Der Markt für Enterprise Content (ECM) bzw. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) bleibt nach wie vor auf Wachstumskurs. Aktuelle Befragungen zeigen, dass Unternehmen weiterhin kräftig in ECM / DMS investieren wollen.

Im DMS-Markt agiert eine Vielzahl mittelständisch geprägter Softwarehäuser, welche mit den unterschiedlichsten Begriffen werben: Neben ECM und DMS findet man weitere Akronyme wie EIM, BPM usw. Das Leistungsversprechen kann sich dabei in manchen Bereichen deutlich unterscheiden. Dies bezieht sich nicht nur auf den Funktionsumfang sondern auch auf Handhabung und Benutzerfreundlichkeit.


Die Vision von Industrie 4.0

Eine Maschine stellt dank ihrer umfänglichen Sensorik einen Produktfehler fest. Sie entscheidet selbstständig, ob das Werkstück repariert werden kann, ob es entsorgt werden muss oder ob es zunächst von einem Techniker begutachtet werden muss. Die entsprechenden planungsrelevanten Informationen gibt die Maschinensteuerung automatisch an höher gelagerte IT-Systeme weiter. Jetzt kann z.B. das Manufacturing Execution System (MES) die Feinplanung an die neuen Voraussetzungen in Echtzeit anpassen. Maschinen, die im Fertigungsprozess folgen, werden via MES über den Ausfall bzw. die Verzögerung informiert und können ihre Reihenfolgeplanung entsprechend korrigieren. Gleichzeitig kann das Enterprise Resource Planning (ERP-) System im Bedarfsfall Ersatz-Rohware disponieren bzw. Reparaturaufträge erzeugen. Das ERP-System kann auch prüfen, ob durch den Produktfehler Liefertermine verletzt und Kunden entsprechend informiert werden müssen.


Die Trovarit ist Spezialist für Projekte im Umfeld von Business Software und hat sich insbesondere einen Namen als verlässlicher, neutraler Partner bei der Evaluation, Einführung und Einsatzoptimierung von ERP Lösungen gemacht. Jetzt haben die Aachener ein eigenes ERP/CRM-Projekt aufgesetzt, um ihre Prozesse besser zu unterstützen.

Ausgangslage: Heterogene Software-Landschaft
Wie die meisten Start-ups, insbesondere in der Dienstleistungsbranche, führte auch die Trovarit AG direkt nach der Firmengründung im Jahr 2000 mit MS Excel das meistgenutzte ERP-System der Welt ein. Für das Kundenkontaktmanagement wurde nach kurzer Zeit zusätzlich Cobra Adress+ eingeführt. Seit 2009 nutzt die Trovarit für das Finanzwesen Datev – Unternehmen Online in Verbindung mit den Dienstleistungen des Steuerberaters. Das „Trovarit-Projektportal“, eine selbst entwickelte Online-Lösung dient für Projektmanagement und -Abrechnung. Insgesamt alles gute Lösungen, die die Trovarit-Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit unterstützt haben.

Aber auch ein ziemlich bunter Strauß von Lösungen, der immer wieder durch eigenes Customising aufgefrischt und erweitert wurde: da wurde „angeflanscht“ oder „reingefrickelt“, „totgeschaltet“ und „hart-verdrahtet“ – dieses spezielle Entwickler-Vokabular für vorläufige Maßnahmen, die dann langfristig im Einsatz bleiben, dürfte vielen bekannt sein.

Heute, nach 15-jähriger Weiterentwicklung der Geschäftsfelder und mit mehr als 15 Standorten im In- und Ausland, sind die Anforderungen an die Software-Unterstützung der Prozesse so weit gestiegen, dass eine neue Lösung her muss.

Keine Angst vor ERP Projekten

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Das Projekt „Minerva“ wird dabei eine echte „Probe auf’s Exempel“ für die Trovarit AG, denn die Verfahren und Werkzeuge, mit denen ihre Mitarbeiter Unternehmen verschiedenster Branchen und Größenordnungen bei der Auswahl und Einführung von ERP Software unterstützen, kommen jetzt natürlich auch zum Einsatz. Auch wenn sich alle Projektbeteiligten sicher sind, dass sich die Tools und Services ohne Probleme bewähren werden, kann ein wenig überirdischer Beistand nicht schaden. Mit Minerva hat sich die Trovarit die Beschützerin der Handwerker und des Gewerbes, Schutzgöttin der Dichter und Lehrer, Göttin der Weisheit, der taktischen Kriegsführung, der Kunst und des Schiffbaus sowie Hüterin des Wissens als Patin ausgesucht.

