortağı ağı içerisinde yer alan sağlayıcıların proje bazlı geliştirdiği çözümleri tamamlayıcı ürün olarak sunmaktadır. Alt segment için ise bu durum özel geliştirmeler ile sağlanabilmektedir.

ERP yatırımı veya verimlilik analizi hakkında detaylı bilgi almak için tıklayın.


İşletmelerin artan rekabet koşullarında ve her geçen gün daha fazla teknolojinin kullanıldığı ve sayısallaşan dünyada herhangi bir iş yazılımını (ERP, CRM, ECM/DMS gibi) kullanmadan, ihtiyaçlarını karşılamaları ve hayatlarını sürdürmeleri zor görünüyor. Ancak iş yazılımlarının kullanım kararından önce farklı açılardan yatırım maliyetlerinin ve fayda/maliyet analizlerinin de dikkate alınması önemli.

İş Yazılımlarının Yeri ve Önemi

Hem şirket içi, hem de şirketlerin iş ilişkisinde olduğu müşteri yada diğer şirketler arasında oluşan verinin doğruluğu ve hızlı ulaşım ancak tüm bu değer zinciri içerisinde yer alan süreçlere fonksiyonel uygunluk ve entegrasyon sağlayan iş yazılımlarının konumlandırılması ve yönetilmesi ile mümkündür.

Görsel 1 : Şirketlerin değer zinciri içerisindeki iş yazılım çözümleri ( FIR at RWTH Aachen, 2014 )

Görsel 1 : Şirketlerin değer zinciri içerisindeki iş yazılım çözümleri ( FIR at RWTH Aachen, 2014 )

Temelde iş yazılımları (ERP, MES, SCM, CRM gibi) hedefe ulaşmakta aşağıdaki görevleri üstlenir.

  • İş yazılımları şirketleri yönetir.
  • Şirketlerin tüm iş alanlarında ve tüm seviyelerde süreçlerin işletilmesine destek verir.
  • Şirketler arası sipariş işleme ve planlama aktivitelerinde yatay ve dikey entegrasyon imkanı sağlar.
  • Şirket içi ve şirket dışı iletişimde şeffaf, izlenebilir bilgi oluşturur.
  • Gerçek veri üzerinden anlık değerlendirme ve bir sonraki eylemler için karar destek sistemi oluşturur.

ERP yatırımı veya verimlilik analizi hakkında detaylı bilgi almak için tıklayın.

ERP – Kurumsal Yazılımların omurgası

Kurumsal yazılımlar denince akla, farklı iş alanlarında farklı fonksiyonlar sunan, sınıflandırılma sonrası tanımlanmış, bazı noktalarda ortak fonksiyonları içeren çözümler gelmektedir.

ERP yazılımlarının çekirdek yapısı içerisinde, iş alanı ya da sektörden bağımsız bir işletmenin ihtiyaç duyabileceği süreçleri yönetebilecek fonksiyonlara sahip modüler yapı yer almaktadır.

Tamamlayıcı çözümler içerisinde ise, proje yönetimi, tedarik zinciri yönetimi, kalite yönetimi gibi farklı sektörlerde ihtiyaç duyulan yazılımlar yer alır. Günümüzde yazılım üreticileri ürünlerini aşağıdaki 2 türde piyasaya sunmaktadır.

Kaynak : www.it-matchmaker.com 31 Mart 2014 n:268

Kaynak : www.it-matchmaker.com 31 Mart 2014 n:268

 

Hepsi bir arada çözümler (Best-in-Suite) : Çekirdek yapının üzerine tamamlayıcı çözümlerin de entegre edilmesi ile oluşan

Türünün en iyisi (Best-of-Breed)             : Sadece belirli bir iş alanı yad a süreç/fonksiyon için geliştirilmiş çözümler

Şirketler iş yazılım yatırım kararındaki değerlendirme ve seçim sürecinde bu 2 farklı tür çözümü dikkate aldıklarında ortaya karmaşık bir durum çıkmaktadır.

Örnek verecek olursak, proje bazlı üretim yapan bir şirket, içerisinde kısıtlı fonksiyonların yer aldığı bir ERP çözümü ile mi yoluna devam etmeli ya da sadece proje bazlı üretim yapan şirketler için geliştirilmiş ve çok yüksek oranda ihtiyaçları cevap veren bir çözümde mi karar kılmalı?

Diğer bir örnek perakende sektörü için verilebilir. Sektöre özel tedarikçi zinciri yönetimi (SCM), ürün bilgi yönetimi (PIM), ürün yaşam döngüsü yönetimi (PLM), POS operasyonları gibi birçok ürün türünün en iyisi olarak pazarda farklı üreticiler tarafından sunulmaktadır. Temel bir ERP ürünü içerisinde yer aldığı söylenen tüm bu ve benzer çözümler maalesef ihtiyaçları karşılamaktadır.