Der komplette Selbsttest wird offen und ehrlich im eigens eingerichteten Projekt-Blog dokumentiert: www.trovarit.com/minerva


Die Datenerfassung zur Studie „CRM in der Praxis. Anwenderzufriedenheit, Nutzen, Perspektiven 2015“ wurde soeben abgeschlossen und die Ergebnisse werden mit Spannung erwartet.  Bis dahin sei nochmal an die letztjährigen Erkenntnisse erinnert:

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Die Studie CRM-Praxis 2014 offenbarte viele Details über die Zufriedenheit der Anwender mit ihrer CRM-Software. 118 Teilnehmer aus unterschiedlichen Branchen haben unter anderem ihre Motive zur Einführung sowie ihre Herausforderungen im laufenden Betrieb der bei Ihnen im Unternehmen eingesetzten CRM-Software bewertet. Die meisten Anwender bescheinigten ihrer Lösung eine gute Eignung für kleine und mittelständische Unternehmen sowie eine Vielzahl von Nutzenpotenzialen, wie bspw. Informationsbereitstellung oder auch Prozesstransparenz, -verständnis und -beschleunigung. Die Performance – also die Leistungsfähigkeit der Lösungen im Betrieb – und auch die Benutzerfreundlichkeit der Oberfläche (Usability) wurde als ausbaufähig bewertet.


Aus der großen Vielfalt der Produkte in der Elektroindustrie ergeben sich besondere Anforderungen an ERP Software.  Eine Branchenauswertung der Trovarit-Studie „ERP in der Praxis 2014/2015“ zeigt, worauf es beim ERP-Einsatz in der Elektroindustrie ankommt.

Wenn man die Zahl der Beschäftigten zugrunde legt, ist die Elektroindustrie die zweitgrößte Industriebranche Deutschlands. Besonders hervorstechend ist die Vielseitigkeit der Branche im Bezug auf ihre Mitglieder: unter anderem zählen dazu Hersteller von Automatisierungstechnik, Installationsgeräten und -systemen, Haushaltsgeräten, Unterhaltungselektronik, Lichttechnik, Batterien, Sicherheitssystemen, Energietechnik, Medizintechnik oder elektronischen Komponenten und Systemen. Auch die Abläufe in vielen Firmen sind geprägt von einer großen Anzahl unterschiedlicher Artikel. Wie die anderen Branchen, hat auch die Elektroindustrie mit steigendem Kostendruck und kürzeren Produktlebenszyklen zu kämpfen. Dies schlägt sich erfahrungsgemäß unter anderem darin nieder, dass sich Geschäftsprozesse – und damit auch die Anforderungen an die ERP-Unterstützung – immer schneller ändern. Vor diesem Hintergrund ist die Zufriedenheit der Branche mit ihren ERP-Anwendungen beachtlich. Bei der aktuellen Trovarit-Studie „ERP in der Praxis: Anwenderzufriedenheit, Nutzen & Perspektiven“ bewerteten die fast 500 Teilnehmer aus der Elektroindustrie ihre Systeme insgesamt mit der Schulnote „Gut“.

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Über die Studie
Die Untersuchung „ERP in der Praxis: Anwenderzufriedenheit, Nutzen & Perspektiven“ der Trovarit AG ist die größte herstellerunabhängige Anwenderstudie zum ERP-Einsatz in Europa. Die Feldphase der Online-Befragung fand von März bis Juli 2014 statt. Die wichtigsten Kennzahlen:

Fast 2400 Befragungen wurden ausgewertet, davon etwa 500 von Anwendern aus der Elektroindustrie.
Insgesamt wurden 53 ERP-Systeme bewertet, davon 13 in der Branche Elektroindustrie.
Etwa zwei Drittel der teilnehmenden Unternehmen gehören dem Mittelstand an.
Die Teilnehmer stammen überwiegend aus Deutschland (72 Prozent), Österreich (13 Prozent) und der Schweiz (12 Prozent).
Die Befragten vertreten vor allem die Unternehmensbereiche EDV (46 Prozent), Geschäftsführung (21 Prozent) sowie Finanzen und Controlling (13 Prozent).
Die Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse der Studie steht zum kostenlosen Download bereit unter www.trovarit.com/erp-praxis


Schon bevor die Messe heute abend ihre Tore schließt, kann die Trovarit AG ein positives Resümee ihres Auftritts ziehen.

Viele Fachbesucher besuchten den Stand in Halle 4, um sich über die Produkte der Trovarit zu informieren.

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Die Trovarit bietet Werkzeuge und Services rund um Business Software-Projekte (z.B. ERP, CRM, ECM/DMS, BI etc.), egal, ob es sich um die Optimierung der bestehenden Software-Landschaft, deren Ausbau oder die Auswahl von passenden Software-Lösungen handelt.

Die Guided Tours, die längst als fester Bestandteil des Rahmenprogramms von IT & Business, CRM-expo und DMS-EXPO etabliert sind, wurden zu denn Themen ERP, CRM, DMS und – neu in diesem Jahr – Finance & Controlling durchgeführt. Die CRM-Tour am Donnerstag war so gut besucht, dass die Gruppe geteilt werden musste, um allen Teilnehmern ein gute Sicht auf die Präsentationen der CRM-Aussteller zu ermöglichen.

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Trovarit war auch auf den Fachforen mit mehreren Vorträgen und bei Podiumsdiskussionen vertreten. Dr. Karsten Sontow, Vorstand der Trovarit AG, präsentierte am Mittwoch auf dem Business-Forum der IT & Business die Ergebnisse der Studie „ERP in der Praxis 2014/15: Anwenderzufriedenheit, Nutzen & Perspektiven.“ Wer den Vortrag verpasst hat, findet die Vortragsfolien zum kostenlosen Download unter: www.trovarit.com/erp-praxis

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Angesichts der großen Bedeutung von ERP-Software für den Unternehmenserfolg untersucht die Trovarit-Studie „ERP in der Praxis“ seit nunmehr 10 Jahren regelmäßig aus Sicht der ERP-Anwender, wie die ERP-Realität in Unternehmen aussieht. Bei der Jubiläumsausgabe konnte die größte unabhängige Anwenderstudie zum ERP-Einsatz in Europa mit insgesamt 2.393 gültigen Fragebögen erneut einen Teilnehmerrekord verzeichnen. Die Bewertung von über 50 ERP-Lösungen zeigt im Vergleich zu 2012 insgesamt leichte Verbesserungen der Anwenderzufriedenheit, Die Gesamtbewertung der ERP-Lösungen liegt sehr stabil bei einer uneingeschränkten Schulnote „Gut“. Bei etwas größeren Schwankungen auf gleichem Niveau liegt die Gesamtbeurteilung für die Dienstleistungsqualität.

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Spezialisierung, aktuelle Release-Stände und Kundenpflege werden honoriert

Wie in den Vorjahren schneiden „schlanke“ ERP-Lösungen, ausgesprochene Branchenlösungen und/oder Lösungen kleinerer Anbieter am besten ab, deren Kunden vor allem den kleineren und mittleren Unternehmen zuzurechnen sind (vgl. Abb. 1). Die besten Lösungen für größere Anwender finden sich dagegen im hinteren Mittelfeld.

Allerdings zeigt das Portfolio auch, dass Branchenspezialisten und kleinere ERP-Anbieter bzw. ‑Lösungen nicht zwangsläufig Spitzenwerte im Hinblick auf die Anwenderzufriedenheit erzielen. Vielmehr gibt es hier signifikante Unterschiede, deren Ursachen in der jeweiligen Software-Lösung und dem Auftreten des Anbieters am Markt zu suchen sind.

Die Studie zeigt insgesamt, dass sich die Größe und Komplexität einer ERP-Installation deutlich dämpfend auf die Anwenderzufriedenheit auswirkt. Wichtige Indikatoren sind hier die Anzahl der ERP-Anwender, der implementierte Funktionsumfang, die Zahl der an die ERP-Lösungen angebundenen Standorte und der Grad der Internationalisierung der Installation. Gründe hierfür sind ein hohes Anforderungsniveau in Verbindung mit spürbar größerem Aufwand bei auf Einführung, Wartung und (End‑)Anwenderbetreuung.

Ebenfalls nachteilig auf die Anwenderzufriedenheit wirken sich veraltete Release-Stände aus. Dieser Aspekt schlägt sich bei größeren ERP-Installationen besonders belastend nieder, da Anwender hier – offenbar aufgrund des mit dem Release-Wechsel verbundenen Aufwands – in größeren Abständen modernisieren als bei kleineren Installationen. So bewegt sich das durchschnittliche Alter der Release-Stände bei den Lösungen mit großen Kunden in der Regel bei drei und mehr Jahren während es bei Lösungen für kleinere Unternehmen bei unter einem Jahr liegt.

Zufriedenheit im Detail

Betrachtet man die Bewertungen der anderen Zufriedenheitsaspekte im Detail, ergibt sich ein sehr differenziertes Bild. Die Aspekte, auf die im Rahmen der Projektierung besonders geachtet werden muss, sind vor allem:

  • systembezogene Aspekte wie „Mobile Einsetzbarkeit“, „Formulare und Auswertungen“, „Internationalität“, „Aufwand zur Datenpflege“, „Usability/Anwenderfreundlichkeit“, „Performance“ und die „Integrationsfähigkeit über Schnittstellen“,
  • klassische Projektkenngrößen wie „Einhaltung des Budgets“, „Einhaltung des Terminplans“ und „erforderlicher Personalaufwand“ sowie
  • Support-Services wie das „Schulungs- & Informationsangebot“ oder auch die „Beratung zur Optimierung des ERP-Einsatzes“.

Dabei gibt es mit der „Mobilen Einsetzbarkeit der ERP-Software“ mit deutlichem Abstand ein neues „Schlusslicht“ unter den Zufriedenheitsaspekten. Offenbar ist es mit der uneingeschränkten Nutzung der ERP-Lösung, also „zu jeder Zeit und an jedem Ort“, bei weitem nicht so weit gediehen, wie die Anwender das heute erwarten bzw. von anderen Software-Anwendungen – nicht zuletzt auch aus dem privaten Bereich – gewohnt sind.