Yapılması gereken, ihtiyaçların net belirlenip, pazar araştırma yapılması ve sistem entegratörü çözüm sağlayıcılar ile yola devam edilmesidir. Ancak bu araştırma ve değerlendirme sanıldığı kadar kolay değildir. TROVARIT ve sunduğu teknolojik çözüm IT-Matchmaker tüm bu ihtiyaçlara cevap vermektedir. ( www.trovarit.com/tr )

ERP Yatırımında Fırsatlar & Riskler

İş yazılım yatırımları, şirketler için çoğunlukla kötü sonların yaşandığı projelerdir. Bunun arkasında başlangıçta iyi tasarlanmamış plan ve net belirlenmeyen hedefler sayılabilir.


ekonomik_fayda_verim

 

Fayda/maliyet dengesinin istenilen seviyede oluşturulması ve kontrolü otomatik olarak ekonomik verimi etkileyecektir. Yukarıdaki denklemde payda kısmında yer alan “Efor & Maliyet” değeri, pay kısmında yer alan “Fayda” değerine nazaran daha kolay hesaplanabilir. Mal ve hizmet alımı için ödenen bedel dönem sonunda net olarak ortaya konulabilir. Ancak “Efor” kısmı birçok iş yazılım projesinde göz ardı edilir.

Özellikle proje içerisinde yer alan şirket için çalışan eforu, ayrılan zaman ya da görev/pozisyon değişikliği oluşan maliyet ayrı bir kalem olarak hesaplanmalıdır. Yine çoğunlukla atlanan bir diğer konu ise toplam sahip olma maliyetidir (TCO – Total Cost of Ownership). Genellikle kararlar, ilk yatırım maliyeti öngörüsü ile alınır. Ancak projenin belirlenen zaman planı içerisinde gerçekleştirilememesi sonucu olası ek bütçe, fazlandırmalar, yıllık bakım ve destek bedelleri dikkate alındığında hesaplamanın en az 5 yıl süre için yapılması gerekmektedir.

ERP_fayda_maliyet

Yatırımın geri dönüşünün (ROI-Return of Investment) hesaplanması iş yazılım  projelerinde başlangıçta belirlenecek makro değerler üzerinden periyodik (çeyrek, yıl gibi) sonuçlar karşılaştırılarak yapılabilir. Stok devir hızları ve maliyetleri, sipariş karşılama süresi, kalite değerleri ve iyileşmeler, satış ve satın alma istatistik sonuçları buna örnek verilebilir.

İş yazılım alanında makale ve raporları www.it-matchmaker.com.tr adresinde yer alan “Download Center” bölümünde bulabilirsiniz. TROVARIT, 15 yıllık tecrübesi ve 6 ülkedeki faaliyetleri ile şirketlere iş yazılımları (ERP,CRM,MES gibi) seçim ve değerlendirme süreçlerinde profesyonel ürün ve hizmetler ile destek vermektedir.

ERP yatırımı ve uygulama hakkında detaylı bilgi almak için tıklayın.


kullanıcı-direnci-blog-resized

Konuk Yazar: Ahmet Uçar linkedin-icon

Herhangi bir kullanıcı direnciyle karşılaşmayan ERP projesi yoktur demek çok yanlış bir yaklaşım sayılmaz. Genel olarak kullanıcılar ERP gibi büyük değişim/dönüşüm gerektiren projeler bir yana bilgisayarlarında ya da günlük işlerinde yapılacak en küçük bir değişikliği bile olumsuz karşılamaktadır. Bazen direncin kaynağı entelektüel veya teknik bilgi ile ilintili değil tamamen kişiseldir.

Personelin işlerini veya makamlarını kaybetme korkusu, kariyerlerinin risk altında olduğunu düşünmeleri çok kuvvetli bir direnç yaratır ve bu direncin kaynağının gerçek nedeninin ne olduğunu anket veya toplantılarla keşfetmek zordur. Birebir görüşme ve bu kişileri değişim projesinin parçası, görevlisi haline getirmeye çalışmak sorunun çözülmesine yardımcı olur. Unutulmamalıdır ki, ERP proje yöneticisi sorulara açık olduğu, ne söylendiğini dikkatle dinlediği sürece hem direnç azalır hem de gerçek sebepleri anlaması kolaylaşır.

Yeni bir ERP’ye yönelik direnç gösterisi şu şekillerde de ortaya çıkmaktadır; düşük sistem kullanımını içeren pasif direnç (bilgisayar eğitimine katılmama), bilgisayar ekipmanına sabotaj formundaki aktif direnç, sözlü saldırı, bilgisayar kullanma yeteneğinin olmamasından şikâyet, yeni sistemi kullanmayı reddetme, endişe, stres, memnuniyetsizlik, korku (Martinko, 1996), işe geç gelme, sistemi kötüleme, verilerle oynama (Adams et al., 2004), iş etkinliğinde azalma, işten çıkma, ERP ekibinden kendini soyutlama, verileri gizleme, kasıtlı olarak hatalı veri girişi yapma, bilgisayar çıktılarına güvenmeme, düşük konsantrasyon (Akça and Özer, 2013).