Aus der Gesamtschau stellt sich auch die erstmals untersuchte „Internationale Einsetzbarkeit der ERP-Software“ als Schwachpunkt dar. Angesichts eines schwachen „gut“ bestehen offenbar erhebliche Unterschiede im Hinblick auf die Möglichkeiten, mit einer Lösung z.B. die verschiedenen rechtlichen und sprachlichen Anforderungen zu adressieren, die ein internationaler Einsatz einer zentralen ERP-Lösung mit sich bringt.

Spürbare Verbesserungen der Zufriedenheit im Vergleich zum Jahr 2012 zeigen sich bei einer Reihe von Schwachstellen wie z.B. „Release-Fähigkeit“ und „Formulare & Auswertungen“ sowie beim „Engagement der Consultants im Projekt“ und dem „Support bei Release-Wechseln“. Spürbar negativ hat sich dagegen die Zufriedenheit mit der „Anwenderschulung im Rahmen der ERP-Einführung“ sowie mit dem „Schulungs- und Informationsangebot“ entwickelt.

Die differenzierte Betrachtung der Zufriedenheitsaspekte fördert schließlich zutage, dass die allgemeine Zufriedenheit mit dem ERP-System bzw. -Anbieter zwar hoch ist, es im Detail jedoch auch wichtige Kritikpunkte gibt. Sehr deutlich wird dies z.B. bei der Zufriedenheit mit dem System. Der „Gesamteindruck“ ist wesentlich besser als die Bewertung nahezu aller Einzelaspekte. Für ERP-Anbieter lässt sich daraus nicht zuletzt ableiten, dass sie auf der Suche nach Verbesserungspotenzialen ins Detail gehen müssen!

Ähnlich gelagert ist der Sachverhalt bei der Bewertung des Einführungsprojektes: Hier zeigt sich eine typische Charakteristik von Infrastrukturprojekten, bei der die Verant­wortlichen – z.T. auch aus Gründen des Selbstschutzes – im Nachgang dazu neigen, die Sachlage etwas besser zu bewerten, als sie objektiv gesehen tatsächlich ist.

Themen & Trends im ERP-Umfeld

Die Studie zeigt, dass sich Umgang und Erwartungshaltung der Anwender im Hinblick auf ERP mit der Zeit deutlich verändern. An der Spitze der Treiber und Trends rangieren 2014 Themen wie „Verbesserung der Usability“, „Mobiler ERP-Einsatz“ sowie einer „Rollen- & Kontextbasierte Benutzerführung“. Diese sind sehr unmittelbar mit der Nutzung der ERP-Software als Werkzeug für den Arbeitsalltag verbunden. Hier schlägt sich sicherlich nieder, dass es mit der Bedienerfreundlichkeit der ERP-Software in der Vergangenheit nicht so weit her war. Zahlreiche Entwicklungsinitiativen auf der Anbieterseite lassen hier für die kommenden Jahre deutliche Fortschritte erwarten.

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Der mobile Einsatz von ERP-Software ist bereits weit verbreitet – jedenfalls, wenn man darunter die Nutzung über das Internet per Laptop versteht. Der Einsatz über das Smartphone oder den Tablet-PC setzt aufgrund des beschränkten Platzangebotes und ggf. Bedienung über den Touch-Screen eine völlig neue Oberflächengestaltung voraus, an der eine Reihe von ERP-Anbietern derzeit noch fieberhaft arbeiten. Ebenfalls problematisch ist es derzeit noch um die „Offline-Fähigkeit“ der ERP-Anwendungen bestellt, die angesichts der Lücken in den Mobilfunknetzen durchaus ene Notwendigkeit darstellt.

Auf den Plätzen des Themen-Ranking folgen „Internationalisierung“ (ca. 20%), „Enterprise Application Integration bzw. Schnittstellenmanagement“ (ca. 19%) und ein umfassendes „Enterprise Information Management“ (ca. 15%). Daraus lässt sich durchaus ein spürbarer Trend zu mehr Durchgängigkeit in der Informationsversorgung ableiten – sei es über Unternehmensebenen, Aufgabenbereiche oder auch Standorte und Regionen hinweg. Ziel ist es offenbar, die Ressource „Information“ zukünftig deutlich umfassender und auch gezielter zu bewirtschaften.

Einige der Themen, die in den einschlägigen Fachmedien und –kreisen sehr hoch gehandelt werden, offenbaren dagegen noch deutlichen (Er-)Klärungsbedarf: So messen nur 5,7% der Befragten dem „Cloud Computing“ eine große Relevanz zu, wenn es um ERP geht. Bei „Social Media“ sind es sogar nur 5,2% und „Industrie 4.0“ landet mit mageren 4,1% am Ende der Liste der Treiber für Veränderungen des ERP-Einsatzes. Hier besteht noch hoher Erklärungsbedarf, da fast 40% der Befragten mit dem Begriff „Industrie 4.0“ (noch) nichts anfangen können. Letzteres gilt in ähnlichem Maße für Themen wie „Big Data“ oder „Bring Your Own Device/BYOD“.

Anforderungen an ERP-Systeme

Dementsprechend tauchen bei den genannten Anforderungen an ERP-Systeme diese Begriffe selten auf, wenn sie sich auch zum Teil hinter Aspekten wie z.B. „Moderne Technologie“ verstecken mögen.

Die wichtigste Anforderung bei der Auswahl einer ERP-Lösung war bei allen bisherigen Untersuchungen und bleibt auch weiterhin die „Funktionale Eignung“, die in ca. 70% der Projekte als ausschlaggebend genannt wurde. Erst mit einigem Abstand folgen „Praktikabilität/Mittelstandseignung“ (ca. 41%) und „Flexibilität der Software“ (ca. 40%).

Der Aspekt „Flexibilität“ hat in den vergangenen Jahren allerdings deutlich an Bedeutung gewonnen (Vergleich Projekte aus 2003 vs. 2013: bei +11,4% der Projekte ausschlaggebend). Ähnliches gilt für „Man kennt sich schon/Beibehaltung des Lieferanten“ (+9,7%), „Geringe Anschaffungskosten“ (+5,8%), „Usability/Anwenderfreundlichkeit“ (+4,7%), „Mobile Nutzbarkeit“ (+4,1%) und „Internationale Ausrichtung der Software“ (+3,5%).

Die „Release-Fähigkeit“ der Software und die „Betriebskosten“ sind dagegen weniger ausschlaggebend, wenn es um die Anschaffung einer neuen ERP-Lösung ging. Dies scheint sich in der Folge zu rächen, da z.B. der „Aufwand bzw. Support bei Release-Wechseln“ überdurchschnittlich stark kritisiert werden. Offenbar sind derartige Leistungskriterien den Anwendern aber in der Auswahlphase entweder nicht gegenwärtig oder aber einfach schlecht zu greifen, so dass sie kaum berücksichtigt werden (können).

In Abhängigkeit der Unternehmensgröße unterscheiden sich die Anforderungsschwerpunkte zum Teil recht deutlich. Größere Unternehmen legen überdurchschnittlich viel Wert auf „Funktionaliät“, „Moderne Technologie“, „Technologieplattform der ERP-Lösung passt zu den Vorgaben der IT-Strategie“ und „Internationale Ausrichtung der Software“. Darüber hinaus ist größeren Unternehmen die „Wirtschaftliche Perspektive des Anbieters“ und eine „große Verbreitung der ERP-Software“ besonders wichtig. Kurz: Größere Unternehmen legen sehr großen Wert auf alle Aspekte, die „Investitionssicherheit“ und einen effizienten IT-Betrieb belegen. Kleinere Unternehmen legen überdurchschnittlich viel Wert auf die „Mittelstandseignung“ und die „Bedienerfreundlichkeit“ der Software. Darüber hinaus spielen die regionale Nähe sowie das Auftreten des Anbieters eine überdurchschnittliche Rolle. Kurz: Bei kleineren Unternehmen stehen der unmittelbare Nutzen und die Praktikabilität der ERP-Software deutlich stärker im Vordergrund.

Download Management Summary

Das Management Summary mit den wichtigsten Ergebnissen der Studie steht unter folgendem Link zum kostenlosen Download zur Verfügung: www.trovarit.com/erp-praxis


Seit geraumer Zeit beherrscht das Schlagwort „Big Data“ den Blätterwald in der Fach- und zunehmend auch der Wirtschaftspresse. Verborgen hinter dem Begriff „Predictive Analytics“ steht dabei der Blick in die Zukunft im Raum, wenn es um das Nachfrageverhalten, Kundenwünsche oder auch Liefertermine geht. Viel Aufsehen erzielen dabei Anwendungsszenarien aus dem Konsumgüterbereich, wo sich z.B. Amazon ein Verfahren zum „Vorausschauenden Versand“ patentieren ließ. Hierbei wird die Ware bereits an ein Versandzentrum in der Nähe eines Kunden geschickt, ohne dass dieser Kunde schon bestellt hätte. Der große Vorteil: Amazon reduziert die kaufentscheidenden Lieferzeiten erheblich und kann gleichzeitig Bestandspuffer und -kosten reduzieren. Voraussetzung hierfür ist, dass Amazon anhand des Kauf- und Onlineverhaltens dieses Kunden in spe einen Kauf mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit vorhersagen kann. Die Prognose erfolgt mittels Modellen, die anhand von Abermillionen Datensätzen – buchstäblich „Big Data“ – erzeugt werden.