Değişimi Yönetmek

Yeni bir ERP ile birlikte gelen değişimi doğru anlayıp kullanıcıların endişelerini gidermek için öncelikle değişim eğrisi ve kullanıcıların bu eğri üzerindeki hangi alanda umutsuzluğa düştüklerinin iyi analiz edilmesi gerekir. Birçok yönetim ve iş yapılanmasında referans noktası olarak kullanılan “değişim eğrisi” kavramına büyük referans oluşturan “kederin beş evresi” (Kübler-Ross, 1991) tezi, kullanıcıların umutsuzluğa düştüğü noktaları anlamakta yardımcı olmaktadır.

Kübler Ross’un “kederin beş evresi modeline göre çok sevdiği birini kaybeden bir insan sırayla; inkâr, öfke, pazarlık, depresyon ve kabullenme aşamalarından geçerek başına gelen bu kederi içselleştirir. Bu bilimsel tezi baz alarak global ERP geçiş aşamasında kullanıcılar umutsuzluk çukurundan (valley of despair) ne kadar kısa sürede kurtarılırsa projeye katkıları da o derece hızlı ve etkili olacaktır.

Projenin hazırlık aşamasında birçok kullanıcıya ya da ekibe yaptıkları işi prosedüre dökmeleri istenecek ve bu prosedürlerden biri ya da birkaçının bileşiminin ilgili iş akışına temel oluşturulacağı söylenecektir. Maalesef birçok projeden bir ya da birkaçı en iyi uygulama olarak seçilecek ve ERP sistemi bu doğrultuda tasarlanacaktır. Bu da kendi pratiklerinin en iyisi olduğunu düşünen diğer ekip üyelerinde daha projenin başlangıcında ters motivasyon yaratacaktır. Bu durumda, ERP’nin tasarımında seçilen en iyi pratiğin neden seçildiği tüm ekibe çok iyi şekilde anlatılmalıdır.

ERP Bilinçlendirme Çalışmaları

Projenin canlıya geçişi sırasında birçok kullanıcı oldukça yoğun çalışmak zorunda kalmaktadır. Bazı durumlarda firma iki programa/platforma da veri girişi yapılması kararını almakta ve bu durum kullanıcılarda bıkkınlığa yol açmaktadır. Çift veri girişi mümkün olan en kısa sürede sonlandırılmalıdır.
Yepyeni bir programla belki eskisinden daha uzun ve zahmetli süreçlerle sipariş açan, ürün ağacı oluşturan, sabit kıymet kaydı atan kullanıcı “neden bu kadar çok ayrıntıyı girmek zorundayım, eskiden daha kolay işlerimi hallediyordum” psikolojisine girer ve performansı olumsuz etkilenir. Bu durumda mutlaka kullanıcıya, neden daha çok ve ayrıntılı veri girmesi gerektiği düzgün ve sade bir dille anlatılmalıdır. Örneğin, ürün kartında önceki programda olmayan “kategori kodu” alanı tanımlanmış ve kullanıcıdan bu alana veri girmesi isteniyorsa kullanıcıya; “sen bu alanı girdiğin için geçen ay tüm Avrupa’da tekstil sektörüne ne kadar, ambalaj sektörüne ne kadar satış yaptığımızı görebiliyor ve x adet kullanıcının günlerce uğraştığı raporu bir tıkla oluşturup stratejimizi belirleyebiliyoruz” cevabını vermek kullanıcının moral-motivasyonunu yukarıya çekecek ve umutsuzluk çukurundan hızla çıkmasına yardımcı olacaktır.

Kullanıcıların umutsuzluk çukurunda bulunduğu süreçten çıkarmanın bir yolu da önlerine net hedefler ve sonuçlar koymaktır. Kullanıcıya “Bu ay yeni ERP ile birlikte stoklarımız %10 azaldı”, “Teslim süremiz 3 günden 2 güne düştü” gibi elle tutulur verilerle yaklaşmak kendilerini daha iyi hissetmelerini sağlayacak ve motivasyonlarını arttıracaktır.

Aslında insanlar değişimden değil değişimin getireceği sonucun kendi aleyhlerine olmasından korkarlar. Temel anlamda insanlar olumlu değişimi isterler ve genellikle direnç değişimin kendisine değil değişimin getirebileceği olumsuzluklara karşı savunma mekanizması olarak karşımıza çıkar. Sonuç olarak; olumsuzluk algılarının ortadan kaldırılarak, güvenliğin sağlanması gerekir.

(“Çok uluslu firmalar için ERP seçimi ve yönetimi” isimli yüksek lisans bitirme projemden alıntıdır)