Vor dem Hintergrund derartiger Szenarien sagen viele Mittelständler – nicht nur aus der Industrie – nicht ganz zu unrecht: „Bei uns gibt es nicht wirklich Big Data – das ist eher etwas für die Internet-Multis, die an Millionen Endverbraucher liefern als für einen Maschinenbauer mit ein paar hundert Kunden“.

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Dennoch muss man sich die Frage stellen, ob nicht auch ein mittelständischer Maschinenbauer oder Automobilzulieferer über Big Data verfügen könnte und – noch viel wichtiger – verfügen sollte. Werden z.B. jedem Werkstück mittels Auto-ID-Technologien Informationen zu seinem Auftrag sowie zu Bearbeitungsstatus, Qualität, Lagerort etc. an jeder Bearbeitungsstation und in jedem Zwischenlager mit auf den Weg gegeben und gleichzeitig in die Produktionsplanungs- und –steuerungssysteme gemeldet, dann erzeugt auch ein mittelständischer Fertigungsbetrieb in kürzester Zeit „Big Data“. Technisch und kostenseitig ist das heute kein Ding der Unmöglichkeit mehr. Der große Vorteil dieses Szenarios, das sich eng an das Konzept der „Industrie 4.0“ anlehnt, resultiert aus einer dramatisch schnelleren Reaktion auf die Gegebenheiten in der Fertigung, die sich in kürzeren Lieferzeiten und höherer Kapazitätsauslastung bei gleichzeitig geringeren Lagerbeständen niederschlägt. Denkt man das Szenario zu Ende, dann bietet sich – analog zu Amazon – über „Big Data“ ein Ansatzpunkt, auch im mittelständischen Fertigungsunternehmen die Logistik vorausschauend und damit proaktiv zu steuern anstatt mit mehr oder weniger großen Verzögerungen zu reagieren.


Deltek, einer der weltweit führenden Anbieter von Unternehmenssoftware und Informationslösungen für professionelle Dienstleistungsunternehmen, meldet in einer Pressemitteilung vom 29. Juli 2014, dass er TECOSIM als Kunden für seine branchenspezifische ERP-Lösung Deltek Maconomy (ERP = Enterprise Resource Planning) sowie die Ressourcenplanungssoftware Deltek People Planner gewinnen konnte.

Als einer der weltweit führenden Anbieter für Computer Aided Engineering (CAE), beschäftigt TECOSIM weltweit rund 400 Berechnungsingenieure und erarbeitet Lösungen in den Bereichen Mobilität, Energie, Industrie & Technik sowie Gesundheit. Um dem weiteren geplanten Wachstum gerecht zu werden benötigt das Unternehmen eine integrierte Lösung. Die ERP-Lösung Deltek Maconomy wird sowohl in den inländischen Niederlassungen in Deutschland als auch in den ausländischen Tochtergesellschaften einsetzen, um die Prozesse für das Finanzmanagement, das Projektmanagement und die Ressourcenplanung zu verbessern und die Projektrentabilität zu optimieren.  Die bisherigen Systeme werden durch die neue ERP-Software ersetzt.

Die Auswahl der passenden ERP-Software wurde durch die Trovarit AG, Aachen, begleitet, die sich auf Business Software-Projekte spezialisiert hat und mit dem IT-Matchmaker® (www.it-matchmaker.com) ein leistungsfähiges Werkzeug für die Auswahl und Ausschreibung von Software-Projekten anbietet.

Mit Deltek Maconomy kann TECOSIM nun komplexe Projekte mit einer integrierten Lösung durchführen und verwalten. Ein entscheidender Vorteil von Deltek Maconomy und People Planner sind die Mehrwährungsfähigkeit und die unternehmensübergreifende Abrechnungsfunktion. Diese ermöglichen auch internationale Projekte effizient abzuwickeln. So erhält TECOSIM eine integrierte Komplettlösung für das Projekt- & Finanzmanagement, inkl. tagesaktueller Projektinformationen.

„Nach Abschluss eines umfassenden Prüf- und Auswahlprozesses haben wir uns für Deltek als Anbieter entschieden. Das Unternehmen kennt unsere Branche genau. Überzeugt haben uns darüber hinaus die internationale Ausrichtung, das erfahrene Team und die vielen positiven Kundenreferenzen. Wir freuen uns auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit,“ so Jürgen Veith, Vorstand von TECOSIM.

„Wir sind stolz, mit TECOSIM ein weiteres Engineering-Unternehmen als Kunden gewonnen zu haben. Unser Ziel ist es, in Deutschland mehr Unternehmen mit Projektgeschäft mit unseren Lösungen auszurüsten. Dabei hilft uns neben unserer Präsenz auf diesem Markt auch unsere breite Palette an maßgeschneiderten Angeboten. Unsere Produkte sind auf Unternehmen wie TECOSIM ausgerichtet,“ so Claus Thorsgaard, Geschäftsführer Deltek Deutschland GmbH und EVP & General Manager, Deltek Professional Services.


Die zunehmende Vernetzung und Geschwindigkeit von Geschäftsabläufen macht nicht an Ländergrenzen halt. Internationalisierung ist daher ein Kernbestandteil erfolgreicher Unternehmensstrategien im globalen Markt. Die gute Nachricht in diesem Zusammenhang: Die zunehmende Digitalisierung von Unternehmensabläufen beschert deutschen Firmen zusätzliches Wachstumspotenzial auf dem Weltmarkt, wie eine aktuelle Studie des Bitkom belegt. Fast 50 Milliarden Euro Exportumsatz wurde demnach allein im Jahr 2012 durch die Digitalisierung generiert.

Initiativen wie ERP 2020 und Industrie 4.0 zeigen, dass die IT-Anbieter die Zeichen der Zeit erkannt haben und Anwenderunternehmen bei ihrem Transformationsprozess in Richtung Echtzeit-Business unterstützen. Doch der Blick in die Praxis des deutschen Mittelstands zeigt: Zunächst geht es vor allem darum, Standardprozesse wie Angebotserstellung, Auftragsabwicklung und Abrechnung auf internationaler Ebene rechtlich einwandfrei und so effizient wie möglich abzubilden. Damit das gelingt, muss die eingesetzte Unternehmens-Software eine ganze Reihe von Voraussetzungen erfüllen – auch dann, wenn das jeweilige Anwenderunternehmen selbst keine Standorte im Ausland betreibt.

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No English, please

Mehrsprachigkeit ist eine zentrale Anforderung an ERP-Systeme für den internationalen Geschäftsverkehr. Wer Waren ins Ausland liefert, sollte beispielsweise in der Lage sein, Lieferscheine in der jeweiligen Landessprache auszudrucken, unabhängig von der Frage, wo sich die Firmenstandorte befinden. Für die ERP-Software bedeutet das: Sie muss Unicode-fähig sein, um auch Sprachen mit Sonderzeichen wie Arabisch oder Russisch verarbeiten zu können. Dies gilt natürlich umso mehr, wenn eine Firma Standorte im Ausland unterhält: In diesem Fall müssen auch die Benutzeroberfläche und das Hilfesystem in der Landessprache verfügbar sein. Englisch als „Weltsprache“ ist in vielen Ländern kein adäquater Ersatz, weil nicht alle Benutzer eines ERP-Systems über den dazu nötigen Bildungsstandard oder die kulturelle Bereitschaft verfügen.

 Alles rechtens?

Andere Länder, andere Gesetze – und andere Währungen. Diese Tatsache macht Unternehmen weltweit zu schaffen. Selbst innerhalb der EU sind bei einem Standardprozess wie der Rechnungserstellung unterschiedliche Gegebenheiten wie etwa verschiedene Mehrwertsteuersätze zu berücksichtigen. Hinzu kommt: Nicht nur in Deutschland und Europa ändern sich die Gesetze. Besonders häufig geschieht dies in Staaten wie Russland oder China. Und in Brasilien beispielsweise empfehlen selbst die Vertreter eines weltweit marktführenden ERP-Herstellers, für die Buchhaltung lokale Speziallösungen zu wählen, da es ihnen nicht wirtschaftlich möglich sei, angesichts der häufigen Änderungen der Finanz- und Steuergesetzgebung vor Ort die Aktualität der Systeme in diesem Bereich zu gewährleisten. Auch Zollbestimmungen und Umweltverordnungen ändern sich vielerorts häufig.

Multi-Site-Management für Intercompany-Prozesse

Firmen, die mit „verlängerter Werkbank“ im Ausland arbeiten, kennen die Aufgabe: Der Kunde in Land A bestellt ein Produkt, das in Land B gefertigt wird. Lieferschein und Rechnung werden von der Unternehmenszentrale in Deutschland erstellt. Damit dieser Prozess möglichst schnell und reibungslos abläuft, ist ein hohes Maß an Automatisierung erforderlich. Moderne ERP-Lösungen bringen die dazu nötige Funktionalität in der Regel mit, doch unterscheiden sich die Systeme im Detail teilweise recht deutlich. Entscheider sollten sich derartige Abläufe deshalb im Hinblick auf die Eignung für das eigene Business demonstrieren lassen – unter realen Bedingungen. Genauso wichtig ist ein zentrales Daten-Management, das mit Transparenz in der Buchhaltung und möglichst effizientem Controlling schnelle und fundierte unternehmerische Entscheidungen unterstützt.

ERP als Wachstumsförderungsprogramm

Wachstum ist ein zentrales Ziel bei jeder Internationalisierung. Dabei geht es nicht nur um mehr Benutzer und neue Standorte. Auch eine geänderte Geschäftsform, neue Unternehmensbereiche, wie etwa eine zugekaufte Fertigung, sowie neue Vertriebskanäle müssen Unternehmen möglichst schnell und reibungslos integrieren, wenn sie ihre Markposition ausbauen wollen. ERP-Lösungen müssen deshalb in möglichst vielen Dimensionen anpassbar sein – das zeigen auch die regelmäßigen Anwenderbefragungen der Trovarit AG. Skalierbarkeit und Flexibilität sind Kernanforderungen, wenn die ERP-Software das internationale Wachstum fördern und nicht behindern soll.

Die Zusammenarbeit ist erfolgsentscheidend

Aus repräsentativen Befragungen von ERP-Anwendern und aus unserer Beratungstätigkeit wissen wir: Die Zusammenarbeit zwischen Hersteller, Implementierungspartner und Anwenderunternehmen ist entscheidend für den Erfolg von ERP-Einführungen. Für internationale ERP-Projekt bedeutet das: Entscheider sollten von Anfang an gezielt nach der Vor-Ort-Unterstützung im Ausland fragen, sowohl während der Implementierungsphase als auch danach:

  • Unterhält der Anbieter selbst Standorte in den Staaten, in denen die Lösung eingesetzt werden soll?
  • Welche konkreten Services erbringt der Hersteller selbst vor Ort?
  • Sind personelle Ressourcen für technische Problemlösungen vorhanden?
  • Verfügt der Anbieter über Partner mit muttersprachlichen Fachleuten in den jeweiligen Ländern?
  • Wie ist die Zusammenarbeit der Niederlassungen und/oder Partner in verschiedenen Ländern geregelt?
  • Welche Qualifikationen haben die handelnden Personen in den beteiligten Ländern aufzuweisen? Zertifikate? Referenzen?
  • Wer ist der zentrale Ansprechpartner für den Kunden?
  • Gibt es ein einheitliches, transparentes Verfahren für die Software-Einführung mit standardisiertem Berichtswesen über den Projektverlauf?
  • Wie läuft der Roll-Out ab? Ist die muttersprachliche Schulung der künftigen Benutzer gewährleistet?
  • Wie ist der Support nach der Einführung organisiert?

Kein System kann alles

Nach unseren Erkenntnissen gibt es derzeit keinen ERP-Hersteller, dessen Produkte weltweit in vollem Funktionsumfang in der gleichen Qualität verfügbar sind. In den meisten Fällen wird dies auch nicht benötigt. Umso wichtiger ist es, im Projektverlauf möglichst früh zu definieren und zu dokumentieren, welche Anforderungen wo erfüllt sein müssen, um die geeignete Lösung – oder eine Kombination verschiedener Lösungen – zu finden. Dabei sollten unbedingt auch die geplante Entwicklung des Unternehmens und die daraus resultierenden künftigen Anforderungen mit einbezogen werden. In der Regel ist es am Schluss eine Frage der Bewertung einzelner Anforderungen, für welches System sich der Anwender entscheidet. Zwei Punkte allerdings sollten immer gegeben sein, bevor es an die Realisierung geht: Muttersprachliche Unterstützung vor Ort und die Möglichkeit zum Austausch mit Kunden, die vergleichbare Anforderungen haben.

ERP im Ausland ist mehr als Software

Zwar sind moderne ERP-Systeme prinzipiell immer für den internationalen Einsatz konzipiert, doch die Tücken der Praxis stecken im Detail. Dabei geht es nicht nur um technische und funktionale Aspekte der Software. Vielmehr kommt gerade beim internationalen Einsatz den Faktoren Service und Beratung erhebliche Bedeutung zu. Denn eine umfassende Funktionalität nützt dem Anwender nichts, wenn er niemanden hat, der ihn bei der Einführung der Lösung an seinen Auslandsstandorten unterstützt. Entscheider, die sich mit der Einführung von ERP-Systemen für den internationalen Einsatz befassen, sollten daher von Anfang an bedenken, dass es nicht nur um die Anforderungen an die Software geht. Ebenso wichtig ist beispielsweise die Klärung der technischen Randbedingungen: Welche Leitungen sind mit welchen Bandbreiten an den unterschiedlichen Standorten verfügbar? In Schwellenländern ist häufig auch die Stromversorgung ein Thema. Um sicherzugehen, dass keine wichtigen Punkte übersehen werden, sollten Anwender grundsätzlich auf drei Erfolgsfaktoren für internationale ERP-Projekte achten:

  1. Gehen Sie systematisch vor – sowohl bei der Auswahl von Hersteller und System, als auch bei der Implementierung Ihrer ERP-Lösung.
  2. Sichern Sie sich die Unterstützung durch Partner mit Erfahrung in Ihren Märkten.
  3. Nehmen Sie Ihre Belegschaft an den verschiedenen Standorten mit. Wenn Sie wollen, dass Ihre Lösung in Brasilien, Indien, Russland oder China genutzt wird, müssen die dortigen Anwender nicht nur die Benutzeroberfläche, sondern auch die Logik des Systems verstehen.
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